Hal-hal Sepele namun Vital yang Sering Terabaikan pada Saat Mengoperasikan Microsoft Excel

Baris pertama sampai kesepuluh mungkin ingin diberikan kode atau nama yang sama. Sehingga daripada menuliskan satu per satu maka copy paste jelas akan menjadi opsi yang lebih cepat. 

Tinggal lakukan blocking pada cell baik secara horisontal dalam satu baris atau secara vertikal dalam satu kolom. Data yang sudah di-copy sebelumnya akan langsung terduplikasi dalam beberapa tempat sekaligus.

Namun, di tengah kemudahan dan kecepatan melakukan duplikasi data menggunakan copy data, blocking pada cell, dan paste data ternyata sebagian orang justru melewatkan detail kecil yang justru berisiko membuat pekerjaan kita kacau balau atau bahkan harus diulang. Hal itu adalah melakukan copy paste data dengan melakukan blocking pada cell yang terfilter.

Sepintas kita memahami bahwa cell yang tersembunyi akibat filter data dalam satu kolom khususnya tidak akan terkena pengaruh apa-apa pada saat kita memindahkan data informasi antar cell. Sehingga dengan cerobohnya kita menduplikasi data dengan melakukan copy paste pada cell yang ter-blocking tanpa mempertimbangkan efek yang ditimbulkan.

Padahal beberapa cell yang ter-hide oleh filter pada kolom tersebut akan turut terkena dampaknya juga. 

Ketika beberapa cell yang terselip di antara filter data terkena blocking saat melakukan copy paste, cell yang tersembunyi tersebut juga akan terkena paste datanya juga meskipun cell tersebut sebenarnya telah disembunyikan oleh filter. Akibatnya, data yang terdapat pada cell tersembunyi tersebut akan tertimpa dan berubah.

Seandainya pada cell ter-hide sudah tertulis data kode ABCD, dan kita melakukan copy paste data ter-blocking dengan kode CDEF maka kode ABCD tersebut akan turut berubah menjadi CDEF meskipun filter yang ada telah meng-hide kode ABCD tersebut. Data yang seharusnya tidak berubah malah justru berubah akibat kita yang tidak menyadari efek kecil tersebut.

Tapi kabar baiknya sepertinya kelemahan ini sudah teratasi pada Ms Excel versi 2019 dibandingkan versi-versi sebelumnya. 

Pada versi 2019 meskipun kita melakukan blocking pada data terfilter dan kemudian melakukan copy paste data hal itu tidak berpengaruh pada data yang tersembunyi oleh filter tersebut. 

Hanya saja karena belum semua pengguna komputer menggunakan versi 2019 maka kita masih harus jeli memperhatikan dengan kelemahan ini.

Sebenarnya masih ada sekitar tiga hal lagi yang terkesan sepele namun punya peran vital untuk memastikan pengoperasian Ms. Excel bisa berjalan lancar. Tapi mengingat durasi tulisan ini sudah cukup panjang, maka saya akan menuliskannya kembali pada artikel berikutnya agar rekan-rekan tidak terlalu jenuh membacanya.