Apa Itu ERP? Kenapa Perusahaan Butuh Sistem ERP?

Apa Itu ERP?

ERP adalah sebuah sistem aplikasi perangkat lunak terintegrasi yang membantu menyederhanakan dan mengintegrasikan berbagai proses dan fungsi bisnis yang mencakup keuangan, sumber daya manusia, distribusi, pengadaan, dan bagian lainnya yang integral dalam berjalannya sebuah usaha. ERP pada umumnya beroperasi secara terintegrasi pada satu database tunggal.

Sistem ini disajikan dalam bentuk software yang kemudian diimplementasikan pada server utama perusahaan. ERP menjadi satu ruang terpusat digital yang mengumpulkan segala informasi internal dari tools eksternal, membantu tim berkomunikasi mengenai topik/ proyek yang sedang dikerjakan, dan menyimpan semua workflow didalamnya. Singkatnya, ERP bagaikan rumah bagi segala informasi dan aktivitas bisnis Anda.

Awal Mula ERP

ERP pada mulanya didesain secara efektif untuk membantu sistem di perusahaan manufaktur. Namun, seiring dengan berjalannya waktu, sistem ERP mengalami evolusi dan menyesuaikan berbagai kebutuhan bisnis industri lain dengan karakteristik yang unik dan disesuaikan dengan proses bisnis masing-masing industri.

4 Keuntungan Utama Jika Perusahaan Implementasi Sistem ERP

• Adanya ERP pada sistem yang digunakan perusahaan memberikan akses bagi semua karyawan untuk mendapatkan informasi penting soal performa departemen masing-masing, hal-hal yang perlu diperbaiki, hingga rencana ke depannya.

• Dengan tersentralisirnya akses terhadap data tersebut, akurasi dan konsistensi informasi pun lebih terjaga. Kesamaan informasi yang diakses oleh tiap departemen membantu efisiensi dalam pengambilan keputusan hingga menghemat pengeluaran. 

• ERP membantu semua departemen untuk berjalan secara lebih terstruktur karena adanya otomasi. Para karyawan pun mampu terbebas dari pekerjaan yang sifatnya mengulang-ulang untuk fokus pada perencanaan dan implementasi strategi. 

• Selain itu, modul ERP sendiri dapat terus bertambah tanpa merubah sumber pusat data. Karena fleksibel, ERP menjadi sistem operasi yang bisa mengikuti perubahan dan penyesuaian yang dialami bisnis dari masa ke masa. ERP orisinil yang dibuat di awal akan tetap sama, sementara modul terus bertambah atau disesuaikan menurut kebutuhan

Modul-Modul dalam ERP

Gambar diatas ialah Modul-modul umum ERP. Modul ERP didesain untuk mendukung fungsi perusahaan baik tampak depan hingga yang ada di belakang layar seperti manajemen inventory hingga manajemen sumber daya manusia. Terkadang, di luar modul yang umumnya jadi bagian standar ERP, terdapat pula tambahan modul yang fungsinya lebih khusus seperti otomasi marketing dan e-commerce.

Persiapan sebelum implementasi ERP

Jika perusahaan sudah mantap untuk mengimplementasikan ERP bagi operasional bisnis mereka, maka berbagai persiapan perlu dilakukan secara matang lewat hal-hal berikut:

• Memilih partner dan solusi ERP yang tepat

Pemilihan partner yang tepat merupakan soal kepercayaan terhadap orang-orang yang akan ada di dalam proses demi proses implementasi ERP. Pertimbangkan partner penyedia ERP berdasarkan reputasi keberhasilannya dalam mendampingi perusahaan dengan sistem ERP yang berjalan dengan baik. 

Setelah memilih penyedia ERP yang tepat, langkah selanjutnya adalah memilih produk alias solusi ERP yang paling sesuai dengan jenis bisnis, gaya operasional, dan kebutuhan serta goal jangka panjang bagi bisnis. 

Kini, ada banyak sekali pilihan solusi yang tersedia dalam sistem ERP dan produk yang beredar pun menjadi semakin spesifik dari yang sudah ada sebelumnya. Perusahaan yang ingin menggunakan sistem ERP dapat melakukan perencanaan jangka panjang sebelum memilih produk yang tepat, merangkum semua kebutuhan tanpa menyisakan ruang untuk kesalahan atau kekurangan.

• Pastikan pemilihan produk ERP dirancang untuk bisa berkembang dan disesuaikan dengan kebutuhan

Jangan sampai terperangkap pada pilihan produk yang tidak bisa lagi berkembang atau ditambah fiturnya. Pastikan rencana jangka panjang untuk bisnis turut menjadi pertimbangan dalam memilih solusi ERP. Bisnis harus mengetahui dan mengikutsertakan rencana ke depan seperti misalnya kemungkinan perusahaan memiliki anak perusahaan atau ekspansi.

Perkembangan lain yang perlu diantisipasi adalah perubahan dalam manajemen dan penyesuaian yang harus dilakukan oleh staf. Semua staf yang terlibat harus menyeragamkan visi dan misi dalam implementasi ERP. Komunikasi mengenai apa yang akan terjadi, apa yang bisa diharapkan dari perubahan dan perpindahan ke sistem yang baru harus terjadi, dan mengapa hal tersebut diperlukan di semua level staf. Komunikasi yang jelas juga akan membantu mengatasi birokrasi yang rumit serta membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih efektif.

• Jadikan proses implementasi ERP sebagai kesempatan untuk kembali ke awal dan melakukan evaluasi menyeluruh

Bukan sekedar proses otomasi operasional semata, ERP justru harus diperlakukan sebagai kesempatan untuk melakukan evaluasi mendasar serta menyeluruh, mengajukan pertanyaan fundamental mengenai bisnis dan apa yang ingin dicapai dengan implementasi ERP.

Pada tahapan ini, diperlukan juga pengumpulan dan manajemen data yang rapi. Eliminasi data yang tersimpan berulang kali, merapikan data lama, dan hapus yang sudah tidak dibutuhkan. Data yang rapi akan membantu implementasi ERP lebih tertata dan sesuai ekspektasi serta tepat waktu. 

• Setelah implementasi berjalan, bisnis yang mulai menggunakan sistem yang baru harus melakukan pelatihan yang layak dan sepatutnya mendapatkan garansi bantuan dari partner penyedia jasa ERP 

Pelatihan bagi seluruh staf dalam menggunakan sistem yang baru tidak bisa selesai hanya dalam sekali maupun dua kali pertemuan, namun perlu benar-benar diperlakukan secara serius, rutin, berkala, dan sampai semua staf yang akan menggunakan sistem yang baru memahami cara menggunakan yang baik. 

Tidak hanya staf, pengguna atau pelanggan setia juga dapat turut dilibatkan untuk bisa menjadi anggota eksklusif yang mencoba sistem terbaru.

Poin terakhir adalah perlunya ada follow up dan jaminan bantuan berkala untuk mengecek apakah benar sistem yang sudah diimplementasikan berjalan dengan mulus dan sesuai harapan. Pastikan ada garansi yang menjadi jaminan bagi perusahaan jika terjadi masalah dalam pemakaian sehingga dapat segera ditangani.