Apa hal pertama yang terlintas di benak Anda tentang pentingnya dokumentasi? Apakah Anda mengambil foto dan video? Atau tindakan kasir atau bagian keuangan saat menunjukkan tanda terima pembayaran? Ataukah realita bagaimana seorang reporter merekam berita tentang suatu kegiatan tertentu? Apa sih pengertian dokumentasi yang sebenarnya? Jawaban: Semua contoh ini adalah kegiatan dokumenter.
Dari mana kita mendapatkan informasi tentang keberadaan manusia purba? Atau kisah-kisah heroik dari kerajaan-kerajaan terbesar di Nusantara yang dipersiapkan sebelum keruntuhannya? Lalu bagaimana dengan cerita penghancuran bendera biru Belanda di Orange Hotel pada peristiwa November di Surabaya? Semua informasi ini kami dapatkan dari dokumentasi yang ditinggalkan oleh para pelaku sejarah. Kita bisa membaca prasasti yang ditulis untuk raja Majapahit. Kita bisa melihat foto-foto peristiwa heroik tersebut untuk memvisualisasikan dan merasakan perjuangan mereka.
Dokumen keuangan juga sangat penting dalam operasi bisnis. Akuntan sangat bergantung pada dokumentasi untuk melacak arus keuangan di dalam dan di luar perusahaan. Pengelola membutuhkan dokumentasi hasil pelaksanaan program sebelumnya untuk mengevaluasi dan memperbaiki program selanjutnya. Setiap orang di area kerja yang berbeda membutuhkan dokumentasi. Mengingat banyaknya realitas dokumentasi, apa yang dimaksud dengan dokumentasi?
Definisi dokumentasi
Dokumentasi dapat kita artikan sebagai segala kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi dengan tujuan mengabadikan momen tersebut sebagai bukti. Informasi yang berhasil dikumpulkan kemudian dapat disebarluaskan sesuai kebutuhan.
Dokumentasi tidak terbatas pada mengambil foto atau merekam video, merekam suatu peristiwa atau mengumpulkan sumber informasi seperti database untuk digunakan dan dilestarikan juga dokumentasi. Berkat kegiatan dokumenter, kita bisa mengetahui peristiwa sejarah. Dokumentasi tersebut dapat berupa tulisan, catatan, tanda, gambar, foto dan video.
Mengapa dokumentasi itu penting
Dokumentasi penting tidak hanya untuk individu tetapi juga untuk bisnis perusahaan dan bahkan untuk kelancaran fungsi masyarakat. Seperti yang telah kita diskusikan secara singkat, dengan bantuan dokumentasi kita dapat mengetahui semua peristiwa masa lalu, tetapi selain itu dokumentasi ini memberi kita banyak keuntungan lainnya.
1. Mengabadikan dan menjadi bukti suatu kejadian
Dokumentasi dapat mengabadikan peristiwa tersebut dalam bentuk gambar, tulisan, video, bahkan objek-objek unik lainnya. Kegiatan pendokumentasian dengan fokus pada pengumpulan bukti dapat menjadi alat untuk mengumpulkan bukti sebanyak-banyaknya, yang menjadi sumber informasi yang valid dan kuat.
Misalnya, dokumentasi acara perusahaan yang sejumlah tertentu disumbangkan untuk sumbangan sosial. Foto, video, dan tanda terima sebagai bukti penyerahan adalah sumber informasi yang valid untuk menunjukkan bahwa program penggalangan dana telah dibagikan. Hasil dokumentasi ini kemudian dapat dikumpulkan dan dijadikan bahan untuk mempresentasikan perusahaan kepada khalayak yang lebih luas.
2. Sebagai media
Dokumentasi tersebut dapat berfungsi sebagai media publikasi. Sumber data yang dikumpulkan dan dibersihkan dapat didistribusikan untuk menyempurnakan materi promosi. Adanya bukti dokumenter dapat meyakinkan komunikator bahwa apa yang disampaikannya adalah benar.
3. Bukti transaksi keuangan
Dokumentasi juga sangat penting saat mencatat transaksi keuangan. Saat mencatat semua arus kas perusahaan, akuntan membutuhkan bukti bahwa dana perusahaan benar-benar digunakan sesuai dengan anggaran yang telah disepakati di awal. Pembiayaan merupakan masalah yang sangat sensitif dan mempengaruhi eksistensi perusahaan, oleh karena itu pencatatan arus kas tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Setiap uang yang dikeluarkan harus disertai dengan bukti yang sah. Bukti ini dapat diperoleh dengan mendokumentasikan atau merekam bukti
4. Evaluasi material dan desain lanjutan oleh supervisor
Tidak hanya di industri keuangan yang membutuhkan dokumentasi untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya, dokumentasi juga sangat berguna bagi seorang supervisor saat membuat rencana manajemen. Pengawas dapat menemukan perkiraan dengan mengamati dan mempelajari implementasi program sebelumnya terhadap dokumentasi. Tidak hanya dalam bentuk program acara, tetapi juga dalam alokasi dana dan pentingnya program terkait dengan tujuan. Dari sumber informasi ini, manajer dapat mempertimbangkannya saat membuat rencana selanjutnya sehingga dapat diperbaiki dan diperbaiki.
Jenis-jenis dokumentasi
Untuk mempertajam pemahaman kita tentang dokumentasi ini dan untuk mengetahui manfaat dari dokumentasi tersebut, digunakan jenis-jenis dokumen berikut ini:
1. Dokumen pribadi, niaga, dan pemerintah
Jenis pertama adalah dokumentasi berdasarkan topik yang dibutuhkan. Dokumentasi dapat didasarkan pada kepentingan pribadi. Misalnya, dokumen pribadi dapat diklasifikasikan sebagai foto dan video aktivitas pribadi dan keluarga, buku catatan yang ditulis untuk keperluan pribadi, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kepentingan pribadi.
Pada saat yang sama, dokumentasi komersial mencakup berbagai masalah ekonomi dan operasional. Misalnya, transaksi keuangan yang memerlukan faktur dan tanda terima pembayaran, dokumentasi aktivitas tertentu, dan laporan penjualan. Dokumentasi yang berkaitan dengan negara dan kegiatannya diklasifikasikan sebagai dokumen pemerintah. Bergantung pada level subjek, cakupannya tentu lebih besar.Â
2. Dokumen primer atau sekunder
Pengertian jenis dokumentasi tergantung dari sumber informasi yang diterima, ada dua jenis yaitu primer dan sekunder. Dokumentasi primer berasal dari sumber pengetahuan langsung yang mengalami atau melakukan aktivitas tersebut. Meskipun dokumentasi sekunder adalah dokumentasi yang mengambil informasi dari sumber sekunder, bisa juga yang kedua, ketiga, dst.
3. Dokumen dinamis dan statis
Dokumentasi dinamis dan statis dibedakan berdasarkan kepentingannya terhadap kinerja pekerjaan, apakah kemudian dapat digunakan secara langsung atau tidak. Dokumentasi dinamis dapat digunakan langsung di tempat, tetapi dokumentasi statis tidak bisa.Â
4. Dokumen tekstual dan non tekstual
Seperti namanya, "tekstual" berarti tertulis atau dalam bentuk teks, sedangkan "non-tekstual" berarti segala jenis dokumentasi di luar tulisan. Misalnya foto, video, jenazah atau rekaman audio. Dokumentasi tekstual dan nontekstual bekerja sesuai dengan kondisi dan situasinya masing-masing. Jenis dokumentasi ini juga dipengaruhi oleh perkembangan budaya dan teknologi. Dokumentasi foto dan video dulu tidak secanggih sekarang. Dokumentasi rata-rata hanya didasarkan pada catatan tulisan tangan.
Itulah sekilas penjelasan singkat tentang dokumentasi dan pentingnya dalam kehidupan kita, terutama dalam kehidupan bisnis perusahaan. Tetapi tahukah anda bahwa saat ini kemajuan teknologi sudah sangat berkembang sehingga kemudahanya dapat kita rasakan dalam kehidupan sehari-hari. Contohnya saja Software ERP yang memungkinkan kita melakukan dokumentasi untuk seluruh kebutuhan bisnis dari penjualan dan pembelian, keuangan dan akuntansi, hingga inventory dan human resource semuanya dapat dicatat dalam sebuah software ERP. Dalam hal ini satu rekomendasi software ERP yang dapat anda coba adalah Ukirama ERP. Selain karena fiturnya yang lengkap dan sudah terintegrasi satu sama lain sehingga dapat mendukung seluruh proses bisnis anda, harganya yang sangat terjangkau membuat nilai tambah untuk salah satu software ERP terbaik di Indonesia ini. Semoga Bermanfaat...Â
