Hal-hal Sepele namun Vital yang Sering Terabaikan pada Saat Mengoperasikan Microsoft Excel

Identitas yang dimaksudkan untuk membedakan dua jenis informasi akan mengalami bias dan salah koneksi.

Seandainya kedua jenis kode tadi adalah ID karyawan yang menjadi dasar perhitungan gaji maka besaran dua gaji pekerja yang memiliki ID tersebut akan terbaca sama besar. Meskipun sebenarnya salah satunya memiliki upah lembur yang menjadikan ia seharusnya dibayar lebih tinggi.

Aplikasi Ms. Excel merupakan salah satu alat bantu vital dalam melakukan pengolahan data | Sumber gambar : infokomputer.grid.id

Untuk menanggulangi hal ini maka seorang pengguna Ms. Excel yang menjadikan kode numerik dengan deretan lebih dari 15 digit angka tadi sebagai kode identitas harus mengubah "status" kode numerik tersebut menjadi sebuah huruf.

Bisa dengan menambahkan tanda petik 1 (') pada deretan terdepan sebelumm baris kode angka, bisa dengan huruf (A-Z), atau menggunakan simbol-simbol lain yang bisa menjadikan kode yang sebelumnya merupakan angka menjadi berstatus huruf.

Dengan demikian deretan kode numerik seperti 12345678910111213 dan 12345678910111245 akan menjadi A12345678910111213 dan A12345678910111245 (penambahan huruf "A" di depan baris angka). 

Jika tidak ingin kode terlihat berbeda akibat penambahan huruf maka tanda petik 1 (') bisa dipergunakan sehingga kodenya akan menjadi 12345678910111213 dan 12345678910111245. 

Terlihat sama persis tapi sebenarnya deretan angka yang sudah ditambah tanda petik 1 (') di depan telah berubah status menjadi data teks, bukan number.

Copy -- Paste File Saat Filter

Pada saat kita ingin memperbanyak suatu data tertentu dalam lembar kerja Ms. Excel, yang biasanya dilakukan adalah meng-copy paste data informasi tersebut. Misalnya ingin menduplikasi suatu kode atau nama dari satu cell ke beberapa cell yang lain.

Dalam hal ini cara tradisionalnya adalah dengan melakukan copy data dan melakukan paste satu per satu pada setiap cell yang ingin diberikan duplikasinya. Namun hal itu sebenarnya kurang praktis karena terkesan bertele-tele. Kurang efisien memindahkan data satu per satu. 

Lebih cepat apabila copy paste dilakukan dengan cara melakukan blocking pada cell yang menjadi tempat duplikasi. Mungkin dalam satu baris ataupun dalam satu kolom.