Di era disrupsi digital dan transformasi kelembagaan, organisasi dituntut untuk mengambil keputusan yang cepat, tepat, dan akuntabel. Salah satu elemen terpenting dalam menunjang keunggulan organisasi adalah pengelolaan sumber daya manusia (SDM) secara efektif. Namun, efektivitas tersebut tidak lagi cukup jika hanya mengandalkan intuisi atau pendekatan konvensional. Diperlukan manajemen SDM berbasis data (data driven HR management), yaitu pengelolaan SDM yang menggunakan data objektif sebagai dasar pengambilan keputusan strategis dan operasional.
Manajemen SDM berbasis data berarti bahwa seluruh aktivitas SDM mulai dari rekrutmen, penempatan, pengembangan, penilaian kinerja, hingga pengambilan keputusan organisasi dilakukan berdasarkan data yang terukur dan terverifikasi. Dengan kata lain, organisasi tidak lagi menilai kinerja karyawan hanya berdasarkan kedekatan personal, senioritas, atau persepsi subjektif. Sebaliknya, keputusan dibuat atas dasar angka, fakta, dan bukti yang terekam dalam sistem manajemen informasi SDM.
Dalam konteks organisasi pendidikan, termasuk perguruan tinggi, pendekatan ini menjadi semakin penting. Di satu sisi, perguruan tinggi dituntut untuk menerapkan tata kelola yang baik (good university governance). Di sisi lain, kualitas pendidikan sangat bergantung pada performa dan kompetensi SDM, baik dosen maupun tenaga kependidikan. Maka, pertanyaan yang muncul adalah: sejauh mana pimpinan kampus mengenal kekuatan dan kelemahan SDM-nya? Apakah kebijakan pengembangan SDM selama ini sudah berbasis data yang akurat?
Sayangnya, banyak institusi masih mengelola SDM dengan cara manual atau terfragmentasi. Data karyawan tercecer dalam file excel yang terpisah, dokumen hardcopy tidak terintegrasi, dan sistem informasi kepegawaian hanya sebatas formalitas administratif. Akibatnya, sulit untuk merumuskan kebijakan yang bersifat strategis. Contohnya, kampus tidak bisa dengan cepat menjawab pertanyaan sederhana: "Berapa persen dosen yang aktif meneliti dalam 2 tahun terakhir?" atau "Siapa saja tenaga kependidikan yang memiliki kompetensi IT namun belum dimanfaatkan optimal?"
Manajemen SDM berbasis data justru menjawab persoalan tersebut. Dengan sistem yang terintegrasi dan indikator yang terukur, pimpinan organisasi dapat:
1. Melakukan pemetaan kompetensi untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan setiap individu secara objektif.
2. Menyusun perencanaan karier dan pelatihan yang sesuai kebutuhan nyata, bukan sekadar formalitas.
3. Mengevaluasi beban kerja dan produktivitas berdasarkan data aktual, sehingga distribusi tugas lebih merata dan adil.
4. Merancang struktur organisasi yang efisien karena tahu posisi mana yang redundan atau kekurangan tenaga.
Selain itu, penggunaan data dalam manajemen SDM juga memperkuat aspek akuntabilitas dan keadilan. Misalnya, pemberian insentif berbasis kinerja (performance based reward) dapat dilakukan secara transparan jika indikator kerja telah ditentukan dengan jelas dan pencapaian kinerja tercatat secara digital. Tidak ada lagi ruang bagi spekulasi atau kecemburuan, karena semua pihak memahami dasar keputusan yang dibuat.
Dalam skala lebih luas, data SDM juga menjadi bahan penting dalam penjaminan mutu dan akreditasi institusi. Badan akreditasi seperti BAN-PT atau LAM mewajibkan laporan berbasis data pada instrumen penilaian, seperti rasio dosen-mahasiswa, kualifikasi pendidikan, sertifikasi kompetensi, dan rekam jejak penelitian. Kampus yang telah menerapkan manajemen SDM berbasis data akan lebih siap dan efisien dalam menyusun dokumen akreditasi, tanpa harus mengumpulkan data secara dadakan.
