Oleh Sumarlin Utiarahman
Sebagai Aparatur Sipil Negara, kita akan selalu berhadapan dengan hal yang berhubungan dengan administrasi, baik yang berkaitan dengan keuangan, laporan pertanggungjawaban dan Surat Menyurat. Jika kita cermati ada banyak model surat yang akan kita jumpai pada setiap instansi, dalam satu kantor atau bahkan dalam satu bidang sekalipun. Bentuk suratnya dapat bermacam-macam. Ada yang menggunakan jenis huruf Arial, ada yang Times New Roman ada Bookman Old Style, demikian juga ukuran kertas ada yang menggunakan ukuran kertas Folio dan ada juga yang menggunakan ukuran A4. Margin atas bawah, kiri kanan juga berbeda-beda, ada yang terlalu kekiri, ada juga yang terlau kekanan, ada yang tulisannya sudah hampir menyentuh batas bawah kertas dan ada juga yang masih menyisakan ruang yang cukup untuk batas bawahnya. Belum lagi jika kita mencermati kode-kode yang terdapat pada penomoran dan sifat surat. Sering kita menemui kode-kode unik berbeda yang menyertai nomor surat serta sifat surat mulai dari Penting, Segera, Amat Segera dan Biasa. Timbul pertanyaan apakah Surat yang kita hasilkan tersebut sudah baik dan benar, atau adakah aturan baku yang dapat dipedomani sehingga dalam rangka tertib admiistrasi terdapat keseragaman format surat di instansi pemerintah.
Pengaturan tentang Tata Naskah Dinas sebenarnya telah lama diatur yang secara umum merujuk pada 2 regulasi dari 2 Kementerian/Lembaga yaitu, Kementerian Dalam Negeri dan Peraturan Kepala Badan Arsip Nasional. Mungkin ini menjadi salah satu penyebab timbulnya beberapa bentuk dan model surat, belum lagi versi "mandai-mandai seorang" bagi yang malas membuka aturan.
Tata Naskah Dinas yang diterbitkan oleh 2 Kementerian/ Lembaga ini memang agak sedikit berbau ego sektoral, masing-masing lembaga menempatkan diri sebagai lembaga yang berwenang dalam mengatur terkait Tata Naskah Dinas. Bahkan dalam sebuah pertemuan yang penulis hadiri sempat ada statmen yang menyatakan bahwa "Tidak sah sebuah surat jika tidak sesuai dengan tata naskah dinas ini ". Tentu saja ini pernyataan yang sangat tidak berdasar karena tata naskah dinas bertujuan untuk menciptakan tertib administrasi, efektifitas dan penyeregaman/pembakuan format tanpa mengurangi atau menghilangkan substansi isi surat. Terkait syarat sah/tidaknya surat dinas atau hal apa saja yang dapat membatalkan surat dinas akan dibahas pada tulisan lainnya.
Selanjutnya untuk memahami regulasi yang menjadi pedoman dalam penyusunan tata naskah dinas, mari kita cermati muatan ruang lingkup yang tertuang dalam Peraturan Arsip Nasional Nomor 5 Tahun 2021 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang diundangkan pada tanggal 25 Juni 2022
Pasal 2 ayat (1) menyatakan "Pedoman Umum Tata Naskah Dinas merupakan acuan umum dalam penyusunan kebijakan Tata Naskah Dinas pada Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah"
Pernyataan tersebut menegaskan bahwa Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah dalam menerbitkan aturan terkait Tata Naskah Dinas agar berpedoman pada ketentuan ini. Lembaga Negara dimaksud adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
Lebih jauh ketentuan ini juga mengatur bahwa peraturan ini berlaku secara mutatis mutandis bagi Perguruan Tinggi Negeri, Organisasi Kemasyarakatan, Organisasi Politik, dan BUMN/BUMD.
Pelaksana Harian Pejabat Pelaksana Tugas Dan Penjabat Dalam Sistem Administrasi Pemerintahan
Hak Gugat Keputusan Pejabat Tata Usaha Negara
Untuk itu bagi Perguruan Tinggi Negeri, Organisasi Kemasyarakatan, Organisasi Politik, dan BUMN/BUMD yang tidak memiliki pedoman tata naskah dinas dapat menjadikan Peraturan Arsip Nasional ini sebagai acuan.
Dengan merujuk pada ketentuan tersebut diatas dapat dipastikan bahwa tidak ada celah bagi lembaga negara dan instansi yang menyelenggarakan urusan pemerintahan mulai dari tingkat pusat, provinsi hingga kabupaten/kota, lembaga eksekutif, yudikatif, Perguruan Tinggi Negeri, Ormas, Partai Politik hingga BUMD/BUMD untuk tidak menjadikan peraturan ini sebagai pedoman dalam menerbitkan aturan tata naskah dinas.
Namun dalam pelaksanaannya kementerian/lembaga menerbitkan pedoman tata naskah dinas masing-masing tanpa menjadikan Peraturan Arsip Nasional sebagai acuan. Sebagai contoh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi menerbitkan Peraturan Nomor 21 Tahun 2021 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Peraturan Nomor 3 Tahun 2021 Tentang Tata Naskah Dinas yang diikuti oleh lembaga lainnya yang tidak menjadikan Peraturan Badan Arsip Nasional sebagai pedoman.
Selanjutnya untuk tata naskah dinas di lingkungan pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota diatur melalui Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah. Peraturan ini mengamanatkan pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota seluruh Indonesia untuk menindaklanjutinya dengan peraturan kepala daerah masing-masing.
Pada kesempatan kali ini Penulis akan membahas tata naskah dinas berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Barat Nomor 106 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Nomor 116 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat. Namun sekalipun pembahasan tata naskah dinas yang dibahas merujuk pada peraturan ini, tulisan ini dapat menjadi rujukan juga bagi ASN di lingkungan pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota lainnya karena penyusunannya bersumber dari produk hukum yang sama, yaitu Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah. Untuk lebih memastikannya dapat mempelajari peraturan kepala daerahnya masing-masing yang mengatur tentang tata naskah dinas.
So, mari kita mulai pembahasan membuat surat yang baik dan benar mulai dari Sampul Surat.
1. SAMPUL SURAT
Sampul surat selain memuat identitas instansi penerbit surat dan tujuan surat juga dapat memuat kode keamanan surat yang terdiri dari :
KODE KEAMANAN
KET
SR
Sangat Rahasia; surat sangat rahasia, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara.
R
Rahasia, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa.
K
konfidensial, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan.
B
biasa, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak
2. UKURAN DAN KETEBALAN KERTAS
Penggunaan Kertas Surat adalah sebagai berikut:
- Kertas yang digunakan untuk naskah dinas HVS 70 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan;
- Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
- Penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas minimal 80 gram;
- Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4
(215 x 330 mm); - Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah A4
(210 x 297 mm); - Ukuran kertas yang digunakan untuk sambutan/pidato adalah setengah Folio/F4
(215 x 165); - Penggunaan kertas lembar pertama naskah sambutan/pidato Gubernur menggunakan lambang Garuda berwarna emas yang diletakkan pada bagian tengah atas;
- Penggunaan kertas lembar pertama naskah sambutan/pidato kepala SKPD menggunakan lambang daerah berwarna hitam yanag di letakkan pada sudut kiri atas.
Jika digambarkan dalam bentuk tabel seperti pada link dibawah ini
3. KOP NASKAH DINAS
a. Kop naskah dinas jabatan GUBERNUR menggunakan:
- lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum;
- lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian tengah atas serta alamat nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-mail dan kode pos ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat.
b. Kop naskah dinas jabatan DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN BARAT menggunakan:
- lambang daerah berwarna dan ditempatkan dibagian tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum;
- lambang daerah berwarna dan ditempatkan dibagian tengah atas serta alamat nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-mail dan kode pos ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat.
c. Kop naskah dinas perangkat daerah menggunakan logo daerah berwarna hitam memuat sebutan pemerintah provinsi, nama satuan kerja perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-mail dan kode pos.
Tak Mampu Bayar Hutang,Dapatkah Dipidana?
Kepala Desa Dipidana 1 Tahun Penjara, Dapatkah diberhentikan Secara Devenitif ?
4. PENOMORAN DAN SIFAT SURAT
Penomoran surat dilakukan melalui satu pintu yang dikelola di bagian Tata Usaha dan Adapun kode klasifikasi surat dapat berkoordinasi dengan Tata Usaha masing-masing OPD untuk memperoleh kode klasifikasi berdasarkan substansi isi surat yang dihasilkan.
b. Sifat Surat, tanpa sadar terkadang kita terkesan seenaknya mencantumkan sifat surat hanya dengan mengira-ngira muatan surat yang kita ketik tanpa mengetahui makna dan konsekwensi dari sifat surat yang kita masukan dalam sifat surat itu sendiri. Sifat surat memiliki makna dan konsekwensi masing-masing yaitu :
SIFAT SURAT
KETERANGAN
Biasa
mengandung makna bahwa surat tersebut diproses maksimum 5 (lima) hari kerja sejak surat diterima.
Penting
mengandung makna surat tersebut diproses maksimum 3x24 jam sejak surat diterima.
Segera
surat tersebut diproses maksimum 2x24 jam sejak surat diterima.
Amat Segera/Kilat
surat tersebut diproses maksimum 1x24 jam sejak surat diterima
Setelah mengetahui konsekwensi sifat surat tersebut hati-hati ya mencantumkan sifat surat, dan bagi yang menerima surat juga agar tahu diri untuk segera memprosesnya demi terwujudnya pelayanan prima,..
5. PENGATURAN MARGIN.
Hal yang tak kalah penting dalam surat menyurat adalah pengaturan margin surat, Penempatan margin ada aturannya yaitu sebagaimana tergambar dalam bentuk format surat dibawah ini.
gb 5 pengaturan margin surat
6. JENIS DAN UKURAN HURUF
Jenis huruf surat yang resmi adalah menggunakan jenis huruf Arial dengan jarak 1 - 1,5 spasi atau dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan, hal ini dibuat tidak mengikat agar pengaturan estetika surat dapat dikondisikan sedemikian rupa sehingga antara muatan surat dapat diatur dengan kolom tandatangan Kepala Instansi, sebab jika antara isi surat dengan tanda tangan pejabat terpisah selain dari aspek estetika tidak elok juga dapat berpeluang terjadinya penyalahgunaan atau perubahan isi surat. Khusus untuk Surat Keputusan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style ukuran 12
7. PENANDATANGAN NASKAH SURAT
a. Penulisan nama jabatan pada kolom tandatangan
Kita akan menjumpai penulisan nama jabatan yang berbeda-beda pada kolom tanda tangan, ada yang menulisnya cukup dengan Kepala, ada juga yang menulis dengan Kepala Dinas, dan ada juga yang menulis dengan lengkap misalnya Kepala Dinas Kehutanan dan Lingkungan Hidup. Lalu manakah yang benar dari ketiganya. Yang benar adalah menuliskan nama jabatan dengan lengkap, misalnya Kepala Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Barat, Kepala Dinas Pariwisata Provinsi Kalimantan Barat dan seterusnya. Yang perlu diperhatikan penulisan tidak ditebalkan dan cukup membuat underline pada nama Pejabat. Selanjutnya jika terdapat tembusan maka cukup menulis, Tembusan : dan Bukan Tembusan disampaikan kepada Yth :
b. Paraf dan tanda tangan
Sebelum surat dinaikan ke pimpinan, naskah surat diparaf secara berjenjang oleh pejabat yang ada dibawahnya. Paraf bisa berupa paraf koordinasi dan paraf hirarki. Paraf dan tanda tangan menggunakan tinta biru tua. Jadi bukan menggunakan tinta yang berwarna hitam.
c. Penulisan Gelar
- Penulisan nama Kepala Daerah pada naskah yang bersifat produk hokum seperti penandatanganan Surat Keputusan, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Daerah tidak menggunakan gelar. Selanjutnya pada naskah surat maka nama Kepala Daerah wajib mencantumkan gelar. Hal tersebut berlaku mutatis mutandis juga bagi Kepala SKPD dan ditambah dengan pencantuman NIP dan Pangkat.
- Untuk jenis surat berbentuk produk hukum yang ditanda tangani oleh Gubernur, tidak mencantumkan gelar, cukup nama pejabatnya, dan untuk surat biasa mencantumkan gelar, hal ini berlaku secara mutatis mutandis bagi kepala perangkat daerah dan khusus untuk surat biasa kepala perangkat daerah mencantumkan pangkat dan Nomor Induk Pegawai
dalam penulisan gelar juga harus diperhatikan dalam pencantuman titik koma, misalnya pada gelar hukum biasa diketik SH, MH seharusnya adalah S.H, S.H atau S.H, M.Hum.
d. Penggunaan atas nama dan untuk beliau
- Atas nama yang disingkat “a.n.” merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya.
- Untuk beliau yang disingkat “u.b.” merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.
Tanggung jawab gugat atas pelimpahan tersebut berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.
8. SURAT YANG DITANDATANGANI KEPALA PERANGKAT DAERAH
Dalam menghasilkan surat Dinas tidak banyak yang mengetahui bahwa ada batasan jenis surat yang dapat ditandatangani oleh Kepala Dinas baik itu untuk surat yang tidak menggunakan a.n. Kepala Daerah maupun yang menggunakan a.n. Kepala Daerah. (bersambung)
Sumber :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah.
2. Peraturan Gubernur Kalimantan Barat Nomor 106 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Nomor 116 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat.
