- Personnel Maintenance & Payroll
Personnel maintenace dan payroll ini mencakup antara lain dapat berupa pemberian insentif kinerja suatu karyawan dalam suatu unit atau departemen tertentu, yang cukup memiliki persyaratan yang sudah ditentukan oleh organisasi bisnis atau perusahaan seperti seorang karyawan yang memiliki best performance tahunan yang tertinggi, dapat diberikan insentif berupa kenaikan posisi atau kenaikan gaji bulanan sebesar 5% sebagai reward kepada karyawan bersangkutan mendapatkan penilaian A (nilai tertinggi) dan diberikan promosi jabatan tertentu. atau personnel maintenance ini juga dapat dilakukan kebalikan dari reward tersebut di atas, yakni bentuk punishment karyawan yang memiliki penurunan performance pada akhir tahun, atau memiliki penilaian kinerja D (Buruk) dan dilakukan demolisi kepada karyawan bersangkutan dengan pemotongan insentif berupa 3% dari selama ini yang diterima.
Reward dan punishment tersebut di atas, bukan dimaksudkan untuk mengangkat dan menjatuhkan seorang Karyawan, akan tetapi sebaliknya, yakni untuk memberikan motivasi dan semangat seorang karyawan untuk terus-menerus meningkatkan performanya dalam sebuah organisasi bisnis sehingga moto continous improvement dapat terlaksana. Dan sistem reward dan punishment ini salah satu cara yang cukup efektif untuk memacu individu untuk terus bekerja pada level tertinggi di sebuah organisasi bisnis. Adapun cakupan lain dari maintenance personnel yakni memberikan rasa aman dalam bekerja (safety environmental), lingkungan pekerjaan yang kondusif serta nyaman, tidak ada tekanan psikologis yang melebihi ambang batas, organisasi bisnis memberikan kebutuhan kecukupan gizi yang seimbang, safety equipment yang memadai dan lain sebagainya, sehingga karyawan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk kemajuan organisasi bisnis.
- Utilization Personnel
Utilization personnel adalah wewenang yang dimiliki oleh divisi HR, dimaksudkan untuk memanfaatkan seluruh sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki oleh organisasi bisnis, untuk kepentingan operasi perusahaan. Adapun cakupan tersebut antara lain adalah proses rotasi karyawan dari unit departemen ke departemen lain, promosi karyawan dari jabatan tertentu dinaikan ke jabatan yang lebih tinggi dalam satu unit departemen yang sama atau bisa ke departemen lain, demolisi karyawan yakni penurunan jabatan seseorang karyawan dari posisi tertentu, menjadi turun grade posisinya dalam suatu unit atau departemen tertentu atau bisa dipindahkan ke departemen lain dan yang terakhir karyawan dapat di deploy dari unit atau departemen tertentu, ke departemen lain yang sedang membutuhkan perbantuan (temporary).
Sedangkan general affairs atau sering disingkat dengan GA, tersusun dari dua kata yang secara bahasa bermakna "urusan umum", sedangkan secara terminologi yang dimaksud dengan General Affair adalah mengurus segala hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan dan memastikannya berjalan sebagaimana mestinya. Maka tidak mengherankan jika tugas yang di-handle General Affair sangat variatif, mulai dari urusan perawatan gedung hingga masalah pantry. Saat bertugas, General Affair harus berkoordinasi dengan divisi lain di perusahaan. Misalnya untuk masalah perawatan gedung, mereka harus berkoordinasi dengan divisi keuangan untuk menyusun anggaran. Tujuannya tak lain adalah agar seluruh kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan lancar dan pengeluaran perusahaan tidak melebihi anggaran. Adapun tugas dan tanggung jawab yang melekat pada divisi GA antara lain:
- Pengadaan dan Pemeliharaan Aset & Gedung Perusahaan
Pengadaan yang dilakukan seorang GA Officer dari lebih dari dalam rangka pemeliharaan aset serta gedung yang menjadi tanggung jawab seorang GA Officer, seperti contoh permintaan purchase request untuk pembelian rangka atap atau baja ringan, atap galvalum/roof, paku roofing dan material lainnya, semua itu untuk memperbaiki dan merawat aset gedung yang perlu segera mungkin diperbaiki agar kerusakan tidak bertambah parah dan merambat pada aset lain, sehingga permintaan purchase request tersebut GA Officer berhak dan berwenang mengajukannya kepada top manajemen sesuai dengan kebutuhan faktual yang ada. Maka setelah purchase request telah disetujui oleh top manajemen, maka material request yang tersebut wajib diserahkan ke bagian Procurement atau Purchasing yang berwenang melakukan pembelian material tersebut ke pihak vendor, Penulis tidak membenarkan seorang GA Officer untuk melakukan pembelian sendiri secara direct atau langsung, melangkahi bagian organisasi procurement karena hal tersebut selain menyalahi procedure dan SOP/IK yang berlaku umum, kemungkinan besar akan terjadi conflict of interest terjadi selama proses pembelian tersebut. Selain itu jika ada internal control audit yang berjalan di sebuah organisasi bisnis atau perusahaan, hal tersebut dipastikan akan menjadi temuan mayor yang dapat mengakibatkan sanksi bagi karyawan bersangkutan.
karena akibat kesalahan tersebut, minimal terdapat beberapa hal yang menyalahi prosedur baku yang berlaku umum, antara lain:
- GA Officer telah melangkahi Procurement dalam hal pembelian barang/jasa
- GA Officer tidak melakukan koordinasi, sebelum melakukan pembelian barang/jasa
- GA Officer tidak melakukan data analisis vendor-vendor yang potensial yang boleh dilakukan pembelian barang/jasa
- GA Officer telah melakukan kesalahan SOP/IK yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa
- GA Officer besar kemungkinan telah merugikan organisasi bisnis atau perusahaan, jika pembelian yang terlanjur terjadi ternyata harga pembeliannya jauh di atas rata-rata atau last purchase.
Maka dari pada itu, Penulis sangat menyarankan bahwa, untuk pengadaan barang/jasa yang di request seorang GA Officer diserahkan saja sepenuhnya sesuai dengan SOP/IK yang berlaku di organisasi bisnis/perusahaan, melalui departement Procurement. jangan sekali-kali melakukan pembelian secara langsung tanpa seizin, supervisi, koordinasi dan sepengetahuan dari departemen terkait seperti Procurement, Internal Control Audit dan lain sebagainya. hal ini berlaku bagi semua material request yang lain, bukan hanya untuk perawatan aset dan gedung perusahaan, akan tetapi perlengkapan pendukung lainnya.
- Supervisi dan Monitoring Office Supply/ATK
Pembelian dan pembayaran office supply atau ATK, penulis menyaran juga agar divisi GA hanya sebagai koordinator dan monitoring dalam konsumsi office supply atau ATK yang dilakukan oleh GA Officer, sedangkan untuk proses pengadaannya sendiri diserahkan kepada procurement dengan segala SOP/IK yang melekat. GA divisi berkewajiban untuk melakukan monitoring stock office supply atau ATK, request planning serta distribusi serta control budgeting dalam pengadaan ATK, setiap pengadaan sebaiknya dilakukan kontroling material mana saja yang urgent dan perlu segera dilakukan pembelian sehingga tidak terjadi pemborosan atau melakukan request material yang tidak perlu.
- Mengurusi Perizinan Perusahaan & Hubungan Baik dengan stakeholderÂ
