Kepdirjen Pendis_2021 No. 511 tentang Juknis Pendaftaran Keberadaan Pesantren, Keputusan Menteri Agama Nomor 30 tahun 2020 tentang Pendirian dan Penyelenggaraan Pesantren, dan Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2019 tentang Pesantren.
UU Pesantren beserta turunannya memang salah satunya adalah dalam rangka penataan kelembagaan Pesantren. Penguasaan TI sangat mendukung maksud penataan kelembagaan Pesantren, terlebih wabah Pandemi memberikan banyak hikmah kepada seluruh pihak untuk bisa beradaptasi dan bertransformasi pada dunia digital.
Kondisi faktual
- Banyak lembaga Pendidikan non formal, sebut saja Pondok Pesantren ingin serba praktis memiliki dokumen Keberadaan pesantren ditandai dengan memiliki Nomor Statistik Pesantren (NSP), ataupun pemutakhiran dokumen Keberadaan pesantren.
- Tidak terbiasa menempuh alur proses secara online,
- Melakukan pendaftaran secara online banyak yang hanya sebatas membuat akun, tidak teruskan ke proses selanjutnya,
- Meminta operator kabupaten untuk membantu mendaftarkan sejak dimulai dari pembuatan email pesantren, pembuatan akun aplikasi, upload dokumen, hingga selesai,
- Meski ditolak secara halus, namun tidak menghalangi untuk terus membujuk agar membantu dari nol.
- Terhambatnya proses visitasi ke pesantren, akibat banyak tugas lain yang juga harus diselesaikan seperti pengelolaa aplikasi emis online, penerbitan pendirian ijin operasional baru bagi MDT LPQ, pemutakhiran keberadaan pesantren yang telah habis masa berlaku, pelayan dan konsultasi dari para lembaga. Pengelolaan data lembaga pendidikan non formal, melakukan kunjungan ke lapangan sambil sosialisasi pemahaman keberadaan pesantren online, kegiatan temporary yang tidak dapat diprediksi.
Semata-mata tidak dapat disimpulkan para pengelola pesantren anti terhadap mekanisme alur pendaftaran Keberadaan pesantren secara online, Tidak juga enggan tertib administrasi. Lantas, apa masalahnya?
Analisis Sistem Informasi
Pendaftaran pendirian Keberadaan pesantren dilakukan secara mandiri melalui aplikasi online, peran Kementerian Agama kabupaten atau kota hanya sebatas memverifikasi dan validasi data berdasarkan dokumen fisik yang diajukan oleh pesantren bersangkutan kepada Kementerian Agama kabupaten atau kota melalui Seksi Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren (PD Pontren) dalam bentuk proposal dengan kondisi faktual di lapangan pada saat visitasi.
Hasil visitasi berupa dokumentasi, berkas verifikasi dan validasi, dibuatkan surat rekomendasi ditujukan kepada kanwil, akan dijadikan bahan kelengkapan untuk diunggah ke aplikasi online oleh operator kabupaten atau kota.
Operator propinsi akan memverifikasi data ajuan dari kabupaten, jika ada ketidaksesuaian berkas atau kekurangan, operator propinsi akan menolaknya disertai alasan penolakan, jika berkas dinyatakan lengkap dan sesuai, diteruskan ke tingkat pusat, untuk dilakukan telaah.
Dari level pusat, diterbitkan Nomor Statistik Pesantren (NSP) melalui dokumen piagam Keberadaan pesantren dan diunggah ke akun pesantren bersangkutan, selesai.
Namun, jika hasil telaah ada kekurangan atau lainnya hingga menyebabkan proses ditolak, akan dilakukan penolakan disertai alasan. Operator pesantren harus lakukan revisi atau perbaikan, begitupun seterusnya.
