New Employee Induction Program Bukan Sekadar Masa Probation

Dunia bisnis ke depan akan banyak menghadapi tantangan yang tidak mudah. Tantangan-tantangan itu yang paling signifikan pengaruhnya dan paling mendesak untuk diselesaikan adalah tantangan yang berhubungan dengan sumber daya manusia, merekrut dan mengembangkan talent professional dalam lingkungan kerja yang sehat. Oleh karena itu, diperlukan suatu metode pembelajaran/training bagi insan baru perusahaan yang berkesinambungan.

Umumnya seorang insan baru perusahaan akan menjalani masa probation sebelum fix bekerja pada jabatan yang dipersiapkan untuknya. Namun, seringkali masa probation tidak efektif karena tidak disertai dengan perencanaan yang matang dan terukur bagi insan perusahaan tersebut mau pun bagi unit kerja. Selama masa probation, seringkali insan perusahaan hanya menjadi "pesuruh" para insan lama perusahaan. Dan, bahkan tidak jarang menjadi ajang perpeloncoan seperti yang pernah disampaikan oleh Pakar SDM terkemuka Indonesia, Sigit Eka Pribadi di Kompasiana.

Baca juga: Quiet Quitting vs Quiet Firing dan Employee Engagement vs Kesejahteraan

Akibat masa probation menjadi ajang perpoloncoan, maka tidak sedikit, insan baru perusahaan yang sedang menjalankan probation mencari peluang di tempat lain. Dan, ketika masa probation berakhir, si insan baru sudah mendapatkan pekerjaan di tempat lain. Hal itu tentu saja merugikan perusahaan karena employee turnover yang tinggi. Turnover yang tinggi artinya memunculkan cost yang tinggi, baik secara langung mau pun tidak langsung.

Biaya langsung adalah seringnya perusahaan mengeluarkan biaya perekrutan. Biaya perekrutan itu tidak murah, mulai dari persiapan, pasang iklan di berbagai media/platform, biaya test psikolog dan kesehatan, serta berbagai biaya lain yang menyertainya. Biaya tidak langsung, secara tidak disadari, bisa lebih tinggi dari biaya langsung. Biaya itu yang terutama adalah munculnya cost opportunity akibat tidak optimalnya suatu pekerjaan karena pekerjanya berganti-ganti atau malahan sempat kosong beberapa waktu.

Oleh karena itu, di perusahaan-perusahaan yang mapan, mereka tidak akan membiarkan hal itu terjadi. Satu dekade terakhir, perusahaan-perusahaan mapan tersebut menyelenggarakan New Employee Induction Program (Program Induksi Insan Baru Perusahaan) guna mempersiapkan insan baru perusahaan menjadi bagian yang terintegrasi dengan tim kerja secara khusu dan korporasi secara umum.

Ketika Kakek Merza masih bergabung dengan sebuah Financial Group terbesar milik BUMN ketika itu, Kakek Merza terlibat dalam program induksi tersebut. Dan setelah pensiun dari sana, Kakek Merza juga ikut mendampingi beberapa intitusi dan perusahaan untuk menyusun program induksi bagi insan baru di intitusi atau perusahaan tersebut.

Baca juga: Merancang Strategi Keluar dari Masa-masa Sulit

Mengapa program induksi bagi insan baru perlu dilakukan?

• Pertama, Menciptakan strong first impression kepada setiap talent baru yang  memiliki energy dan passion sangatlah penting, sehingga energi yang mereka miliki tidak pudar dan menjadi lebih engaged dengan perusahaan atau institusi;
• Kedua, Mempertahankan Employee Value Preposition (persepsi awal insan baru tentang perusahaan atau institusi) dengan memberikan mereka informasi sebanyak-banyaknya tentang organisasi, sistem, kebijakan, prosedur, dan menyiapkan tools atau sarana kerja pendukung;
• Ketiga, Mengadakan induction program untuk insan baru merupakan cara menanamkan nilai-nilai positif pada saat insan tersebut baru bergabung dengan perusahaan atau korporasi.

Sedangkan tujuan dilaksanakannya New Employee Induction Program tersebut adalah:

• Pertama, Membantu insan baru dalam berasimilasi dan beradaptasi dengan perangkat organisasi dimana mereka ditempatkan;
• Kedua, Mempertahankan energy & passion yang dimiliki oleh insan baru dan mengarahkan mereka untuk menjadi akselerator dalam pencapaian kinerja organisasi perusahaan atau institusi;
• Ketiga, Meningkatkan level of engagement dan rasa bangga insan baru terhadap perusahaan atau institusi tempatnya bergabung untuk menjalankan kehidupan masa depannya.

Baca juga: Corporate Values Bukan Sekadar Kata-kata Penghias Dinding & Web Perusahaan

New Employee Induction Program adalah program pendampingan komprehensif yang berisikan aktivitas-aktivitas yang harus ditindaklanjuti oleh insan baru maupun Unit Kerja dimana dia ditempatkan. Program ini, biasanya akan dijalani selama 1 (satu) tahun sejak hari pertama bekerja untuk pegawai pelaksana dan 6 (enam) bulan untuk pegawai officer.

Image: Tahapan new employee induction program (File by Merza Gamal)

Proses New Employee Induction Program sejatinya telah dimulai pada saat calon insan baru perusahaan mengikuti proses rekrutmen dan seleksi. Proses rekrutmen dan seleksi merupakan proses awal dimana insan baru perusahaan pertama kali berinteraksi dengan korporasi atau institusi, sehingga perlu diciptakan first impression yang baik dari setiap tahap seleksi. Tahapan dibagi menjadi tahap pre-arrival dan arrival.

Quality outcomes dari tahap pre-arrival dan arrival yang diharapkan dari insan baru perusahaan adalah beberapa hal sebagai berikut:

• Speed of processing pada aktivitas acquiring insan baru perusahaan;
• Merefleksikan corporate values menjadi corporate culture;
• Menciptakan kesan yang positif untuk korporasi atau institusi kepada insan baru yang akan berdampak kepada citra organisasi;
• Menunjukkan kepedulian kepada insan baru perusahaan sebagai keluarga besar korporasi atau institusi;
• Menciptakan tingkat kenyamanan yang lebih tinggi untuk insan baru sebagai talent unggulan & keutuhan tim dalam unit kerja.

Setiap insan baru perusahaan, dalam menjalani New Employee Induction Program,  dibantu oleh seorang pendamping yang membantu insan baru tersebut dalam berasimilasi, beradaptasi dan melakukan aktivitas-aktivitas yang terdapat dalam buku panduan kerja perusahaan. Proses pendampingan dalam program ini terbagi menjadi 2 (dua) tipe pendamping berdasarkan lama pendampingan serta tugas yang dilaksanakan, yaitu "Buddy" dan "Tutor".

Buddy adalah insan lama perusahaan yang ada dalam satu unit kerja yang ditunjuk oleh supervisi untuk mendampingi insan baru agar proses asimilasi terhadap perangkat organisasi dapat berjalan dengan cepat. Setelah mendapat pendampingan intensive oleh buddy, tahap selanjutnya insan baru perusahaan didampingi oleh seorang Tutor.

Tutor adalah atasan langsung insan baru perusah atau minimal pegawai officer yang akan mendampingi insan baru perusahaan selaku calon pegawai selama 1 tahun atau sampai pegawai baru mengikuti test pengangkatan pegawai.

Tutor bertugas dan bertanggungjawab terhadap keberhasilan insan baru perusahaan sehingga menjadi talent andal perusahaan. Tugas dan tanggujawab  Tutor, antara lain, adalah sebagai berikut:

• Memantau perkembangan insan perusahaan, baik soft maupun hard skills pada saat On the Job Training (OJT);
• Memberikan tugas berstruktur terkait dengan setiap sasaran OJT;
• Mengatur dan memastikan insan baru selama OJT menyelesaikan sasaran OJT dengan durasi waktu yang telah ditentukan:
• Mengevaluasi pencapaian akhir sasaran OJT yang diperuntukkan untuk insan baru perusahaan;
• Menkomunikasikan feedback dari proses OJT pada kegiatan mentoring;
• Memverifikasi dan menyetujui pencapaian target OJT yang telah ditetapkan;
• Memastikan buku panduan insan perusahaan sebagai pegawai baru terisi/terlengkapi secara baik.

Dengan dilaksanakannya New Employee Induction Program secara terstruktur dan sistematis, maka mengurangi masa probation insan baru menjadi ajang perpeloncoan insan lama terhadap insan baru baru perusahaan. Praktik perpeloncoan akan menyebabkan  kerugian dan citra buruk perusahaan di mata masyarakat dan calon investor