2. Sebagai media
Dokumentasi tersebut dapat berfungsi sebagai media publikasi. Sumber data yang dikumpulkan dan dibersihkan dapat didistribusikan untuk menyempurnakan materi promosi. Adanya bukti dokumenter dapat meyakinkan komunikator bahwa apa yang disampaikannya adalah benar.
3. Bukti transaksi keuangan
Dokumentasi juga sangat penting saat mencatat transaksi keuangan. Saat mencatat semua arus kas perusahaan, akuntan membutuhkan bukti bahwa dana perusahaan benar-benar digunakan sesuai dengan anggaran yang telah disepakati di awal. Pembiayaan merupakan masalah yang sangat sensitif dan mempengaruhi eksistensi perusahaan, oleh karena itu pencatatan arus kas tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Setiap uang yang dikeluarkan harus disertai dengan bukti yang sah. Bukti ini dapat diperoleh dengan mendokumentasikan atau merekam bukti
4. Evaluasi material dan desain lanjutan oleh supervisor
Tidak hanya di industri keuangan yang membutuhkan dokumentasi untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya, dokumentasi juga sangat berguna bagi seorang supervisor saat membuat rencana manajemen. Pengawas dapat menemukan perkiraan dengan mengamati dan mempelajari implementasi program sebelumnya terhadap dokumentasi. Tidak hanya dalam bentuk program acara, tetapi juga dalam alokasi dana dan pentingnya program terkait dengan tujuan. Dari sumber informasi ini, manajer dapat mempertimbangkannya saat membuat rencana selanjutnya sehingga dapat diperbaiki dan diperbaiki.
Jenis-jenis dokumentasi
Untuk mempertajam pemahaman kita tentang dokumentasi ini dan untuk mengetahui manfaat dari dokumentasi tersebut, digunakan jenis-jenis dokumen berikut ini:
1. Dokumen pribadi, niaga, dan pemerintah
Jenis pertama adalah dokumentasi berdasarkan topik yang dibutuhkan. Dokumentasi dapat didasarkan pada kepentingan pribadi. Misalnya, dokumen pribadi dapat diklasifikasikan sebagai foto dan video aktivitas pribadi dan keluarga, buku catatan yang ditulis untuk keperluan pribadi, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kepentingan pribadi.
Pada saat yang sama, dokumentasi komersial mencakup berbagai masalah ekonomi dan operasional. Misalnya, transaksi keuangan yang memerlukan faktur dan tanda terima pembayaran, dokumentasi aktivitas tertentu, dan laporan penjualan. Dokumentasi yang berkaitan dengan negara dan kegiatannya diklasifikasikan sebagai dokumen pemerintah. Bergantung pada level subjek, cakupannya tentu lebih besar.Â
