Teknologi yang semakin canggih dan berkembang saat ini, menjadikan seorang auditor harus terus dapat mengupgrade keahliannya dalam bidang pemeriksaan akuntansi terutama dapat memahami betapa pentingnya EDP audit untuk dilakukan diperusahaan. Pemrosesan data elektronik (Electronic Data Processing) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial yang menggunakan bantuan sistem komputer dalam proses mengumpulkan serta menganalisis bukti audit dan penggunaan komputer tersebut membawa dampak yang signifikan bagi hasil audit. EDP audit ini memeriksa secara keseluruhan menyangkut efektivitas, efisiensi, availability (ketersediaan), compliance (kepatuhan), confidentiality dan integrity (kerahasiaan dan integritas), aspek keamanan, modifikasi program dan data file/database.
Disini kami akan menjelaskan lebih detail mengenai cara melakukan analisis pada suatu sistem aplikasi PT Gojek Indonesia yang diharapkan dapat menambah wawasan bagi para pembacanya.
Gojek merupakan sebuah perusahaan teknologi yang berasal dari Indonesia untuk melayani angkutan melalui jasa ojek. Perusahaan ojek online sendiri didirikan oleh salah satu penumpang ojek konvensional, yaitu Nadiem Makariem pada tahun 2010. Hal ini dapat terjadi ketika Nadiem Makariem yang sering menggunakan angkutan dengan jasa ojek untuk dapat menembus kemacetan di kota Jakarta untuk pergi ke tempat kerjanya. Karena sering menggunakan jasa ojek, beliau melihat bahwa waktu luang tukang ojek banyak digunakan hanya untuk menunggu seorang penumpang saja. Sehingga Nadiem Makariem melihat sebuah peluang untuk dapat menciptakan suatu layanan yang dapat menghubungkan penumpang dengan pengemudi ojek tersebut.
Sistem aplikasi Gojek Indonesia akan dianalisis menggunakan COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) yang terdiri dari 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi yaitu :
- Planning and Organization
- Acqusition and Implementation
- Delivery and Support
- Monitoring and Evaluating
Pemaparan tujuan pengendalian beserta domainnya :
1. Planning and Organization
a. Menetapkan rencana strategi IT
Melihat visi dan misi yang ada di PT Gojek Indonesia sudah sangat membantu pekerjaan dari pengemudi ojek. Selain itu, dengan adanya Gojek sangat membantu kehidupan manusia dimulai dari pengantaran barang, pembelian makanan secara online, melakukan belanja kebutuhan, dan lain sebagainya. Tentunya hal ini sangat mensejahterakan kehidupan para pengemudi Gojek karena tidak hanya berpatok untuk melakukan pengantaran manusia saja tetapi ada fitur pengantaran barang, belanja, dan lainnya.
b. Menetapkan susunan informasi
Sistem informasi untuk operasi bisnis terdiri dari : Transaction Processing Systems (TPS), Process Control Systems (PCS), Enterprise Collaboration Systems (ECS). Lalu ada sistem informasi untuk pengambilan keputusan manajemen terdiri dari : Management Information Systems (MIS), Decision Support Systems (DSS), Executive Information Systems (EIS).
c. Menetapkan kebijakan teknologi
Dalam memberikan layanan Gojek memanfaatkan teknologi informasi, antara lain :
- Teknologi End User, yakni aplikasi yang dapat digunakan pasa smartphone android dan IOS
- Teknologi Database, yang terdiri dari cloud computing, smartphone storage, contohnya penggunana aplikasi Gmail dan Yahoo
- API (Application Programming Interface), yang menjadi perantara ke platform lain seperti Google Maps, Transjakarta API, Apotikantar API
- Payment yang digunakan yaitu GoPay (Online Credit)
- Customer service yang tersedia pada aplikasi ini yaitu social media, website, call center
d. Menetapkan hubungan dan organisasi IT
Divisi TI pada PT Gojek Indonesia harus membuat kerangka proses teknologi informasi yang berisikan proses-proses TI yang akan dilakukan. Sedangkan Direktur TI dan Kepala TI harus memetakan daftar kepemilikan sistem dan data terhadap karyawan TI, dengan membuat detail fungsi, tugas dan tanggung jawab setiap karyawan TI, yang mana hasilnya adalah setiap karyawan mendapatkan hak akses tertentu untuk pengelolaan teknologi informasi di perusahaan. Selain itu, organisasi IT harus merinci dokumen panduan manajemen risiko, keamanan, kepatuhan untuk meminimalkan risiko terkait dengan data dan transaksi pelanggan.
e. Mengelola investasi IT
Hal ini berkaitan dengan pengaturan ataupun pengendalian biaya yang berkaitan langsung dengan bagian IT dari perusahaan Gojek yang dapat digunakan seefisien mungkin dalam pencapaian tujuan perusahaan. Tentunya dalam pemilihan tenaga kerja IT perusahaan Gojek tentunya akan memilih sumber daya manusia yang benar-benar kompeten dibidangnya.
f. Mengkomunikasikan arah dan tujuan manajemen
Komunikasi Arahan dan Tujuan Manajemen Gojek, melalui beberapa pertanyaan yakni :
1. Struktur organisasi di Gojek seperti apa?
2. Pembagiaan tugasnya bagaimana?
3. Berapa jumlah driver dibeberapa kota di Indonesia dan berapa rata-rata request per harinya, dan berapa yang sanggup dihandle?
4. Bagaimana manajemen gojek mendapat informasi/laporan mengenai kinerja driver di luar sana, apakah ada sistem informasi tersendiri?
5. Bagaimana Gojek mendapat keuntungan dari pelanggan?
Pertanyaan ke Driver Gojek :
1. Apa saja yang hak driver Gojek terhadap manajemen Gojek?
2. Apa saja kewajiban driver Gojek terhadap manajemen Gojek?
3. Bagaimana cara kerja aplikasi Gojek untuk driver?
4. Bagaimana keuntungan didapatkan?
5. Apakah ada kelemahan dalam sistem bagaimana Gojek berjalan sejauh ini?
g. Mengelola sumberdaya manusia
Pengelolaan sumber daya manusia pada PT Gojek Indonesia, yakni dengan proses rekruitmen dan seleksi karyawan, proses pelatihan dan pengembangan karyawan, penggajian dan bonus karyawan, serta program kesehatan dan keselamatan kerja.
h. Memastikan pemenuhan keperluan pihak eksternal
Layanan transportasi online adalah salah satu inovasi layanan terbaru di dunia m-commerce, dimana customer dapat melakukan pemesanan melalui smartphone dan driver dapat langsung merespon melalui aplikasi Gojek tersebut. Dalam rangka memberikan kemudahan dan pemenuhan keperluan untuk customer, Gojek tidak hanya melayani pengantaran bagi penumpang saja tetapi kita dapat menggunakan jasa pengantaran pemesanan makanan online, kurir pengantaran barang, layanan belanja instan, pembelian tiket bioskop dan masih banyak layanan lainnya yang dapat kita nikmati.
i. Menaksir risiko
Aplikasi Gojek ini memiliki dua jenis, yaitu aplikasi driver yang khusus diperuntukan untuk para pengemudi Gojek, dan aplikasi customer yang khusus diperuntukan untuk para pengguna Gojek. Taksiran risiko-risiko yang mungkin terjadi yaitu adanya orderan fiktif dan fitur rating dari pengguna aplikasi.
j. Mengelola proyek
Pada kategori transportasi online, Grab menguasai 52 persen pangsa pasar, unggul 4 persen dari Gojek yang mencapai 48 persen. Selain dua decacorn tersebut ada Maxim sebagai pemain lain, namun perolehan pasarnya sangat kecil. Melihat fitur layanan yang ada lebih banyak Gojek jika dibandingkan dengan Grab, namun mengapa pada penguasaan pangsa pasar ini dipegang oleh Grab. Oleh karena itu, pihak Gojek harus selalu melakukan evaluasi mengenai kinerja perusahaan dan mitra driver yang bergabung.
k. Mengelola kualitas
Dalam hal ini Gojek selalu berusaha untuk dapat melayani dengan cepat dan tepat pada para pelanggannya. Terus melakukan inovasi dan menawarkan teknologi terbaru untuk memudahkan driver dan pelanggannya dalam menikmati fitur yang ada pada Gojek.
2. Acquisition and Implementation
a. Mengidentifikasi solusi terotomatisasi
Aplikasi Gojek dapat digunakan ketika smartphone kita terhubung ke jaringan internet. Dalam hal ini tentunya Gojek menginginkan bahwa aplikasinya dapat digunakan dengan menciptakan ekosistem yang andal, aman, nyaman dan dapat digunakan untuk melayani siapa saja dan kapan saja. Maka dari itu pada aplikasi Gojek ini dilengkapi dengan fitur bagikan perjalanan (share trip) dan tombol darurat (emergency hotline). Selain itu, Gojek memiliki fitur GoPay dimana pengguna dapat mengtop-upkan uangnya yang berubah menjadi saldo GoPay. Jika seorang pengguna GoPay kehilangan saldonya padahal ia tidak melakukan pemesanan ataupun transaksi apapun (mengalami serangan brute force), ataupun kehilangan smartphonenya maka terdapat program jaminan Saldo GoPay kembali yang sering disebut dengan GoPay JSK.
b. Mendapatkan dan memelihara software aplikasi
Dalam menjalankan misinya sebagai pencapaian terhadap visi Gojek yang sudah ada, tentunya keamanan software aplikasi Gojek menjadi hal yang sangat penting untuk terus dipelihara dan dijaga. Pelaksanaan pemeliharaan (maintenance) software aplikasi dilakukan oleh seorang developer yang biasanya dilakukan dimalam hari ketika aplikasi itu tidak banyak pengguna yang sedang mengaksesnya, namun bisa saja maintenance terjadi disiang hari jika terjadi kondisi-kondisi yang darurat. Dalam hal ini, tentunya terdapat SOP bagi developer yang memiliki jobdesk pada pemeliharaan software aplikasi, sehingga aplikasi Gojek akan terjamin keamanannya karena terdapat prosedur yang kuat yang dimiliki oleh perusahaan PT Gojek Indonesia.
c. Mengembangkan dan memelihara prosedur
Dalam mengembangkan dan memelihara prosedur tentunya harus dilakukan oleh pihak-pihak yang profesional pada bidangnya. Karena pemeliharaan prosedur ini berkaitan dengan semua fasilitas dan fitur yang ditawarkan Gojek terhadap costumernya. Prosedur ini berkaitan dengan bagaimana cara pemesanan pada fitur yang ada di Gojek ataupun jika ingin melakukan complain tentunya ada prosedur-prosedur yang harus dilakukan. Untuk dapat mengetahui langkah-langkahnya, kita bisa membuka profile akun pada Gojek lalu klik bagian “Bantuan & Laporan Saya” disana terdapat berbagai topik dan kita dapat mencari topik mana yang sedang kita butuhkan sehingga kita mengetahui prosedur apa saja yang harus kita lakukan.
d. Memasang dan mengakui sistem
Dalam penggunaan sistem aplikasi Gojek tentunya sangat banyak sekali manfaat yang dirasakan bagi para penggunanya yaitu pengemudi maupun penumpang/costumer.
- Manfaat yang dirasakan pengemudi : Adanya sistem yang menghubungkan pengemudi dengan penumpang, adanya jasa pelayanan untuk pengiriman atau pengantaran barang, dapat melakukan pemesanan makanan dari customer, melakukan belanja segala macam kebutuhan yang dapat diakses secara online hingga melakukan pengantaran sampai ke alamat pembeli.
- Manfaat yang dirasakan penumpang/customer : Dapat menikmati fitur GoRide ataupun GoCar untuk melakukan pengantaran ke tempat tujuan, dapat menikmati fitur GoFood ataupun GoShop untuk mendapatkan makanan atau barang yang diinginkan tanpa harus keluar rumah.
e. Mengelola perubahan
Aplikasi Gojek ini resmi diluncurkan pada 13 Oktober 2010. Sistem yang adapun masih sangat sederhana dikarenakan pada saat itu jumlah driver yang sudah bergabung hanya 20 orang saja. Dalam cara pemesanan pun masih dilakukan melalui call center yang dapat diakses 24 jam. Pada tahun 2015 sampai sekarang Gojek mengembangkan dan meluncurkan aplikasi yang dapat digunakan oleh pengguna Gojek untuk melakukan pemesanan secara online. Sehingga Gojek terus berkembang pesat yang tadinya hanya tiga produk layanan saja, sekarang sudah terdapat banyak produk layanan. Produk layanan Gojek di antaranya yaitu untuk Transportasi dan Logistik (GoRide, GoCar, GoSend, GoBox, GoBlueBird), Pembayaran (GoPay, GoTagihin, GoPaylater, GoGive, GoSure, GoInvestasi, GoCorp), Pesan makan dan Belanja (GoFood, GoMart, GoMed, GoShop, GoMall), Hiburan (Goplay dan Gotix), Bisnis (GoBiz, Midtrans, GoStore, Moka dan Selly).
Selain fitur layanan yang terus bertambah, Gojek saat ini sudah dapat digunakan dibanyak kota besar di Indonesia dengan tercatat pada tahun 2021 sudah terdapat 70 kantor cabang. Gojek selalu berinovasi dan memperkuat posisi untuk menjadi platform teknologi terdepan di Asia Tenggara kebanggaan anak bangsa dengan melakukan pergantian logo (rebranding). Perubahan logo ini merupakan tonggak sejarah baru yang menandai evolusi Gojek dari layanan ride-hailing, menjadi sebuah ekosistem terintegrasi yang menggerakkan orang, barang, dan uang.
3. Delivery and Support
a. Menetapkan dan mengelola tingkat pelayanan
Dalam implementasinya Gojek selalu berinovasi menambah fitur-fitur untuk meningkatkan pelayanannya. Gojek selalu berusaha untuk dapat melayani dengan cepat dan tepat, mereka selalu mengevaluasi kinerja untuk terus dapat berkembang. Terutama untuk transportasi online ini merupakan strategi pemasaran online yang paling diutamakan oleh Gojek dalam memberikan pelayanan kepada pelanggannya. Beberapa inovasi yang terus ditawarkan oleh Gojek yaitu seperti adanya sistem pembayaran non tunai yang dilakukan melalui top-up saldo GoPay. Selain itu, adanya proteksi tambahan perjalanan aman untuk asuransi pada perjalanan yang tersedia di Gojek, dan tentunya ada pelatihan untuk mitra driver.
b. Mengelola pelayanan kepada pihak lain
Pada tahun 2019 Gojek mendorong 35.000 UMKM untuk dapat mengikuti Gojek Wirausaha. Layanan ini diberikan dengan tujuan untuk memberikan dasar-dasar pengetahuan membangun bisnis agar para pelaku UMKM di seluruh Indonesia bisa menjadi naik kelas dengan masuk ke dunia digital dan memberikan kesempatan kepada UMKM untuk berkembang dengan memanfaatkan teknologi dengan fitur yang tersedia di Gojek yaitu GoFood dan GoPay.
c. Mengelola kinerja dan kapasitas
Dalam hal ini tentunya Gojek harus menyusun dan mengkaji terhadap kebijakan tarif yang berlaku agar para pengguna jasa Gojek tidak keberatan atas penetapan tarif yang ada, melakukan strategi promosi yang modern seperti menggunakan brand ambassador atapun influencer, menjangkau konsumen dari semua kalangan khususnya yang menengah ke bawah, mengelola daya saing yang kuat agar tidak kalah dengan kompetitor yaitu dengan selalu menambah pelayanan dan fitur yang tersedia pada Gojek, meningkatkan sistem yang ada tanpa merugikan pihak manapun, menjamin keamanan khusus bagi konsumen agar Gojek tetap memiliki citra yang baik dan memiliki kemampuan untuk menyediakan kapasitas driver yang banyak sehingga para customer tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan driver dalam menggunakan fitur layanan pada Gojek.
d. Memastikan pelayanan yang kontinu
Dalam pelayanan yang kontinu (berkelanjutan/berkesinambungan) tentunya ada keamanan dan kenyaman yang diberikan oleh pihak Gojek untuk meningkatkan kepercayaan para customernya dalam menggunakan aplikasi tersebut. Gojek yang berkolaborasi dengan Hollaback untuk menyelenggarakan program pelatihan untuk meningkatkan kesadaran akan kekerasan seksual dengan materi pelatihan disusun secara komprehensif serta langkah intervensi seperti apa yang dapat diambil apabila menghadapi kasus tersebut. Selain itu, Gojek bersama para mitra drivernya berkomitmen untuk menjadi pelopor di industri ride-hailing dalam meningkatkan kesadaran dan pemahaman masyarakat mengenai kekerasan seksual di ruang publik, serta untuk memanjakan customernya Gojek selalu menyediakan promo-promo menarik untuk dapat menarik minat dari para customernya.
e. Memastikan keamanan sistem
Dalam melakukan keamanan sistem, tentutanya Gojek sangat bersikeras agar sistemnya selalu berjalan dengan baik. Terutama jika kita melihat kondisi pandemi, aplikasi Gojek ini sangat diandalkan sehingga terjadi kenaikan transaksi GoPay dilayanan GoFood, GoSend dan GoShop serta di luar layanan Gojek seperti e-commerce, gaming hingga donasi digital. Dalam menjaga sistemnya, Gojek memiliki Gojek SHIELD, yaitu teknologi keamanan kelas dunia yang menjamin keamanan pengguna saat menggunakan seluruh aplikasi, baik untuk konsumen, merchant dan mitra driver.
f. Melakukan identifikasi terhadap atribut biaya
Strategi penetapan harga yang dilakukan oleh Gojek berorientasi pada konsumen melalui tiga pilar pokok yaitu kecepatan, inovasi dan dampak social. Selain itu, strategi harga yang dilakukan Gojek adalah dengan memberikan promosi. Setiap keputusan dan penetapan harga berorinetasi pada nilai budaya tersebut misalnya dalam strategi efficiency pricing, salah satu metode yang ditetapkan adalah demand based pricing artinya penetapan harga yang dilakukan berdasarkan permintaan konsumen yang konsisten dengan persepsi pelanggan terhadap nilai.
g. Memberi pelatihan kepada user
Dengan memberikan pelatihan kepada mitra Gojek diharapkan dapat meningkatkan wawasan dan memberikan pelayanan yang baik bagi para customernya. Dalam meningkatkan keamanan dan kenyamanan penumpang, Gojek telah menyiapkan modul pelatihan untuk mitra driver yang mencakup berbagai topik, mulai dari service excellence, keamanan berkendara, hingga pencegahan kekerasan seksual yang telah diikuti ratusan ribu mitra driver aktif.
h. Melayani konsumen IT
Supaya tetap melayani costumer dengan baik perusahaan telah memberikan fitur chat otomatis supaya pengguna mengetahui kendala apa yang sedang terjadi atau mereka alami.
i. Mengelola konfigurasi/susunan
Dari awal tercipta aplikasi Gojek hingga saat ini dapat digunakan untuk pembayaran pada saat transaksi pemesanan via Gojek saja, namun sekarang kita sudah dapat menggunakan saldo GoPay untuk melakukan pembayaran belanja diminimarket (Alfamart/Indomart), melakukan pembayaran pulsa (listrik/token), bahkan tiket kereta (GoTransit) sudah dapat diakses dengan melakukan pembayaran melalui GoPay.
j. Mengelola masalah dan kecelakaan
Gojek bekerja sama dengan Allianz, memberikan manfaat perlindungan berupa jaminan keselamatan secara maksimal untuk para customernya, mulai dari penjemputan hingga tiba di lokasi tujuan dan mendapatkan manfaat perlindungan asuransi secara gratis tanpa perlu membayar biaya premi polis maupun biaya tambahan lainnya.
k. Mengelola data
Gojek saat ini memiliki tim data protection officer. Tim ini dibentuk khusus membantu perusahaan dan manajemen untuk mengelola data pribadi. Hasil kerja tim data protection officer nantinya akan menjadi kebijakan internal yang mengatur data yang dapat dibagikan kepada pihak ketiga dan pembagian data tersebut beralasan serta memiliki dasar hukum.
l. Mengelola fasilitas
Dalam hal ini tentu Gojek akan selalu menjaga sarana dan prasarana yang mereka miliki seperti gedung kantor yang dibuat senyaman mungkin, seorang mitra driver yang memiliki smartphone, kendaraan dan kelengkapan berkendara yang menunjang dalam melakukan pelayanan kepada customer. Selain itu, Gojek melakukan pembinaan dan disiplin kerja pada saat proses pendaftaran sebelum menjadi mitra untuk pengenalan penggunaan pada aplikasi, dan Gojek pun sangat memperhatikan kesejahteraan para drivernya dengan memberikan tunjangan dan asuransi karena itu sangat memengaruhi sikap dan mental seorang driver terhadap kualitas kinerjanya.
m. Mengelola operasi
Gojek melakukan pengawasan terhadap kinerja driver yang melakukan komunikasi langsung terhadap costumernya, selain itu setiap rating penilaian yang diberikan oleh customer akan dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk lebih meningkatkan pelayanan yang lebih baik dan apakah program yang itu sudah sesuai dengan rencana atau tidak.
4. Monitoring and Evaluating
a. Memonitor proses
Ketika sebuah sistem sudah jadi (berhasil) dan dapat digunakan sesuai dengan tujuan dari pembuatan sistem tersebut. Maka, hal yang perlu dilakukan adalah terus melakukan pemantauan (memonitor) atas segala proses yang sedang berjalan. Sehingga apabila ada kendala, kerusakan atau masalah dapat dengan cepat ditangani.
b. Menaksir kecukupan pengendalian internal
Dalam sebuah organisasi pengendalian internal sangatlah dibutuhkan. Hal ini berkaitan dengan pencegahan terhadap fraud. Pengendalian internal perusahaan merupakan alat pengendali agar suatu organisasi/perusahaan dapat berjalan dengan risiko fraud yang seminim mungkin. Hal ini tentu membuat pengguna semakin percaya dengan sistem pengendalian internal dari Gojek.
c. Mendapatkan kepastian yang independen
Dengan kemudahan dalam memperoleh aplikasi Gojek yang dapat didownload melalui playstore/appstore, pengguna bisa menjalankan aplikasi tersebut secara independen dan dengan bantuan fitur yang mendukung pengguna dalam menggunakan aplikasi tersebut Gojek mampu memberikan kepastian terhadap penggunanya untuk bisa menjalankan aplikasi Gojek secara mandiri melalui smartphone pribadinya. Menghasilkan sebuah karya yang dapat dinikmati secara independen oleh penggunanya tentulah sebuah pencapaian yang luar biasa.
Dosen Pengampu :
Julian Maradina, S.E. M.Si, AKT, CA
Penulis :
Kelompok 6
Chindy Faradhifa (191011200530)
Euis Nadia Futri (191011201987)
Luis Nazario Eka Kirsten Rambe (191011200994)
Risma Adellarosa (191011200654)
Yulita Neki Heruwati (191011200987)
Tujuan Menulis :
Untuk memenuhi salahsatu tugas mata kuliah EDP Audit yaitu Menganalisis Suatu Sistem Aplikasi
