Lamanya proses dimulai sejak pembuatan akun operator pesantren, pendaftaran akun, terbit NSP, hingga mendapatkan SK Keberadaan pesantren dan Piagam NSP maksimal 30 hari. Pernah juga selesai hanya dalam 15 hari. Ada yang hingga 60 hari karena ada beberapa kelengkapan dokumen yang akan diunggah belum terpenuhi.
Operator pesantren diambil dari unsur pengurus atau santri yang memiliki kemauman dan komitmen mengikuti alur proses.
Hasil kajian
Proses pengajuan dan layanan pendaftaran keberadaan Pesantren secara online sebetulnya tidak membutuhkan keahlian khusus dalam dunia digitalisasi, tidak perlu dikelola oleh mereka yang memiliki kemampuan dalam teknologi tingkat mahir.
Tuntutan dari aplikasi pendaftaran keberadaan Pesantren hanya pada persoalan "mau" atau "tidak mau" memulai melakukan proses pengajuan secara online.
Karena menurut pembangun dan pengembang aplikasi tersebut, meskipun tidak memiliki wawasan dan keahlian dan latar belakang TI, telah menyediakan fitur dan keterangan sangat jelas. Tinggal klik menu yang mau dipilih, isi data atau upload dokumen, selesai. Selanjutnya hanya memantau proses melalui notifikasi email.
Persoalan jaringan memang hal utama dalam penerapan layanan online. Namun perangkat tidak terlalu jadi problem mendasar, aplikasi tersbut sangat friendly dan dapat digunakan menggunakan perangkat PC atau Android, hanya saja yg membedakan adalah dimensinya. Istilah teknologi tidak perlu dikonsumsi oleh user. Tidak ada keharusan user mengerti tentang istilah-istilah teknologi secara mahir.
Tindak Lanjut
- Tanpa adanya pelatihan khusus IT pun sebenarnya siapapun akan mampu untuk menggunakan aplikasi tersebut
- kuncinya adalah membaca Juknisnya untuk mengetahui dokumen dan data apa saja yang akan dibutuhkan dalam mengajukan secara online, kemudian diterapkan saat melakukan registrasi.
- Pembagian tugas tidak hanya diperlukan di level Kab/Kota, tapi untuk semua level memang sangat diperlukanm kecuali SDM nya merasa mampu melaksanakan dengan ketersediaan SDM pada levelnya. Contoh seseorang di level pusat hanya dibantu oleh dua orang untuk mengelola layanan aplikasi pendaftaran pesantren, bersamaan dengan mengerjakan tugas lain mulai dari sistem, konsultan, hingga verifikator dan eksekutor bisa dilakukan secara sendiri. Yang membedakan dengan level daerah, tidak melakukan visitasi lapangan ke seluruh pemohon, meskipun ada beberapa yang divisitasi.
Â
Kesimpulan
- Pemerintah telah memprioritas keberadaan pesantren melalui UU Nomor 18 tahun 2019, yang berarti pesantren dituntut lebih aktif meningkatkan pemahaman TI terupdate bagi para santri, terlebih para pengurus sebagai salah satu penunjang program pendidikan pesantren.
- Tertib adminsitrasi saja belum cukup, arsip digital, dokumen digital dapat dijadikan pilihan media penyimpanan efektif disertai SDM mumpuni dari para santri atau pengurus.
- Komitmen seluruh operator dari tingkat pesantren, kabupaten, propinsi, hingga pusat, karena merupakan satu kesatuan saling keterkaitan.
