Pernahkan Anda membaca produk surat dinas dari suatu kantor tapi masih banyak terdapat kesalahan pengetikan, kurang simetris margin kanan-kirinya, tata bahasanya acak-acakan dan amburadul, termasuk soal susunan paragrafnya yang tidak rapi?
Atau bahkan sampai fatal tidak dibubuhi cap basah, dan juga tidak ada tanda tangan basahnya atau mungkin kesalahan-kesalahan lainnya?
Ya, itulah gambaran produk surat dinas yang dibuat secara asal-asalan, tidak bertanggung jawab dan terlalu menyepelekan seberapa pentingnya produk surat dinas tersebut bagi kredibilitas dan kebereksistensian suatu kantor.
Biasanya juga, surat dinas tersebut sering dari hasil copy-paste dan  sering sekali tidak melalui skema kontrol paraf yang sistematis, atau kurang dimoderasi ataupun diautentifikasi secara teliti dan baik oleh pihak yang berkompeten sesuai bidangnya.
Termasuk juga, tidak memedomani prinsip dan aturan main dalam membuat produk surat dinas oleh pihak-pihak yang berkompeten terkait surat dinas tersebut.
Padahal sejatinya, produk surat dinas ini tidaklah boleh disepelekan dalam membuatnya, dan seharusnya sudah tidak ada lagi kesalahan- kesalahan saat sudah didistribusikan dan diterima sesuai dengan alamat tujuan.
Lalu, apakah alasan yang mendasarinya kenapa surat dinas ini menjadi sebegitu pentingnya dan sebegitu krusialnya bagi suatu kantor?
1. Produk Surat Dinas adalah Mempertaruhkan Kehormatan dan Kewibawaan Kantor.
Produk surat dinas itu adalah gambaran umum bagaimana kehormatan dan kewibawaan suatu kantor di antara para relasi, rekanan, ataupun partner bisnis.
Sehingga bisa dibayangkan bila surat dinas tersebut sudah sampai kepada alamat tujuan dan saat dibaca masih terdapat banyak kesalahan, bahkan kesalahan fatal, maka akan dapat menjatuhkan kredibilitas suatu kantor.
Di sinilah alasannya, kenapa produk surat dinas kantor itu sampai menjadi pertaruhan kehormatan dan kewibawaan kantor.
2. Produk Surat Dinas Merupakan Sarana Dan Etika Komunikasi Tertulis Pimpinan.
Ya, produk surat dinas itu adalah sarana komunikasi tertulis yang akan menjadi bukti otentik untuk menjadi arsip di kemudian harinya.
Bahkan seperti halnya dalam komunikasi lisan antar pimpinan yang pada umumnya mengedepankan etika komunikasi yang baik, maka berlaku sama pulalah soal etika komunikasi tertulis ini dalam tulisan pada surat dinas.
Jadi bisa dibayangkan, seberapa malunya pimpinan kantor, bila ternyata produk komunikasi tertulisnya dibuat asal-asalan oleh kantor, bahkan bisa jadi seorang pimpinan dianggap kurang sopan, dan parahnya akan menjatuhkan kredibilitas pimpinan.
3. Produk Surat Dinas Merupakan Wujud Kepribadian dan Profesionalisme Sistem Keorganisasian Kantor.
Dalam organisasi kantor, tentunya tersusun secara terstruktur, siapa pimpinan utama, siapa wakil pimpinan, siapa kepala bagian, siapa kepala urusan, sampai dengan siapa para unsur staf kantor.
Nah, mau itu produk buatan bagian manapun atau siapakah staf yang membuat produk surat dinas tersebut di dalam sistem keorganisasian tersebut, maka surat dinas tersebut adalah tetap mewakili wujud kepribadian dan profesionalisme seutuhnya organisasi.
Jadi, kalau surat dinas tersebut sudah terdistribusi sesuai alamat tujuan dan masih terdapat banyak kesalahan, maka yang terdampak adalah secara sistem organisasi bukan perorangannya.
Sehingga bisa menyebabkan penilaian buruk terkait sejauh mana mutu dan kualitas tingkat profesionalitas dan kepribadian suatu organisasi di kantor.
Nah, nilah kira-kira beberapa hal yang menjadi alasan betapa penting dan krusialnya produk surat dinas tersebut bagi suatu kantor, sehingga tidak boleh asal bikin, sembarangan tanpa mengikuti prosedur yang sistematis.
Nah, berkaitan dengan itu, sebagai wawasan bersama, izinkan juga penulis untuk menyampaikan pedoman-pedoman wajibnya, agar produk surat dinas ini jangan sampai terjadi kesalahan-kesalahan yang memalukan ataupun memilukan, sehingga jadinya menyedihkan.
Lalu apa saja pedoman tersebut?
1. Ketelitian.
Utamanya dahulu adalah jangan asal copy paste, buatlah yang baru, lalu setelahnya harus teliti dalam bentuknya, susunannya, isinya, bahasa yang digunakan, dan pengetikannya.
2. Terang dan Jelas.
Produk surat Dinas harus mudah dimengerti, tidak menimbulkan penafsiran ganda, dan harus menghindari kata-kata yang tidak lazim dan kata-kata yang tidak baku (mengutamakan pembakuan).
3. Singkat dan Padat.
Penuangan gagasan lengkap dirumuskan secara singkat dan padat dengan menggunakan kalimat efektif tanpa mengubah arti.
4. Mantik dan Meyakinkan.
Gagasan yang dituangkan dilakukan sesuai urut-urutan yang logis dan kronologis, serta sistematik sehingga dapat meyakinkan pembaca produk surat dinas.
5. Kontrol Paraf dan Baca Ulang.
Harus ada pihak terkait sesuai bidang tanggung jawabnya masing-masing yang memoderasi atau mengautentifikasi produk surat dinas kantor, seperti misal sekretariat(Set) kantor, Humas kantor, dan sejenisnya.
Setelahnya untuk lebih meyakinkan dan mantap, maka janganlah ketinggalan, wajib baca lagi dan baca lagi, setidaknya tiga atau empat kali.
Nah, itulah kiranya pedoman wajib yang bisa penulis sampaikan soal pembuatan produk surat dinas kantor, termasuk seberapa penting produk surat dinas itu bagi kantor.
Juga secara keseluruhannya, semoga saja apa yang sudah penulis bagikan ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi bersama.
