Dari Laporan Keuangan sampai Analisis Soal, Pakai Microsoft Excel Saja!

Waktu masih SMP sekitar 2004-2005, pertama kali aku tahu ada benda canggih bernama komputer. 

Kata guruku benda ini bahasa aslinya "computare". Memiliki kemampuan yang mirip dengan otak manusia bahkan lebih. Benda tersebut dapat menghitung, lebih banyak mengingat, memanipulasi dan bermacam rekayasa.

Tapi secanggih-canggihnya komputer dirakit dari pemikiran otak manusia. Otak manusia, sumber segala perintah dan daya nalar diciptakan oleh Tuhan. Jadi yang paling canggih dalam tatanan alam semesta adalah Tuhan. Keren.

Pada pelajaran komputer di SMP itu, aku diajari aplikasi Office standar, Word dan Excel. Khusus Microsoft Excel, kotak-kotak yang horizontal namanya baris, sedangkan yang vertikal disebut kolom. Pertemuan antara baris dan kolom disebut cell.

Guruku mencontohkan, diisinya angka pada beberapa kotak. Lalu dengan formula yang lebih dulu diketahuinya, dibuatlah operasi standar matematika, penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. 

Pada masa itu, dari penggunaan Excel, aku sudah dibuat terkagum-kagum dengan benda bernama komputer.

Lalu pada tahun-tahun setelahnya, aku dihadapkan pada barisan data dan angka yang lebih panjang dan rumit. Bayangkan bagaimana ribetnya jika diolah manual di atas kertas. 

Berikut ini beberapa pengalamanku dimudahkan dengan Ms. Excel.

Tampilan awal Ms. Excel | gambar: KRAISWAN

Laporan keuangan

September 2018, aku berkesempatan menjadi relawan pengajar saat terjadi gempa di Lombok, NTB. 

Selama tiga bulan aku tinggal bersama masyarakat etnis Sasak. Selama di sana, semua akomodasi dan transportasi ditanggung oleh sponsor. Diberikan sejumlah uang tiap bulan untuk biaya hidup.

Nah, atas uang yang dipercayakan itu aku harus membuat laporan tiap bulan. Laporannya harus sedetilnya bahkan sampai Rp 1,00 pun harus tercatat! Wow. Bagaimana caranya?

Pakai aplikasi Ms.Excel. Aplikasi populer yang dibuat oleh perusahaan Microsoft Corporation ini bisa juga diakses di ponsel pintar (smartphone), karena sudah jadi aplikasi bawaan dari ponsel. 

Di beberapa produsen handphone, namanya WPS Office. Penggunaannya lebih simpel dan fleksibel.

Di laporan bulananku itu, pertama pasti buat judul; laporan apa dan bulan apa. Di bawah judul aku tulis keterangan saldo awal. 

Lalu secara berurutan isi kolom untuk nomor, kebutuhan, pengeluaran serta saldo. Angka pada kolom pengeluaran dipakai untuk mengurangkan saldo awal, sehingga akan jelas berapa saldo tersisa. Mau kebutuhan bahan makanan, beli bensin, sampai parkir semua harus dicatat. Mudah dan jelas. 

Sebagai laporan akhir, aku mengkliping semua nota-nota belanja sebagai bahan validasi. Biar cuma relawan, harus professional dong!

Analisis soal

Dalam pengalamanku sebagai guru di sekolah swasta, salah satu keterampilan dimiliki sekaligus tanggung jawab yang diemban adalah mengolah nilai melalui Excel. (Apakah di sekolah negeri juga berlaku?) Menganalisis soal istilahnya.

Dari tiap soal yang dibuat, guru sudah menetapkan bobot poinnya. Misalnya jika pilihan ganda maka poinnya 1, lalu isian singkat maka 2 poin, sedangkan uraian mendapatkan 5 poin. 

Khusus jawaban soal isian dan uraian, jawaban murid pasti beragam bahkan bisa mengarang indah, tak jarang absurd.

Mustahil menuntut murid menjawab persis plek sampai titik koma dengan kunci jawaban guru, kecuali mereka menyalin dari contekan. Kalau ada salah satu dua kata, benarkan saja. 

Kalau pernyataan mengambang, hanya separuh dari ekspektasi berikan separuh dari poin. Intinya harus ada toleransi dan keluwesan dalam mengoreksi, kalau tidak ingin dibilang pelit nilai.

Dari keseluruhan analisis akan kelihatan, berapa murid yang tuntas melewati nilai KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal) atau belum. Di soal mana yang murid paling banyak menjawab salah. 

Apakah memang murid tidak teliti membaca perintah, atau soal yang dibuat terlalu sulit. Analisis macam ini perlu agar guru terus mengevaluasi pembelajaran yang dilakukan, khususnya dalam proses penilaian.

Memberi sorotan nilai pada Ms. Excel | gambar: KRAISWAN

Di Excel juga bisa menyorot nilai tertentu, misalnya nilai yang di bawah KKM. Caranya yakni di Task Menu -> Home -> Conditional Formating -> Highliht cells rules -> Less Than. Biasanya angka yang hendak disorot akan diberi warna mencolok, dengan warna merah muda misalnya. Praktis dan menarik, kan?

Mengolah nilai rapor

Dua tahun aku dipercaya menjadi wali kelas. Salah satu tugas beratnya adalah mengolah nilai rapor. Tiap menjelang pembagian rapor, harus menghubungi guru tiap mapel (di sekolahku kini, jenjang SD, sistemnya guru mapel, BTW). 

Jadi drama kalau para murid terlambat mengumpulkan tugas. Ini memengaruhi guru terkait, pasti terlambat setor nilai ke wali kelas. Kalau dari gurunya sendiri, pasti semua disiplin dong.

Apalagi pelajaran Tematik (K-13) yang berisi sampai empat mupel, khususnya kelas 5 yang aku ampu, yakni Bahasa Indonesia, Pendidikan Kewarganegaraan dan Pancasila (PPKN), Ilmu Pengetahuan Sosial (IPS), dan Seni Budaya dan Prakarya (SBdP). 

Nah loh, bayangkan berapa kolom harus diisi! Jika dalam satu semester tiap mapel mengambil 2-3 tugas dan 1 ulangan bulanan, kalikan dengan 13 mata pelajaran. Mantab!

Banyaknya angka dalam mengolah rapor | gambar: KRAISWAN

Kenyang kenyang deh, bunds! Menatap daftar angka yang kadang berwarna merah.

Daftar angka dari Ms. Excel ini nantinya akan di-mailings, disinkronisasikan istilahnya ke Ms. Word yang bisa ditampilkan hasil akhir nilai tiap murid. Canggih kan, bund!

Demikian caraku memanfaatkan Ms. Excel, aplikasi yang canggih, mudah dipakai, dan aplikatif. Anda punya pengalaman lain? 

--KRAISWAN