Anggapan sementara orang, mengenai proyek konstruksi milik pemerintah --selain pekerjaan fisik-- berarti akan menghadapi serangkaian "pekerjaan" administrasi yang melimpah penyebab dahi berkerut. Bagaimana rumitnya membuat penawaran (baca: "Lakukan ini untuk ikut tender"), berbagai perijinan dan laporan perkembangan dalam pelaksanaannya serta proses penagihan sampai kembali menjadi uang.Â
Sebetulnya Peraturan Presiden No. 54 /2010 tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah  jo. Peraturan Presiden No. 4/2015 dan aturan lain yang telah dimuat di dalam dokumen pengadaan pekerjaan bersangkutan telah cukup memberikan panduan.
Sebagai misal, Pembuatan Dokumen Penawaran Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah  merupakan belantara kertas yang rawan perangkap. Dokumen Penawaran akan terdiri dari Data Administasi, Data Harga Penawaran dan Data Teknis.Â
Ketiga komponen penawaran tersebut akan menentukan kelayakan suatu perusahaan untuk mendapatkan pekerjaan setelah melalui evaluasi oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa.
Di dalam masing-masing data tersebut dimuat berkas-berkas, diantaranya: bermacam surat, harga, analisa, tabel-tabel, berbagai sertifikat, metode pelaksanaan dan keterangan lain yang disyaratkan. Sekian banyak berkas tersebut disusun sesuai urutan dalam dokumen lelang atau surat penawaran di dalam satu berkas.
Nah, dalam menggabungkan (combine) berkas-berkas menjadi satu file itulah, penawar akan menghadapi persoalan tersendiri. Saat combine, sistem akan membaca secara alfabetis hingga berkas tidak runtut sebagaimana dimaksud, tidak sesuai LDP atau tidak sesuai surat penawaran.Â
Berkas acak-acakan akan menyebabkan panitia/kelompok kerja (Pokja) kesulitan menilai kelengkapannya. Ketika melakukan koreksi pun penawar akan kesulitan menelusuri berkas, perlu waktu lebih lama mencari halaman berkas sementara jadwal pemasukan lelang sudah mepet. Agar tidak berkeringat dingin ketika menyusunnya, saya meminjam pembuatan chart of account dalam ilmu akuntansi.
Tiga kelompok penawaran masing-masing saya beri kode: 10000 di depan nama file Data Administrasi; 20000 di depan nama file Data Penawaran; 30000 di depan nama file Data Teknis. Jumlah digit disesuaikan dengan jumlah sub-file. Di sini dicontohkan jika berkas mempunyai turunan sampai tiga jenjang dengan maksimum jumlah sub-file sampai 99 berkas.
Turunan Data Administrasi, seperti Surat Penawaran, Surat Kuasa, Surat Perjanjian KSO masing-masing diberi kode di depan nama file dimaksud 10100, 10200 dan 10300, demikian seterusnya.
Untuk file-file yang memiliki lebih dari satu sub file, misalnya: 30000 Data Teknis, 30900 Dukungan terdapat beberapa sub-file seperti, contoh: Surat Dukungan Distributor Baja Ringan serta Brosur bisa dibubuhi kode di depan nama sub-file dengan 30801; Surat Dukungan Pabrikan Panel Listrik serta Brosur diberi kode 30802; dan seterusnya. Kemudian, berkas-berkas dimaksud akan diberi nomor seperti contoh di bawah:
10000. DATA ADMINISTRASI:
