Proforma Invoice: Kunci Pembuka dalam Dunia Ekspor-Impor
Bayangkan jika Anda ingin membeli sebuah produk dari supplier di luar negeri, atau justru Anda adalah sebagai produsen yang hendak menjual ke pasar internasional. Dalam transaksi ekspor impor ini tentunya melibatkan jarak yang jauh, nilai yang besar, dan pihak-pihak yang belum tentu saling mengenal dengan baik. Lalu, bagaimana cara memastikan kedua belah pihak sepakat pada detail yang sama sebelum barang benar-benar dikirim dan uang pembayaran ditransfer?
Di sinilah Proforma Invoice (PI) yang akan muncul sebagai pahlawan. Dokumen ini bukan cuma sekedar kertas biasa, melainkan sebuah "janji dalam bentuk tertulis" yang menjadi fondasi komunikasi dan kepercayaan dalam perdagangan internasional.
Lantas apa Itu Proforma Invoice atau Draft Faktur?
Adapun pengertian dari Proforma Invoice adalah dokumen yang dikirim oleh penjual (eksportir) kepada calon pembeli (importir) yang berisi rincian barang atau jasa yang akan dikirim, beserta semua syarat penjualannya. PI bukanlah sebuah tagihan yang harus dibayar, melainkan bentuk keseriusan dari pihak importir yang akan membeli produk dari eksportir. Bentuk keseriusan itulah yang kemudian diterbitkan dalam bentuki Proforma Invoice. Analogi sederhananya adalah seperti sebuah quote atau penawaran yang sangat detail, atau seperti menu dan harga di restoran sebelum Anda memesannya. Anda tahu apa yang akan Anda dapatkan dan berapa harganya sebelum komitmen final dibuat.
Lantas , Apa Bedanya PI ini dengan Commercial Invoice? Berikut beberapa perbedaannya, antara lain :
- Dari segi Status Hukum PI bukanlah sebuah dokumen tagihan resmi, jadi tidak memiliki kekuatan hukum, sedangkan Invoice adalah sebuah dokuman tagihan resmi dan berperan sebagai bukti utang piutang yang sah.
- Dari segi Tujuan, maka fungsi dari PI adalah seagai penawaran, pernyataan niat, dan alat bantu. Sedangkan Invoice adalah sebagai penagihan dan bukti kepemilikan
- Dari segi Waktu Penerbitan. Untuk PI diterbikan/dibuat sebelum dilakukan pengiriman barang dan hanya sebagai bagian dari negosiasi. Sedangkan Invoice bari diterbitkan setelah deal baik secara bersamaan atau setelah pengiriman barang.
- Dari segi Nilai, maka nilai yang diterbitkan belum tentu final, karena bisa berubah bisa naik ataupun turun. Sedangkan dalam Invoce nilai yang diterbitkan sudah final tidak umumnya dapat dirubah.
PI walapun bukan formalitas, tetapi Ia adalahseperti sebuah tools yang bersifat multifungsi yang menjembatani kebutuhan berbagai pihak, antara lain :
1. Bagi Importir (Pembeli) PI berfungsi sebagai :
- Alat pengajuan untuk pembiayaan, karena bank biasanya selalu membutuhkan PI untuk memproses aplikasi Letter of Credit (L/C) atau pembiayaan impor lainnya. Bank perlu tahu detail transaksi sebelum menyetujui dana.
- Dokumen pengajuan Izin Impor, dimana Bea Cukai di negara importir sering meminta PI sebagai dokumen pendukung untuk mengajukan izin impor (seperti SPI atau NPIK di Indonesia) dan untuk perkiraan perhitungan bea masuk dan pajak pajak lainnya.
- Bukti kepercayaan dan kejelasan, karena dokumen ini memberikan kepastian tentang spesifikasi produk, harga, dan syarat pengiriman sehingga tidak ada kesalahan yang akan dibayar mahal di kemudian hari.
2. Bagi Eksportir (Penjual) PI berfungsi sebagai :
- Bentuk Komitmen dari Pembeli, karena PI yang disetujui dan diterima oleh importir adalah bukti bahwa mereka serius dan menyepakati semua terms.
- Melindungi Kepentingan eksportir, karena dengan mencantumkan syarat pembayaran (misal: 50% di muka, 50% sebelum pengiriman), maka eksportir dapat meminimalisir risiko tidak dibayar.
- Panduan Produksi & Pengemasan. Dalam hal ini PI bisa menjadi acuan internal untuk tim produksi dan logistik tentang apa yang harus disiapkan dan dikirim.
3. Bagi Pihak Lain (Logistik, Asuransi, Bea Cukai) PI berfungsi sebagai :
- Informasi Perusahaan Pengiriman, karena PI ini membantu mereka untuk menghitung biaya pengiriman (freight) berdasarkan detail barang dalam PI.
- Perusahaan Asuransi. Maka PI ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menghitung besaran jumlah premi asuransi pengiriman yang harus dibayar.
- Bea Cuka, maka dokumen PI ini sering digunakan sebagai dokumen referensi awal untuk proses custom clearance.
Adapun ini dari dokumen PI yang professional, palig tidak  harus mencakup elemen-elemen berikut:
- Judul/kata  "Proforma Invoice", jelas secara Jelas tertulis dicantumkan di dokumen untuk membedakannya dari invoice biasa.
- Nomor dan Tanggal PI Â yang berperan untuk referensi dan tracking.
- Data Lengkap Penjual & Pembeli berupa Nama, alamat, kontak, nomor pajak.
- Detail Produk yang antara lain berisi : Nama barang, spesifikasi teknis, kuantitas, satuan (pcs, kg, m), Harga per unit, dan Total Nilai.
- Pencatuman syariat Incoterms misalnya : FOB Shanghai, CIF Jakarta, atau EXW Surabaya. Dimanjan klausul ini untuk menentukan tanggung jawab, risiko, dan biaya antara penjual dan pembeli.
- Pencatuman Metode Pembayaran yang akan dilakukan oleh pihak Pembeli seperti melalui : Transfer bank, Letter of Credit (L/C), Cadance (TT), dll. Jika ada pembayaran  menggunakan uang muka (down payment), maka cantumkan berapa besar persentasenya.
- Metode dan Rute Pengiriman, apakah menggunakan moda transportasi Laut (via kapal), udara (via pesawat), darat? Termasuka juga pencantuman nama pelabuhan keberangkatan dan tujuan (e.g., Tanjung Priok Port).
- Pencantuman Berat Kotor dan Berat Bersih. Dalamm hal ini sangat penting untuk perhitungan besaran biaya pengiriman.
- Masa Berlaku Penawaran sangat penting untuk membatasi waktu yang diberikan kepada pembeli, Misalnya, "This proforma invoice is valid for 60 days." Dan hal ini untuk melindungi penjual dari fluktuasi harga.
- Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan sebagai bentuk resmi pengesahan.
