Tak Perlu Mahir IT, Pendaftaran Keberadaan Pesantren

Kepdirjen Pendis_2021 No. 511 tentang Juknis Pendaftaran Keberadaan Pesantren, Keputusan Menteri Agama Nomor 30 tahun 2020 tentang Pendirian dan Penyelenggaraan Pesantren, dan Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2019 tentang Pesantren.

UU Pesantren beserta turunannya memang salah satunya adalah dalam rangka penataan kelembagaan Pesantren. Penguasaan TI sangat mendukung maksud penataan kelembagaan Pesantren, terlebih wabah Pandemi memberikan banyak hikmah kepada seluruh pihak untuk bisa beradaptasi dan bertransformasi pada dunia digital.

Kondisi faktual

• Banyak lembaga Pendidikan non formal, sebut saja Pondok Pesantren ingin serba praktis memiliki dokumen Keberadaan pesantren ditandai dengan memiliki Nomor Statistik Pesantren (NSP), ataupun pemutakhiran dokumen Keberadaan pesantren.
• Tidak terbiasa menempuh alur proses secara online,
• Melakukan pendaftaran secara online banyak yang hanya sebatas membuat akun, tidak teruskan ke proses selanjutnya,
• Meminta operator kabupaten untuk membantu mendaftarkan sejak dimulai dari pembuatan email pesantren, pembuatan akun aplikasi, upload dokumen, hingga selesai,
• Meski ditolak secara halus, namun tidak menghalangi untuk terus membujuk agar membantu dari nol.
• Terhambatnya proses visitasi ke pesantren, akibat banyak tugas lain yang juga harus diselesaikan seperti pengelolaa aplikasi emis online, penerbitan pendirian ijin operasional baru bagi MDT LPQ, pemutakhiran keberadaan pesantren yang telah habis masa berlaku, pelayan dan konsultasi dari para lembaga. Pengelolaan data lembaga pendidikan non formal, melakukan kunjungan ke lapangan sambil sosialisasi pemahaman keberadaan pesantren online, kegiatan temporary yang tidak dapat diprediksi.

Semata-mata tidak dapat disimpulkan para pengelola pesantren anti terhadap mekanisme alur pendaftaran Keberadaan pesantren secara online, Tidak juga enggan tertib administrasi. Lantas, apa masalahnya?

Analisis Sistem Informasi

Pendaftaran pendirian Keberadaan pesantren dilakukan secara mandiri melalui aplikasi online, peran Kementerian Agama kabupaten atau kota hanya sebatas memverifikasi dan validasi data berdasarkan dokumen fisik yang diajukan oleh pesantren bersangkutan kepada Kementerian Agama kabupaten atau kota melalui Seksi Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren (PD Pontren) dalam bentuk proposal dengan kondisi faktual di lapangan pada saat visitasi.

Hasil visitasi berupa dokumentasi, berkas verifikasi dan validasi, dibuatkan surat rekomendasi ditujukan kepada kanwil, akan dijadikan bahan kelengkapan untuk diunggah ke aplikasi online oleh operator kabupaten atau kota.

Operator propinsi akan memverifikasi data ajuan dari kabupaten, jika ada ketidaksesuaian berkas atau kekurangan, operator propinsi akan menolaknya disertai alasan penolakan, jika berkas dinyatakan lengkap dan sesuai, diteruskan ke tingkat pusat, untuk dilakukan telaah.

Dari level pusat, diterbitkan Nomor Statistik Pesantren (NSP) melalui dokumen piagam Keberadaan pesantren dan diunggah ke akun pesantren bersangkutan, selesai.

Namun, jika hasil telaah ada kekurangan atau lainnya hingga menyebabkan proses ditolak, akan dilakukan penolakan disertai alasan. Operator pesantren harus lakukan revisi atau perbaikan, begitupun seterusnya.

Lamanya proses dimulai sejak pembuatan akun operator pesantren, pendaftaran akun, terbit NSP, hingga mendapatkan SK Keberadaan pesantren dan Piagam NSP maksimal 30 hari. Pernah juga selesai hanya dalam 15 hari. Ada yang hingga 60 hari karena ada beberapa kelengkapan dokumen yang akan diunggah belum terpenuhi.

Operator pesantren diambil dari unsur pengurus atau santri yang memiliki kemauman dan komitmen mengikuti alur proses.

Hasil kajian

Proses pengajuan dan layanan pendaftaran keberadaan Pesantren secara online sebetulnya tidak membutuhkan keahlian khusus dalam dunia digitalisasi, tidak perlu dikelola oleh mereka yang memiliki kemampuan dalam teknologi tingkat mahir.

Tuntutan dari aplikasi pendaftaran keberadaan Pesantren hanya pada persoalan "mau" atau "tidak mau" memulai melakukan proses pengajuan secara online.

Karena menurut pembangun dan pengembang aplikasi tersebut, meskipun tidak memiliki wawasan dan keahlian dan latar belakang TI, telah menyediakan fitur dan keterangan sangat jelas. Tinggal klik menu yang mau dipilih, isi data atau upload dokumen, selesai. Selanjutnya hanya memantau proses melalui notifikasi email.

Persoalan jaringan memang hal utama dalam penerapan layanan online. Namun perangkat tidak terlalu jadi problem mendasar, aplikasi tersbut sangat friendly dan dapat digunakan menggunakan perangkat PC atau Android, hanya saja yg membedakan adalah dimensinya. Istilah teknologi tidak perlu dikonsumsi oleh user. Tidak ada keharusan user mengerti tentang istilah-istilah teknologi secara mahir.

Tindak Lanjut

• Tanpa adanya pelatihan khusus IT pun sebenarnya siapapun akan mampu untuk menggunakan aplikasi tersebut
• kuncinya adalah membaca Juknisnya untuk mengetahui dokumen dan data apa saja yang akan dibutuhkan dalam mengajukan secara online, kemudian diterapkan saat melakukan registrasi.
• Pembagian tugas tidak hanya diperlukan di level Kab/Kota, tapi untuk semua level memang sangat diperlukanm kecuali SDM nya merasa mampu melaksanakan dengan ketersediaan SDM pada levelnya. Contoh seseorang di level pusat hanya dibantu oleh dua orang untuk mengelola layanan aplikasi pendaftaran pesantren, bersamaan dengan mengerjakan tugas lain mulai dari sistem, konsultan, hingga verifikator dan eksekutor bisa dilakukan secara sendiri. Yang membedakan dengan level daerah, tidak melakukan visitasi lapangan ke seluruh pemohon, meskipun ada beberapa yang divisitasi.

 

Kesimpulan

1. Pemerintah telah memprioritas keberadaan pesantren melalui UU Nomor 18 tahun 2019, yang berarti pesantren dituntut lebih aktif meningkatkan pemahaman TI terupdate bagi para santri, terlebih para pengurus sebagai salah satu penunjang program pendidikan pesantren.
2. Tertib adminsitrasi saja belum cukup, arsip digital, dokumen digital dapat dijadikan pilihan media penyimpanan efektif disertai SDM mumpuni dari para santri atau pengurus.
3. Komitmen seluruh operator dari tingkat pesantren, kabupaten, propinsi, hingga pusat, karena merupakan satu kesatuan saling keterkaitan.