Setiap pelayanan elektromedis wajib didokumentasikan dengan baik melalui sistem pencatatan dan pelaporan yang komprehensif. Permenkes No. 65 Tahun 2016 mengatur bahwa sistem pencatatan dan pelaporan pelayanan elektromedis minimal meliputi:
1. Rekam Medis Tindakan Elektromedis
Rekam medis tindakan elektromedis mencakup:
- Identitas pasien lengkap
- Diagnosis atau indikasi tindakan
- Jenis tindakan elektromedis yang dilakukan
- Tanggal dan waktu pelaksanaan tindakan
- Peralatan elektromedis yang digunakan
- Parameter pengaturan alat
- Hasil tindakan elektromedis
- Nama dan tanda tangan petugas yang melakukan tindakan
- Catatan khusus atau komplikasi bila ada
- Instruksi lanjutan bila diperlukan
2. Catatan Penggunaan Alat
Catatan penggunaan alat elektromedis meliputi:
- Jenis dan nomor identifikasi alat
- Tanggal dan waktu penggunaan
- Nama pasien atau jenis tindakan
- Nama petugas yang menggunakan
- Parameter operasional alat
- Kondisi alat sebelum dan sesudah digunakan
- Masalah teknis yang terjadi selama penggunaan
- Tindakan yang dilakukan bila terjadi masalah
3. Catatan Pemeliharaan dan Kalibrasi Alat
Catatan pemeliharaan dan kalibrasi mencakup:
- Jenis dan nomor identifikasi alat
- Jadwal pemeliharaan preventif
- Jenis pemeliharaan yang dilakukan
- Tanggal pelaksanaan pemeliharaan
- Hasil pemeliharaan
- Tindakan perbaikan bila diperlukan
- Tanggal kalibrasi terakhir dan berikutnya
- Hasil kalibrasi dan penyesuaian yang dilakukan
- Nama petugas yang melakukan pemeliharaan dan kalibrasi
- Sertifikat kalibrasi dari institusi berwenang
4. Catatan Kejadian Tidak Diharapkan
Catatan kejadian tidak diharapkan meliputi:
- Jenis kejadian yang terjadi
- Tanggal dan waktu kejadian
- Deskripsi detail kejadian
- Peralatan yang terlibat
- Dampak terhadap pasien atau pengguna
- Tindakan yang dilakukan untuk mengatasi kejadian
- Analisis penyebab kejadian
- Tindakan pencegahan untuk menghindari kejadian serupa
- Pelaporan kepada pihak berwenang bila diperlukan
- Tindak lanjut dan evaluasi
5. Laporan Berkala Kegiatan Pelayanan Elektromedis
Laporan berkala kegiatan pelayanan elektromedis mencakup:
- Jumlah dan jenis tindakan elektromedis yang dilakukan
- Statistik penggunaan peralatan elektromedis
- Tingkat pemanfaatan peralatan (utilization rate)
- Kejadian tidak diharapkan atau kerusakan alat
- Kegiatan pemeliharaan dan kalibrasi yang dilakukan
- Kebutuhan suku cadang dan bahan habis pakai
- Pencapaian indikator mutu pelayanan
- Kendala yang dihadapi dan upaya penyelesaian
- Rencana pengembangan pelayanan elektromedis
- Kebutuhan pelatihan dan pengembangan SDM
Sistem pencatatan dan pelaporan ini penting untuk menjamin akuntabilitas dan kontinyuitas pelayanan elektromedis, serta menjadi bahan untuk evaluasi dan peningkatan mutu pelayanan.
Pengorganisasian Pelayanan Elektromedis
Permenkes No. 65 Tahun 2016 mengatur bahwa pelayanan elektromedis diselenggarakan dalam bentuk organisasi yang disesuaikan dengan jenis dan klasifikasi fasilitas pelayanan kesehatan:
1. Rumah Sakit
Di rumah sakit, pelayanan elektromedis diselenggarakan dalam bentuk instalasi yang bertanggung jawab langsung kepada direktur rumah sakit atau wakil direktur bidang penunjang. Instalasi elektromedis dipimpin oleh seorang kepala instalasi yang memiliki kualifikasi minimal D-IV/S1 Teknik Elektromedis dan memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang elektromedis.
Struktur organisasi instalasi elektromedis di rumah sakit minimal terdiri dari:
- Kepala Instalasi
- Koordinator Pelayanan Elektromedis Diagnostik
- Koordinator Pelayanan Elektromedis Terapi
- Koordinator Pemeliharaan dan Kalibrasi
- Staf Teknis Elektromedis
- Staf Administrasi
2. Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Lainnya
Di Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya, pelayanan elektromedis diselenggarakan dalam bentuk unit yang dipimpin oleh seorang penanggung jawab dengan kualifikasi minimal D-III Teknik Elektromedis.
