Efisiensi akan memegang peran vital bagi sebuah unit bisnis untuk menjaga daya saingnya. Tidak cukup sekadar efisien dalam satu aspek lini kerja saja, melainkan beberapa lini kerja sekaligus harus memberi kontribusi sehingga efisiensi tersebut berjalan secara menyeluruh.
Oleh karena itulah aspek rantai pasokan (supply chain) menjadi begitu penting untuk diperhatikan. Karena dengan mengefisiensikan aliran rantai pasok maka itu sama artinya dengan kita melakukan efisiensi terhadap beberapa lini kerja sekaligus.
Lantas apa saja aktivitas dalam sebuah bisnis yang berada dalam cakupan supply chain ini? Berikut adalah beberapa jenis kegiatan intinya:
1>> Perancangan Produk (Product Development)
Aktivitas bisnis bisa berjalan karena adanya produk yang diperjualbelikan. Ketiadaan produk adalah ketiadaan bisnis itu sendiri. Sehingga peranan produk sangatlah penting dalam menentukan untung rugi sebuah bisnis.Â
Produk-produk yang gagal mendulang keuntungan secara ekonomi harus dikaji ulang apakah perlu dihentikan atau mungkin dirancang ulang.
Perancangan produk, baik itu merancang produk yang baru atau merancang ulang produk lama sama-sama harus memenuhi kaidah efisiensi. Bukan sebatas menghasilkan produk yang berkualitas bagi pelanggan, tetapi juga harus bisa diakomodasi oleh jenis-jenis kegiatan yang lain dalam aliran rantai pasokan.
Produk tersebut harus feasible secara proses pengadaan, proses produksi, sampai dengan proses distribusi. Karena bagaimanapun juga inilah representasi utama dari perjalanan bisnis yang memang tidak bisa berdiri sendiri antar masing-masing unit kerjanya.
2>> Pengadaan Bahan Baku (Procurement/Purchasing)
Mendukung tersedianya bahan untuk jalannya proses produksi merupakan inti kerja dari tim pengadaan. Sebisa mungkin harganya adalah yang paling minimalis.
Akan tetapi, sebagaimana pernah saya uraikan dalam tulisan sebelumnya yakni perihal 4 Pertimbangan Penting dalam Memilih Supplier Bisnis, bahwa aktivitas pengadaan itu tidak semata-mata mengacu pada aspek harga saja.Â
Beberapa pertimbangan lain seperti kualitas barang yang dikirim hingga komitmen penuh supplier dalam mendukung aktivitas bisnis kita juga mesti dipertimbangkan.
Mengapa beberapa pertimbangan tersebut perlu dipenuhi? Karena sekali lagi kita berada dalam rantai pasokan yang saling terkait satu dengan yang lain. Sehingga perihal kegiatan pengadaan bahan baku tersebut harus juga menghadirkan kemudahan bagi aktivitas yang lainnya.
3>> Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan (Planning & Control)
Perencanaan produksi pada dasarnya lebih dari sekadar mengatur tata urutan produksi yang hendak dijalankan. Di sana terdapat beberapa batasan dan landasan yang harus diikuti. Seperti tenggat waktu penuntasan pekerjaan, transisi pergantian produk, kebutuhan waktu produksi, dan seterusnya.
Waktu dan tempat kerapkali menjadi tantangan tersendiri yang menjadikan eksekusi dan perencanaan harus mengalami penyesuaian sewaktu-waktu tergantung pada situasi dan kondisi waktu itu.
Jangan sampai permintaan yang sudah ada justru tidak menjadi prioritas pekerjaan utama. Eksekusi pekerjaan untuk menghasilkan suatu jenis produk tertentu harus diselaraskan antar masing-masing elemen penopangnya seperti ketersediaan bahan, request permintaan, ketersediaan ruang penyimpanan produk, dan sejenisnya.
Maka dari itu persediaan juga perlu dikendalikan agar tidak sampai kekurangan ataupun terlalu berlebih stoknya. Ada risiko keterlambatan support demand apabila persediaan barangnya terlalu sedikit atau kurang, dan ada risiko uang mandek tatkala persediaan terlalu banyak dan menumpuk di ruang penyimpanan.
Perencanaan produksi dan pengendalian persediaan dimaksudkan agar proses produksi bukan hanya mampu memenuhi pemintaan dari market, akan tetapi juga harus meminimalisir biaya yang dikeluarkan selama eksekusi produksi berjalan. Dan itu dimulai dari membuat perencanaan sekaligus melakukan pengendalian selama periode berjalan.
4>> Pelaksanaan Produksi (Production)
Sebagai salah satu bentuk eksekusi dalam aktivitas sebuah bisnis, terdapat cukup banyak area yang perlu dipantau. Misalnya dari sisi optimasi kinerja mesin, persentase produk rusak, hingga kemampuan memenuhi target waktu yang dibebankan.
Kinerja lini produksi harus dipastikan bukan semata pada keandalan peralatannya saja, akan tetapi aspek manusia pun perlu diperhatikan. Bagaimana supaya setiap sumber daya yang ada teroptimalkan dengan baik supaya setiap biaya yang dikeluarkan sepadan.
Produksi bisa dibilang menjadi aktivitas yang menyita pembiayaan paling tinggi. Karena disanalah biaya listrik terbesar dikeluarkan, biaya air tertinggi dikeluarkan, dan upah pekerja terbanyak dibayarkan. Semua itu harus turut diimbangi dengan pekerjaan yang efektif dan efisien supaya harga produk menjadi lebih bisa bersaing.
Karena bagaimanapun juga setiap biaya yang dikeluarkan tadi akan turut dibebankan pada nilai jual suatu produk. Jikalau ongkos untuk memproduksi suatu jenis produk terlampu tinggi maka itu akan menjadi kabar buruk bagi penjualan produk.
5>> Pengiriman atau Distribusi Barang (Distribution)
Sedari proses pengadaan bahan baku sampai dengan produk akhir dihasilkan melalui proses produksi, sebenarnya ongkos yang membebani produk sudah bisa diketahui. Inilah yang biasanya disebut sebagai Harga Pokok Produksi (HPP).
Akan tetapi pembebanan biaya terhadap produk masih belum berhenti sampai disitu. Aktivitas pendisitribusian barang tentu tidak bisa diabaikan karena untuk melakukannya butuh biaya. Biaya itu lantas dibebankan kemana? Pada produk juga tentunya.
Apabila biaya untuk distribusi membengkak maka selisih keuntungan yang didapat akan tergerus. Profit menjadi tidak optimal didapatkan.
6>> Pengelolaan Pengembalian Produk (Retur)
Adakalanya produk yang dihasilkan oleh sebuah bisnis ternyata mengalami beberapa masalah seperti rusak selama di perjalanan atau terlalu lama disimpan di gudang distributor sehingga melewati masa expired yang menjadikannya tidak bisa dijual lagi ke konsumen.
Meskipun tidak memberikan dampak keuntungan secara langsung bagi pelaku bisnis, aktivitas retur ini juga perlu diperhatikan supaya tidak turut mengacaukan aktivitas bisnis yang lain.
Retur barang yang tidak tertangani dengan baik bisa jadi akan menyita ruang penyimpanan yang dialokasikan untuk produksi reguler. Sehingga produksi bisa saja tidak berjalan karena keterbatasan ruang penyimpanan.
Aliran rantai pasokan meliputi beberapa pekerjaan yang saling terkait satu dengan yang lain. Harus ada koordinasi dan tindakan yang berorientasi kepentingan bersama dalam mengambil suatu langkah. Jangan demi menyelamatkan kepentingan sati lini kerja lantas mengabaikan kepentingan lini yang lain.
Maka dalam hal inilah para pelaku bisnis diuji bagaimana mereka mengelola tim kerjanya agar saling bekerjasama satu sama lain demi tujuan bersama suatu unit bisnis.
Semoga bermanfaat.
Salam hangat,
Agil S Habib
