Teknik dan Sistem Persidangan yang Harus Direalisasikan Mahasiswa

Bagaimana sih teknik dan sistem persidangan yang harus diketahui dan direalisasikan  mahasiswa? Mari kita simak ulasannya.

Dalam upaya peningkatan Kualitas lulusan perlu adanya upaya dan kerja keras dari banyak pihak terkait, melalui kegiatan-kegiatan penunjang selain kegiatan perkuliahan di kampus, Kegiatan-kegiatan ini hendaknya dapat dilakukan sebelum mahasiswa menyelesaikan Pendidikan di perguruan tinggi sebagai bekal bagi mahasiswa untuk terjun ke dunia kerja. Kegiatan-kegiatan ini juga hendaknya dapat berupa kegiatan yang menunjang soft skill mahasiswa. Salah satu keterampilan yang harus dimiliki adalah teknik persidangan. Dengan mengetahui teknik dan sistem persidangan yang baik maka akan memberikan dampak yang sangat baik pula serta memberikan manfaat dan informasi bagi mahasiswa sebagai bekal mereka setelah lulus serta dalam kegiatan organisasi bagi mahasiswa.

Sebelum mengetahui teknik dan sistem persidangan, alangkah baiknya kita mengetahui terlebih dahulu apa itu persidangan dan apa saja yang terdapat didalam persidangan. Sidang atau persidangan merupakan salah satu kelengkapan organisasi yang mutlak harus dimiliki oleh setiap organisasi apapun dan dimanapun, karena dari persidangan inilah arah serta tujuan organisasi tersebut ditentukan. Melalui sidang pula kita dapat mengevaluasi baik buruknya sebuah laju organisasi yang berlangsung, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang memiliki kekuatan sebagai hukum tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan organisasi yang lainnya.

Secara umum sidang sendiri memiliki pengertian berkumpul, bermusyawarah dan berunding (Muhammad Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia), sedangkan secara khusus pengertian sidang dapat lebih dispesifikkan lagi tergantung siapa dan apa tujuan diadakannya persidangan. Sidang secara formal dilakukan minimal setahun sekali guna melaporkan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus (LPJ), Menentukan ketua baru pada Musyawarah Cabang (muscab), dan lain sebagainya. Hal yang senada dan seirama dengan sidang yaitu rapat meskipun tidak sama persis. Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang sama, Antara lain :

1. Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun non formal untuk membicarakan,merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

2. Rapat (pengertian luas) dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.

3. Rapat (pengertian sempit) dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

4. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai untuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

Jadi Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambilan keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik. Untuk sidang umum pelaksanaannya maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan, sedangkan untuk sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut.

Bagi mahasiswa, pemahaman mengenai tata cara persidangan tentu sangat penting. Mengapa? Karena di dalam persidangan terdapat unsur-unsur persidangan, seperti presidium, peserta, tata tertib dan palu sidang.  Setiap organisasi memiliki tata aturan yang berbeda-beda terkait teknik persidangan. Dalam persidangan sendiri, terdapat objek, subjek dan predikat. Subjek yang dimaksud disini adalah presidium dan peserta sidang. Lalu objeknya adalah draft sidang yang menjadi pusat kajian persidangan. Sedangkan predikatnya adalah penyelenggara persidangan. 

Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan, seperti :
1. Pimpinan Sidang, merupakan orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan. Di tangannyalah kesepakatan-kesepakatan dalam persidangan ditetapkan. Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang memiliki hak yang sama dengan peserta sidang.

2. Peserta Sidang, merupakan orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (menaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi dalam persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala keputusan ada ditangan peserta sidang.

3. Peninjau, adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.

4. Notulen, merupakan orang yang memiliki tugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan keputusan serta
merekapitulasi catatan sidang. Biasanya ditugaskan pada presidium sidang III atau petugas khusus.

5. Draft sidang, adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan dan bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

6. Palu sidang, merupakan palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang dianggap sebagai nyawa dari persidangan karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.

7. Lembar konsideran, adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.

Selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.

Selanjutnya kita akan langsung membahas bagaimana ketentuan dalam menjalankan persidangan yang harus dipahami oleh mahasiswa sebagai calon pimpinan, peserta, maupun peninjau sidang. Ketentuan tersebut antara lain:

• Serah Terima Pimpinan Sidang

Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri berhadapan, kemudian pihak yang menyerahkan mengetuk palu sidang ke meja satu kali kemudian berkata "dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya serahkan". Kemudian pihak penerima menerima palu sidang lalu mengetuk palu sidang kemeja 1 kali lalu berkata "dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya terima". Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan kembali.

• Penggunaan Palu Sidang

1. Cara mengetuk palu sidang

Palu sidang diangkat setinggi 10-15 cm dari meja dengan sudut kemiringan 50-60 derajat. Kemudian palu diketuk sampai terdengar oleh semua orang yang hadir. 

2. Jumlah ketukan

Palu diketuk sebanyak satu kali untuk menandakan serah terima pimpinan sidang dan pengesahan keputusan. Pengetukkan palu sebanyak dua kali untuk menandakan pembukaan dan pencabutan skorsing serta untuk melakukan lobying. Lalu untuk ketukan sebanyak tiga kali menandakan pembukaan dan penutupan sidang, serta pengesahan ketetapan final atau hasil akhir dari sidang. Sedangkan apabila palu diketuk lebih dari tiga kali, maka itu menandakan peringatan atau juga meminta perhatian kepada peserta sidang apabila sidang sudah tidak kondusif.

3. Interupsi

Interupsi adalah menyela atau meminta kesempatan kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan mengemukakan pendapat. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang dan hanya berlaku selama tidak mengganggu persidangan.

4. Skorsing

Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock (kebuntuan) dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana diamblilah langkah skorsing. Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang. Terdapat dua jenis skorsing, yaitu skorsing terbatas, dan skorsing tidak terbatas.

5. Lobying

Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal. Lobying merupakan suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan.

6. Peninjauan kembali (PK)

Digunakan untuk mengulas atau mengulang kembali keputusan yang telah ditetapkan.

7. Pembekuan Sidang

Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus menerus mengalami kebuntuan ( dead lock terus-menerus) dan setelah melalui jalan skorsing tak terbataspun tetap saja mengalami kebuntuan. Bila hal ini terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal ini dilaksanakan (sidang dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang bersangkutan pun akan ikut membeku.

• Syarat-Syarat Presidium Sidang

Apabila seorang mahasiswa ingin menjadi presidium maka harus memiliki sifat kepemimpinan yang baik, tanggung jawab yang besar serta bijaksana. Tidak cukup sampai disitu, seorang mahasiswa juga harus memiliki pengetahuan yang luas mengenai persidangan, memiliki sikap yang peka dan cepat tanggap serta mampu mengontrol emosi sehingga tidak mudah terpengaruh kondisi persidangan. Seorang presidium sidang harus memiliki sikap simpatik, menarik, disiplin, dan tegas.

• Tata Tertib

Merupakan segala peraturan yang sudah diputuskan dan disepakati oleh seluruh peserta sidang di awal persidangan.

• Sanksi - Sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta sidang yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

Begitulah penjelasan mengenai ketentuan teknik dan sistem persidangan yang harus diketahui dan direalisasikan oleh mahasiswa. Seperti penjelasan diatas, bahwa penting sekali bagi mahasiswa mengetahui bagaimana tatacara, ketentuan, teknik, dan sistem persidangan yang tepat karena dapat memberikan dampak yang sangat positif. Mahasiswa dapat mengoptimalkan pemahaman mereka dalam bidang studi masing-masing serta menjadi individu yang lebih aktif, terampil, dan berpengetahuan luas. Mereka akan memiliki kemampuan untuk menyampaikan pendapat dengan jelas, berinteraksi dengan baik dalam diskusi, dan menghargai pandangan yang berbeda. Dengan merealisasikan teknik persidangan yang baik dan benar maka akan memberikan manfaat dan informasi bagi mahasiswa sebagai bekal mereka dalam kegiatan organisasi kedepannya.