Pendaftaran dilakukan secara online melalui sebuah situs khusus, dan harus mengisi formulir, yang menjelaskan berbagai hal (nomor visa, rencana waktu-dan-bandara kedatangan di Saudi, keterangan vaksinasi dan jenis vaksinnya dan seterusnya).
Melalui arrival registration ini, kedatangan setiap jemaah umrah di Saudi Arabia (baik melalui bandara King Abul Aziz di Jeddah ataupun Bandara Prince Mohammed bin Abdul Aziz di Madinah), sudah tercatat dan terkoneksi ke semua instansi terkait di Saudi Arabia (Imigrasi, Departeman Haji dan Umrah, Departemen Kesehatan, keamanan Bandara, lembaga pengelola dua Haramain (Makkah dan Madinah), jaringan hotel, termasuk perusahaan/company yang menghandle perjalanan umrah dan lain sebagainya, dan tentu saja termasuk administrator aplikasi Tawakkalna/Eatmarna).
Dengan begitu, Pemerintah Saudi dapat melakukan monitoring ketat yang bersifat integral terhadap setiap jemaah umrah, selama berada di wilayah Saudi Arabia.
Ketika check-in di hotel, misalnya, pihak hotel hanya meminta nomor visa, dan begitu petugas resepsionis memasukkan nomor visa umrah ke sistem komputer hotel, maka pihak hotel akan langsung mendapatkan sekaligus memiliki semua data tentang jemaah umrah yang bersangkutan.
Terkait dengan arrival registration ini, ada peristiwa yang nyaris membuyarkan semuanya: saya hampir gagal berangkat dari Amsterdam.
Gara-garanya, pada isian tanggal vaksin dosis kedua di formulir arrival registration, ada kesalahan tanggal. Pihak travel di Den Haag mengisinya dengan tanggal 02-12-2021 (padahal semestinya 04-08-2021).
Sebenarnya sejak awal, saya sudah tahu ketika melihat kesalahan tanggal tersebut. Saya juga sudah meminta pihak travel untuk membetulkannya. Namun pihak travel malah menegaskan, tidak ada masalah (no problem) terkait kesalahan isian tanggal tersebut, dengan alasan saya membawa bukti vaksin (Belanda atau Uni Eropa) yang otentik. Dan ketika itu, saya manut saja apa kata pihak travel.
Namun begitu melakukan check-in di Bandara Schiphol Amsterdam, petugas check-in tegas tidak mau menerima kesalahan tanggal itu, dan menolak melanjutkan proses checkin, meskipun saya menunjukkan dokumen vaksinasi yang asli dan barcode-nya.
Sempat agak panik. Saya lalu menelepon pihak travel untuk mengabarkan kasus kesalahan tanggal itu dan memintanya untuk segera membereskannya. Jika tidak, saya tidak bisa check-in. Pihak travel lalu melakukan komunikasi dengan mitranya di Saudi Arabia.
Pada saat yang sama, pihak maskapai kembali menegaskan kepada saya, kesalahan penulisan tanggal itu harus diperbaiki. Jika tidak, ya nggak bisa berangkat.
Untunglah ada manager lapangan maskapai, yang sigap dan tahu prosedurnya, dan lantas dengan senang hati membantu saya memperbaiki kesalahan tanggal vaksin kedua itu (dari 02-12-2021 menjadi 04-08-2021), melalui situs portal pendaftaran kedatangan di Saudi Arabia yang bernama Muqeem Portal (https://muqeem.sa).
