Jadi Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambilan keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik. Untuk sidang umum pelaksanaannya maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan, sedangkan untuk sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut.
Bagi mahasiswa, pemahaman mengenai tata cara persidangan tentu sangat penting. Mengapa? Karena di dalam persidangan terdapat unsur-unsur persidangan, seperti presidium, peserta, tata tertib dan palu sidang. Â Setiap organisasi memiliki tata aturan yang berbeda-beda terkait teknik persidangan. Dalam persidangan sendiri, terdapat objek, subjek dan predikat. Subjek yang dimaksud disini adalah presidium dan peserta sidang. Lalu objeknya adalah draft sidang yang menjadi pusat kajian persidangan. Sedangkan predikatnya adalah penyelenggara persidangan.Â
Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan, seperti :
1. Pimpinan Sidang, merupakan orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan. Di tangannyalah kesepakatan-kesepakatan dalam persidangan ditetapkan. Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang memiliki hak yang sama dengan peserta sidang.
2. Peserta Sidang, merupakan orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (menaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi dalam persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala keputusan ada ditangan peserta sidang.
3. Peninjau, adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.
4. Notulen, merupakan orang yang memiliki tugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan keputusan serta
merekapitulasi catatan sidang. Biasanya ditugaskan pada presidium sidang III atau petugas khusus.
5. Draft sidang, adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan dan bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.
6. Palu sidang, merupakan palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang dianggap sebagai nyawa dari persidangan karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.
7. Lembar konsideran, adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.
Selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.
Selanjutnya kita akan langsung membahas bagaimana ketentuan dalam menjalankan persidangan yang harus dipahami oleh mahasiswa sebagai calon pimpinan, peserta, maupun peninjau sidang. Ketentuan tersebut antara lain:
- Serah Terima Pimpinan Sidang
