Efektifkah Divisi Human Resource (HR) dan General Affairs (GA) Digabung dalam Satu Struktur Organisasi?

Tugas yang melekat pada divisi GA adalah pengurusan perizinan dan legalitas sebuah organisasi bisnis atau perusahaan kepada lembaga terkait, seperti pemerintah, dinas-dinas maupun hubungan dengan stakeholder terkait. menjaga hubungan baik dengan instansi pemerintah terkait, merupakan suatu keharusan baik pada level pemerintah daerah setempat, yakni tempat sebuah organisasi bisnis menjalankan roda usahanya sampai lembaga pemerintah pusat. penting diketahui oleh personil GA dokumen atau perizinan yang wajib diajukan oleh instansi pemerintah atau instansi terkait seperti legalitas atau perizinan seperti:

1. Akte Pendirian Badan Usaha (Akta Notaris)
2. Pengesahan Badan Usaha (Dari Kemenkumham RI)
3. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
4. Tempat Izin Usaha
5. Domisili Badan Usaha (dari Desa atau Kelurahan Setempat)
6. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
7. Nomor Pokok Wajib Pajak (Perusahaan)
8. Izin Usaha Pertambangan/Manufaktur/Industri (Jika Main Bisnis Perusahaan Tambang atau Manufaktur) dan lain sebagainya

Perizinan-perizinan tersebut di atas, wajib diketahui oleh unit GA agar dapat memonitor perkembangan pengurusan perizinan lain, baik yang cukup diurus sekali, ada perizinan yang perlu dilakukan perpanjangan izin seperti contoh perizinan penyimpanan limbah B3, itu perlu dilakukan monitoring karena Dinas Lingkungan Hidup setempat, memberikan jangka waktu izin dalam penerbitan izin tersebut di atas serta perizinan lain, yang terkait dengan aktifitas usaha organisasi bisnis.

• Berperan dan Bertindak sebagai Duta Perusahaan bagi pihak Eksternal

Unit GA merupakan duta atau wajah dari sebuah organisasi bisnis atau perusahaan di mata pihak eksternal, hal tersebut lumrah oleh pandangan awam dikarenakan dalam setiap kegiatan charity atau amal atau corporate social responsiblity (CSR) perusahaan, dilakukan atas supervisi, koordinasi dan pelaksanaan dilakukan sepenuhnya oleh pihak divisi GA. karena itulah pihak divisi GA lebih dikenal baik, oleh masyarakat setempat, dalam kegiatan amal bakti yang dilakukan perusahaan, seluruh program-program CSR melibatkan seluruh pihak divisi GA, divisi HR biasanya hanya sebagai unit pendukung, bukan unit inti. kegiatan CSR yang biasa dilakukan oleh organisasi bisnis biasanya melibatkan masyarakat setempat, seperti contoh kegiatan CSR bantuan pengadaan air bersih di suatu kampung atau dusun, yang dekat dengan lokasi perusahaan, biasanya kegiatan amal bakti tersebut divisi GA akan melibatkan masyarakat setempat untuk melakukan pembangunan air bersih dan fasilitas MCK.

Adapula pembangunan rumah ibadah, yang diberikan oleh perusahaan hal ini tentu diinisiasi oleh bisa dari perusahaan, bisa juga berdasarkan inisiasi yang dilakukan masyarakat setempat melalui pengajuan proposal kepada personal in charge dari divisi GA terkait, sehingga GA Officer akan melakukan review terhadap proposal yang diajukan oleh masyarakat atau panitia pembangunan. jika syarat dan kegiatan tersebut positif dan berdampak besar bagi masyarakat dan sesuai dengan budget & costing dari perusahaan, proposal tersebut dalam jangka waktu tertentu akan disetujui oleh top manajemen, jika tidak disetujui maka masyarakat setempat harus berbesar hati, karena tidak semua proposal bantuan dalam dana CSR dapat disetujui oleh top manajemen.

Sisi Positif Penggabungan Dua Divisi.

Ditinjau dari sisi positif penggabungan dua divisi tersebut di atas, memang terdapat hal-hal positif yang akan didapatkan bila keduanya dilebur dalam sebuah organisasi, yang antara lain:

• Fleksibilitas Peran dan Tanggung Jawab
• Reduction Cost dalam Organisasi Bisnis
• Mudah dalam menggerakan unit-unit di struktur organisasi, karena seluruh SDM dibawah satu kepala
• Organisasi Lebih Ramping 
• Tidak Membutuhkan Banyak SDM (Sumber Daya Manusia)

Sisi Negatif Penggabungan Dua Divisi HR dan GA, antara lain :

• Tumpang tindihnya tanggung jawab dari kepala Divisi HRGA
• Terlalu besarnya tanggung jawab kepala Divisi HRGA, karena tugas dari masing-masing HR dan tugas GA masing-masing harus dihandle oleh seorang Kepala Divisi, dengan jumlah sumber daya manusia (SDM) yang terbatas.
• Beban kerja Karyawan dalam Divisi HRGA akan besar dan berat, sebagai akibat dari rampingnya organisasi bisnis serta tidak banyak membutuhkan SDM (Karyawan/SDM mengalami beban ganda dalam menghandle tugas HR dan GA)
• HRD tidak akan bekerja secara maksimal, jika organisasi bisnis mengalami perkembangan karena tugas HRD diharuskan mengurusi operasional GA

Penulis sedang melakukan pengecekan aset Perusahaan pada tahun 2019 di sebuah proyek di Banten (Dokpri)

Dari uraian panjang lebar di atas, mudah-mudahan para sobat pembaca dapat memahami secara general bahwa, tugas dari divisi HR dan GA sebenarnya jauh berbeda dari pandangan kebanyakan orang, memang ada beberapa tugas dan tanggung jawab yang cukup beririsan antara satu dengan yang lain, akan tetapi itu bukan merupakan sebab utama perlunya suatu divisi HR dapat digabungkan dengan divisi GA, diperlukan pertimbangan yang sangat matang, kebutuhan organisasi saat ini dan yang akan datang, serta cakupan kerja yang harus dilakukan, adalah dasar bagi top manajemen menetukan perlu tidaknya penggabungan struktur menjadi satu.

Itulah dampak positif dan negatif dari penggabungan divisi HR dengan divisi GA, semua itu tergantung dari petimbangan dari internal top manajemen dalam memutuskan bahwa, organisasi struktur tersebut, perlu digabung atau perlu dilakukan pemisahan. akan tetapi hemat Penulis, jika sebuah organisasi bisnis berkembang secara gradual dan scoup bisnis semakin meningkat dan struktur perusahaan semakin membesar sebagai dampak perkembangan ekspansi bisnis. Maka seyogyanya pemisahaan di antara kedua divisi tersebut, dimaksudkan agar setiap tugas dan tanggung jawab yang melekat dapat terlayani secara maksimal. dan divisi HR serta GA dapat fokus pada job descriptionnya masing-masing dengan memberikan pelayanan secara profesional.