Setelah Pengetahuan Tersimpan, Bagaimana Cara Menyebarkannya? Begini Strategi Efektifnya!

Di tengah era digital yang penuh data, menyimpan pengetahuan saja tidak cukup. Organisasi kini dituntut tak hanya mampu mendokumentasikan informasi, tetapi juga memastikan bahwa pengetahuan tersebut bisa diuji, digunakan, dan menyebar secara efektif ke seluruh lini. Tanpa itu, pengetahuan hanya akan menjadi arsip mati. Bagaimana caranya agar sistem manajemen pengetahuan (KM) benar-benar bermanfaat?

Kodifikasi Bukan Akhir
Kodifikasi pengetahuan, yakni mengubah informasi tidak tertulis (tacit) menjadi eksplisit dan terdokumentasi, adalah langkah awal dalam manajemen pengetahuan. Tapi pekerjaan belum selesai di situ. Organisasi perlu menguji kualitas informasi tersebut dan memastikan sistem penyimpanannya bisa digunakan secara praktis dan akurat.

Pengujian Sistem: Apakah Pengetahuan Sudah Siap Pakai?

Sistem KM harus diuji lewat dua tahap utama:

• Pengujian logis, memastikan sistem berjalan sesuai logika dan tidak mengandung "bug".

• Pengujian penerimaan pengguna, untuk mengetahui apakah sistem nyaman digunakan oleh orang-orang yang akan memanfaatkannya.

Penyebaran: Tahap Paling Sulit dalam Knowledge Management

Menyimpan pengetahuan bisa dibantu teknologi, tapi menyebarkannya butuh strategi manusiawi. Butuh pendekatan yang melihat bagaimana orang belajar, berinteraksi, dan termotivasi. Berikut beberapa strategi yang bisa diterapkan:

1. Gunakan Sistem Mentor atau Buddy

Cara paling alami menyebarkan pengetahuan adalah melalui orang. Pasangkan karyawan baru dengan senior yang bersedia membimbing. Tidak harus formal --- cukup seseorang yang bisa ditanya tanpa merasa sungkan. Pengetahuan kontekstual seperti budaya kerja, jalur komunikasi, atau trik-trik kecil sering kali hanya bisa diperoleh lewat interaksi langsung.

1. Dokumentasi yang Ramah dan Relevan

Dokumentasi yang lengkap itu penting, tapi yang lebih penting lagi: bisa dipahami. Buat panduan yang jelas, ringkas, dan relevan. Gunakan bahasa sehari-hari. Hindari jargon berlebihan. Dan pastikan dokumentasi terus diperbarui --- karena pengetahuan usang malah bisa menyesatkan.

1. Beri Pilihan Format: Video, Infografik, Audio

Tidak semua orang suka membaca. Ada yang lebih nyaman menonton video berdurasi singkat, atau mendengarkan penjelasan lewat podcast internal. Dengan menyajikan pengetahuan dalam berbagai format, penyebaran bisa menjangkau lebih banyak tipe pembelajar.

1. Bangun Budaya Berbagi

Tanpa budaya berbagi, strategi apa pun akan mandek. Mulailah dari atas: ketika pimpinan terbuka membagikan pengalaman dan pembelajaran, tim akan ikut. Berikan ruang seperti sesi "share & learn" mingguan, atau forum informal untuk bertukar insight. Jangan lupa: apresiasi mereka yang berbagi, sekecil apa pun kontribusinya.

1. Manfaatkan Teknologi Kolaborasi

Platform seperti Notion, Confluence, Microsoft Teams, dan Slack bukan hanya tempat menyimpan file --- tapi juga tempat bertanya, berdiskusi, dan menyelesaikan masalah bersama. Buat kanal tematik, beri label/tag yang jelas, dan dorong partisipasi aktif.

Tantangan yang Mengadang
 Ada banyak rintangan:

• Sulitnya mendokumentasikan pengetahuan tak tertulis (tacit knowledge).

• Minimnya dukungan manajemen.

• Ketakutan pegawai dalam berbagi informasi.

• Teknologi yang belum memadai.

Semua itu dapat menghambat penyebaran pengetahuan dalam organisasi.

Tim Uji yang Solid Adalah Kunci
Dibutuhkan tim uji yang tidak hanya memahami teknologi, tetapi juga paham konteks organisasi. Mereka harus mampu menilai sistem dari sisi teknis dan kenyamanan pengguna. Teknik seperti validasi wajah, uji kasus, dan validasi subsistem bisa diterapkan untuk memastikan keandalan sistem.

Strategi Penyebaran: Bukan Cuma Soal Teknologi
Setelah sistem lulus uji, penyebaran sistem KM harus mempertimbangkan:

• Motivasi pengguna

• Kemudahan pelatihan

• Peran pelatih

• Lokasi dan durasi pelatihan

• Aksesibilitas sistem

Semua faktor ini saling terkait dan menentukan apakah pengguna mau mengadopsi sistem atau tidak.

Kisah Nyata: Telkom dan Knowledge Power Up
Program "Knowledge Power Up" dari Telkom Indonesia bisa jadi contoh sukses. Dengan melibatkan lebih dari 7.000 karyawan, Telkom tak hanya menyebarkan pengetahuan melalui platform internal, tetapi juga mendorong budaya belajar mandiri dan kolaboratif.

Kunci suksesnya? Integrasi ke dalam aktivitas harian, pelatihan berkelanjutan, dan dukungan penuh dari manajemen.

Penutup: Dari Data Jadi Daya Saing
Sistem KM bukan sekadar alat penyimpan informasi. Ia adalah fondasi untuk membangun organisasi yang adaptif, inovatif, dan kolaboratif. Tapi keberhasilan sistem ini tidak datang begitu saja; dibutuhkan strategi pengujian dan penyebaran yang matang agar pengetahuan bisa menjadi kekuatan nyata organisasi.

Daftar Pustaka

Studio Kumparan. (2024). Tingkatkan Kompetensi Karyawan, Telkom Implementasi Program Knowledge Power Up. KumparanBISNIS. Diakses pada 24 Mei 2024 dari https://kumparan.com/kumparanbisnis/tingkatkan-kompetensi-karyawan-telkom-implementasi-program-knowledge-power-up-23eLsCFgBCb/full

Alavi, M., & Leidner, D.E. (2001). Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues. MIS Quarterly, 25(1), 107-136.