Mengenal bagaimana Struktur Organisasi dirancang

Struktur organisasi merupakan kerangka kerja yang mengatur bagaimana tugas-tugas dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan dalam suatu organisasi.  Struktur organisasi yang efektif membantu organisasi mencapai tujuannya dengan mengoptimalkan efisiensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan.
 
Enam Elemen dalam Merancang Struktur Organisasi:
 
1. Spesialisasi Pekerjaan (Work Specialization):  Mengkhususkah tugas-tugas yang dibagi dalam organisasi, Spesialisasi pekerjaan tinggi dapat meningkatkan efisiensi, namun dapat juga menyebabkan kebosanan dan kurangnya fleksibilitas.
2. Departementalisasi (Departmentalization): Mengelompokkan tugas-tugas berdasarkan fungsi, produk, layanan , geografis, proses atau pelanggan.
3. Rantai Komando (Chain of Command): Garis otoritas yang membentang dari puncak organisasi ke tingkatan terbawah, menjelaskan siapa melapor kepada siapa, dengan adanya Otoritas (Authority),Tanggung Jawab (Responsibility), dan Kesatuan Komando (Unity of Command) dapat membuat rantai komando yang jelas juga membantu memastikan akuntabilitas dan koordinasi.
4. Rentang Kendali (Span of Control) : Dilihat dari banyak bawahan yang dapat dikelola secara efektif oleh seorang manajer, Retang kendali sempit biasanya memanjang ke bawah yang dapat terkontrol dengan baik namun biaya lebih tinggi (lebih banyak manajer), komunikasi vertikal lambat, Sedangkan Rentang kendali yang lebar biasanya luas kesamping yang dapat meningkatkan efisiensi, namun dapat juga menyebabkan manajer kewalahan.
5. Sentralisasi & Desentralisasi (Centralization and Decentralization): Tingkat otoritas pengambilan keputusan, Sentralisasi memberikan kontrol yang lebih besar yang dimana  pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi (biasanya manajemen puncak), sementara desentralisasi mendorong inisiatif dan fleksibilitas yang di mana pengambilan keputusan didistribusikan ke seluruh organisasi.
6. Formalisasi (Formalization): Pekerjaan dalam organisasi distandarisasi melalui aturan, regulasi, dan prosedur tertulis. Formalisasi tinggi dapat meningkatkan konsistensi dan efisiensi, namun dapat juga menghambat inovasi dan kreativitas. Sedangkan formalisasi Rendah memiliki Sedikit aturan dan prosedur, fleksibilitas tinggi namun dapat terjadi potensi inkonsistensi.
 
Jenis-Jenis Struktur Organisasi:

• Struktur Sederhana (Simple Structure): Cocok untuk organisasi kecil dengan sedikit departementalisasi, rentang kendali yang lebar, dan otoritas terpusat. Fleksibel dan cepat, tetapi sulit dipertahankan saat organisasi berkembang.
• Biurokrasi (Bureaucracy): Memiliki spesialisasi kerja tinggi, departementalisasi fungsional, sentralisasi, rantai komando yang jelas, dan formalisasi tinggi. Efisien dan standar, tetapi kaku dan lambat beradaptasi dengan perubahan.
• Struktur Matriks (Matrix Structure): Menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk, dengan karyawan memiliki dua atasan. Efisien dalam penggunaan sumber daya dan fleksibel, tetapi bisa menyebabkan kebingungan dan konflik.
• Struktur Tim (Team-Based Structure): Mengatur organisasi berdasarkan tim kerja. Fleksibel dan responsif, tetapi membutuhkan koordinasi yang efektif.
• Struktur Jaringan (Network Structure): Mengandalkan hubungan eksternal untuk sebagian besar fungsi. Fleksibel dan fokus pada kompetensi inti, tetapi kurang kontrol.
• Organisasi Virtual (Virtual Organization): Anggota bekerja secara geografis terpisah dan berkoordinasi melalui teknologi. Fleksibel dan akses ke talenta global, tetapi membutuhkan komunikasi yang efektif.

 

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Desain Struktur Organisasi:

 

- Strategi Organisasi: Struktur harus mendukung pencapaian tujuan dan strategi organisasi.

- Ukuran Organisasi: Organisasi yang lebih besar cenderung memiliki struktur yang lebih kompleks.

- Teknologi: Teknologi yang digunakan memengaruhi desain pekerjaan dan kebutuhan koordinasi.

- Lingkungan: Lingkungan eksternal yang dinamis membutuhkan struktur yang lebih fleksibel.

Implikasi Struktur Organisasi Terhadap Perilaku:

Struktur organisasi memengaruhi cara individu dan kelompok berinteraksi, berkomunikasi, dan berkolaborasi. Struktur yang tidak sesuai dapat menyebabkan konflik dan penurunan kinerja.
 
Tren dalam Struktur Organisasi:

Tren terkini dalam desain struktur organisasi mencakup struktur yang lebih datar, lebih banyak tim, desentralisasi yang meningkat, dan fleksibilitas yang meningkat.
 
Contoh Struktur Organisasi dalam Kampus:

• Rektor/Ketua/Direktur: Sebagai pimpinan tertinggi, bertanggung jawab atas seluruh operasional kampus.
• Wakil Rektor/Wakil Ketua/Wakil Direktur: Membantu Rektor dalam menjalankan tugasnya, biasanya terbagi berdasarkan bidang seperti akademik, kemahasiswaan, dan umum/keuangan.
• Fakultas/Sekolah Tinggi/Jurusan: Unit akademik yang bertanggung jawab atas program studi tertentu.  Setiap fakultas biasanya dipimpin oleh Dekan/Ketua/Kaprodi.
• Departemen/Bagian: Unit pendukung akademik seperti bagian kepegawaian, keuangan, perencanaan, dan humas.
• Unit Layanan:  Seperti perpustakaan, laboratorium, pusat komputer, dan unit kesehatan.
• Himpunan Mahasiswa (HIMA) dan Organisasi Kemahasiswaan:  Organisasi yang dikelola mahasiswa untuk kegiatan ekstrakurikuler dan pengembangan diri. Struktur organisasi HIMA sendiri bervariasi, contohnya terdapat Ketua, Wakil Ketua, dan divisi-divisi seperti kaderisasi, riset, dan kemitraan.