Lemahnya Tembok, Liarnya Celah : Strategi Pencegahan Fraud dalam Pengelolaan Kas

Manajemen kas merupakan komponen vital dalam pengelolaan keuangan organisasi karena berperan dalam menjaga ketersediaan dana tunai untuk memenuhi kebutuhan operasional jangka pendek. Pengelolaan kas yang baik membantu perusahaan menghindari kesulitan likuiditas, sehingga keberlangsungan usaha tetap terjaga. Selain itu, manajemen kas yang efisien mendukung terciptanya efisiensi operasional, seperti kemampuan membayar kewajiban secara tepat waktu, menghindari penalti atau bunga atas keterlambatan pembayaran, serta mengurangi biaya peluang akibat kelebihan maupun kekurangan kas. Kas dan setara kas merupakan aset yang sangat penting dalam sistem akuntansi dan keuangan organisasi. Selain menjadi alat tukar utama, kas juga menjadi tolok ukur utama dalam menilai likuiditas dan dasar dalam mengevaluasi seluruh akun keuangan. Namun demikian, kas adalah aset yang paling rentan terhadap kecurangan. Sifat kas yang mudah diakses dan mudah dipindahkan menjadikannya target utama pelaku penipuan, baik dari internal maupun eksternal organisasi. Lemahnya sistem pengendalian internal, tidak adanya pemisahan tugas yang memadai, dokumentasi transaksi yang buruk, serta pengawasan yang tidak efektif merupakan faktor-faktor umum penyebab terjadinya fraud dalam pengelolaan kas. 

Berdasarkan laporan Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) tahun 2022, sekitar 20% dari seluruh kasus fraud dalam organisasi berkaitan langsung dengan penggelapan kas. Kerugian finansial akibat kecurangan ini tidak hanya memengaruhi neraca keuangan organisasi, tetapi juga dapat menghancurkan reputasi institusi dan menurunkan kepercayaan stakeholder secara signifikan. Dalam konteks perencanaan strategis, pengelolaan arus kas yang akurat memungkinkan organisasi menyusun proyeksi keuangan yang realistis, mengelola investasi jangka pendek secara optimal, serta mengidentifikasi dan memitigasi risiko keuangan yang mungkin timbul. Selain itu, kelebihan kas yang dikelola dengan baik dapat diarahkan pada instrumen investasi jangka pendek yang aman dan likuid, sehingga tidak mengendap tanpa memberikan nilai tambah. 

Tulisan ini akan membahas secara sistematis jenis-jenis fraud yang sering terjadi dalam pengelolaan kas, faktor-faktor penyebabnya, serta strategi pencegahan yang efektif. Pembahasan akan merujuk pada standar akuntansi, temuan studi literatur terkini, serta praktik terbaik (best practices) dalam manajemen keuangan dan pengendalian internal yang diterapkan oleh berbagai organisasi.

Pengertian Kas dan Setara Kas

Kas dan Setara Kas (Cash and Cash Equivalents/CCE) merupakan bentuk aset yang memiliki tingkat likuiditas tertinggi dalam struktur neraca suatu entitas. Komponen ini mencakup uang tunai yang tersedia, saldo pada rekening bank, serta instrumen keuangan jangka pendek yang dapat segera diuangkan tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Aset-aset ini umumnya digunakan untuk memenuhi kewajiban keuangan jangka pendek karena dapat dicairkan dalam waktu singkat tanpa kehilangan nilai secara material. Menurut PSAK No. 2 Tahun 2018, kas meliputi uang tunai, giro, cek, wesel, dan simpanan yang dapat ditarik sewaktu-waktu, sedangkan setara kas mencakup investasi jangka pendek yang sangat likuid, jatuh tempo kurang dari tiga bulan, dan tidak mengalami fluktuasi nilai yang signifikan. Contohnya termasuk surat berharga, kecuali sekuritas ekuitas seperti saham preferen yang mendekati tanggal penebusan. 

Fleksibilitas dan kemudahan akses menjadikan kas dan setara kas sebagai elemen vital dalam operasional keuangan. Namun, sifat tersebut juga menjadikannya rentan terhadap fraud, baik dari pihak internal maupun eksternal. Oleh karena itu, diperlukan sistem pengendalian internal yang ketat dan terstruktur untuk melindungi aset ini dari potensi penyalahgunaan.

Jenis-Jenis Fraud pada Kas

1. Penerimaan dan Pengeluaran Fiktif

Penerimaan fiktif merujuk pada pencatatan palsu atas penerimaan kas yang sebenarnya tidak pernah terjadi, sementara pengeluaran fiktif berkaitan dengan pencatatan biaya atas transaksi yang tidak ada wujudnya. Kedua jenis kecurangan ini biasanya digunakan untuk merekayasa laporan keuangan, khususnya dalam konteks manipulasi pendapatan. Metodenya mencakup pembuatan bukti transaksi yang tidak dapat diverifikasi serta pembesaran nilai pendapatan secara tidak wajar guna menciptakan kesan kinerja keuangan yang sehat.

2. Kecurangan Pembayaran Ganda

Fraud jenis ini terjadi ketika suatu pembayaran dilakukan lebih dari sekali terhadap transaksi yang sama. Biasanya dilakukan dengan cara membuat dokumen palsu atau memanfaatkan celah dalam sistem verifikasi internal. Selain menimbulkan kerugian keuangan, praktik ini juga meningkatkan peluang terjadinya kolusi internal. Untuk mencegahnya, sistem pembayaran yang kuat dan regulasi seperti Royal Decree-Law 19/2018 di Spanyol dirancang untuk memastikan transaksi otorisasi ganda berjalan dengan aman dan akurat.

3. Pemalsuan Bukti Transaksi

Jenis penipuan ini melibatkan rekayasa atau pemalsuan dokumen transaksi dengan tujuan menyesatkan pihak internal maupun eksternal organisasi. Praktik ini mencakup pemalsuan kuitansi atau modifikasi data transaksi agar dana yang telah disalahgunakan tampak sah. Sebuah studi kasus dalam lembaga pemerintah menunjukkan bahwa kurangnya kontrol dan audit memungkinkan terjadinya pemalsuan dokumen yang berkelanjutan tanpa terdeteksi. Hal ini menegaskan pentingnya sistem dokumentasi yang valid dan mekanisme verifikasi yang kuat.

4. Pencurian Langsung

Pencurian secara langsung adalah bentuk kecurangan keuangan yang paling kasat mata, di mana pelaku mengambil uang tunai atau aset secara ilegal, baik secara fisik maupun melalui transfer digital yang tidak sah. Ketika sistem pengendalian internal lemah, terutama dalam aspek pemisahan fungsi dan akses akun, maka peluang terjadinya pencurian meningkat. Pencegahan terhadap kejahatan ini memerlukan prosedur keamanan yang ketat, audit rutin, serta pembatasan akses terhadap sumber dana. 

Kelemahan Sistem Pengendalian Kas

sistem pengendalian kas yang lemah sering kali terjadi karena beberapa faktor berikut:

1. Kurangnya Pemisahan Tugas 

Pemisahan tugas adalah prinsip dasar dalam sistem pengendalian internal untuk mencegah kesalahan dan kecurangan. Ketika satu orang memiliki wewenang penuh untuk melakukan, mencatat, dan menyetujui transaksi keuangan, peluang terjadinya penyalahgunaan akan meningkat. Sebagai contoh, dalam kasus Socit Gnrale, seorang pegawai bernama Jerome Kerviel berhasil melakukan transaksi ilegal dalam jumlah besar karena kelemahan dalam sistem pembagian tugas yang memungkinkan ia mengakses dan menyetujui transaksi menggunakan kredensial rekan kerja.

 2. Dokumentasi yang Tidak Memadai

Dokumentasi yang jelas dan konsisten sangat penting untuk memastikan keterlacakan transaksi serta mendukung proses audit. Dalam kasus sebuah klinik di Lima, kurangnya sistem dokumentasi menyebabkan ketidakakuratan dalam laporan keuangan, khususnya pada transaksi penerimaan dan pengeluaran, yang pada akhirnya membuat pencatatan akuntansi menjadi tidak dapat diandalkan.

 3. Pengawasan Fisik yang Lemah

Pengawasan fisik, seperti pengamanan kas dan pembatasan akses, sangat penting untuk mencegah manipulasi data keuangan. Di sebuah lembaga pengendali minuman keras milik negara, lemahnya pengawasan memungkinkan terjadinya skema penagihan palsu, menegaskan pentingnya kontrol internal yang ketat.

4. Verifikasi Internal yang Minim

Proses verifikasi internal yang baik membantu memastikan bahwa semua transaksi dilakukan secara benar dan sah. Ketika kontrol ini tidak dijalankan, kesalahan atau penyimpangan bisa luput dari pengawasan. Selama pandemi Covid-19, lemahnya verifikasi internal di berbagai institusi di India memicu terjadinya korupsi dalam pengadaan barang dan jasa, diperparah oleh lemahnya regulasi darurat.

 5. Rekonsiliasi Tidak Dilakukan

Rekonsiliasi adalah proses penting untuk membandingkan catatan akuntansi dengan saldo kas aktual guna mendeteksi ketidaksesuaian. Di sektor perbankan, kegagalan dalam melakukan rekonsiliasi rutin menyebabkan ketidaksesuaian dalam laporan keuangan, yang turut berkontribusi pada runtuhnya sejumlah bank.

Selain itu, ketidakjelasan kebijakan dan kurangnya pelatihan pegawai juga dapat memperburuk situasi. Sistem yang tidak transparan membuka peluang terjadinya korupsi dan penyalahgunaan wewenang.

Strategi Pencegahan Fraud dalam Pengelolaan Kas

Agar kas tetap aman dan tidak disalahgunakan, perlu adanya penerapan strategi pengendalian yang menyeluruh dan berkelanjutan. Beberapa strategi penting yang dapat diterapkan antara lain:

• Pemisahan Tugas (Segregation of Duties). Memastikan tidak ada individu yang mengendalikan seluruh aspek dari satu transaksi. Misalnya, penerimaan kas dilakukan oleh kasir, pencatatan oleh bagian akuntansi, dan verifikasi oleh auditor internal.
• Dokumentasi dan Bukti Transaksi yang Lengkap. Setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus disertai bukti fisik yang sah seperti kuitansi, nota, atau slip setoran bank. Seluruh dokumen harus bernomor urut dan dicatat dalam sistem.
• Pengendalian Fisik yang Ketat. Kas dan cek disimpan dalam brankas yang hanya bisa diakses oleh orang yang berwenang. Area penyimpanan kas harus dibatasi dan diawasi dengan CCTV atau alat keamanan lainnya.
• Audit dan Verifikasi Berkala. Pemeriksaan secara acak dan terjadwal harus dilakukan untuk memverifikasi kesesuaian antara saldo kas aktual dengan catatan pembukuan. Audit internal sangat penting untuk mengungkap penyimpangan sedini mungkin.
• Rekonsiliasi Rutin. Laporan kas harian harus direkonsiliasi dengan rekening koran dari bank untuk mengidentifikasi perbedaan dan mengklarifikasi transaksi yang mencurigakan.
• Sistem Cuti Wajib bagi Pegawai yang Mengelola Kas. Pegawai yang menangani kas harus diwajibkan cuti secara berkala untuk memberikan kesempatan kepada auditor atau staf lain memverifikasi catatan dan sistem.
• Pemanfaatan Teknologi Informasi. Penggunaan software akuntansi yang terintegrasi, sistem approval digital, dan pelacakan otomatis dapat memperkuat sistem pengendalian kas dan meminimalkan human error maupun manipulasi.

Studi Kasus Penyalahgunaan Wewenang oleh Staf Administrasi dalam Pengelolaan Kas Perusahaan

Perusahaan manufaktur XYZ menunjuk seorang staf administrasi keuangan untuk menerima pembayaran pelanggan, mencatat transaksi, dan menyetorkan dana ke bank. Karena telah bekerja lebih dari lima tahun dan dianggap terpercaya, staf ini tidak mendapat pengawasan rutin. Selama beberapa bulan, ia menyetorkan sebagian uang tunai ke bank dan menyimpan sisanya untuk kepentingan pribadi, namun tetap mencatat seluruh transaksi seolah-olah dana disetorkan penuh. Laporan kas harian dan bulanan disusun secara rapi sehingga tampak normal. Penipuan ini tidak terdeteksi akibat lemahnya pengendalian internal, seperti tidak adanya pemisahan tugas, rekonsiliasi bank yang tidak dilakukan secara rutin, serta ketiadaan audit internal. Kecurangan baru terungkap saat staf tersebut cuti dan penggantinya menemukan selisih antara saldo kas internal dan rekening koran bank. Investigasi selanjutnya mengungkap bahwa sejumlah setoran pelanggan tidak pernah masuk ke rekening perusahaan, dengan kerugian awal mencapai puluhan juta rupiah.

Kasus kecurangan dalam pengelolaan kas pada perusahaan manufaktur XYZ menunjukkan adanya penyalahgunaan wewenang oleh staf administrasi yang secara sistematis menyalahgunakan dana perusahaan. Jenis kecurangan yang terjadi termasuk dalam kategori asset misappropriation, khususnya cash larceny, yaitu pencurian uang tunai setelah dicatat dalam pembukuan. Bila ditinjau dari aspek teori pengendalian internal kasus ini secara nyata melanggar prinsip dasar pemisahan tugas (segregation of duties). Pemusatan wewenang pada satu individu tanpa verifikasi silang meningkatkan risiko penyalahgunaan. Selain itu, perusahaan tidak melakukan rekonsiliasi kas dan rekening koran secara rutin. Padahal, rekonsiliasi merupakan mekanisme penting untuk mendeteksi selisih antara catatan internal dan realisasi di bank. Lebih jauh lagi, ketiadaan audit internal menjadikan proses pelaporan keuangan tidak memperoleh validasi independen. Kasus XYZ membuktikan bahwa fraud baru terungkap saat staf yang bersangkutan cuti, yang menunjukkan efektivitas strategi ini. Selain itu, perusahaan juga disarankan untuk memanfaatkan teknologi informasi, seperti penggunaan perangkat lunak akuntansi terintegrasi dengan sistem persetujuan digital dan pelacakan otomatis. Teknologi ini dapat memperkuat sistem pengendalian, mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual, serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas transaksi. Dengan demikian, kasus perusahaan XYZ menjadi bukti nyata bahwa lemahnya sistem pengendalian kas dapat membuka peluang besar terjadinya fraud. Oleh karena itu, implementasi strategi pengendalian internal yang ketat dan berlapis merupakan keharusan untuk menjaga integritas sistem keuangan, melindungi aset perusahaan, serta membangun kepercayaan dari para pemangku kepentingan.

Kelompok 2 

Oktavia Anandha 

Sarah Athifah 

Sumber :

Carreo-Dueas, D A, H F Salazar-Sanabria, and J I Mesa-Mojica. "Approach to the Behavior of Cash Flow with Systems Dynamics." Ingenieria (Colombia) 26, no. 3 (2021): 318--33. https://doi.org/10.14483/23448393.16339.

Estancona Prez, A A. "FINANCIAL INSTITUTIONS LIABILITY IN CASE OF BANK ACCOUNTS HACKING. IN PARTICULAR, 'PHISING' CASES." Actualidad Juridica Iberoamericana, no. 18 (2023): 1590--1617. https://www.scopus.com/inward/record.uri?eid=2-s2.0-85159154224&partnerID=40&md5=36931004b664c978d31249b965a4b435.

Mackeviius, Jonas, and Kastytis Senkus. "THE SYSTEM OF FORMATION AND EVALUATION OF THE INFORMATION OF CASH FLOWS." Journal of Business Economics and Management 7, no. 4 (December 31, 2006): 171--82. https://doi.org/10.3846/16111699.2006.9636139.

Ngoc, H D, V V T Thuy, and H N Duy. "'The Sensitivity of Cash Flows to Cash Holdings: Case Studies at Vietnamese Enterprises.'" Investment Management and Financial Innovations 17, no. 1 (2020): 266--76. https://doi.org/10.21511/imfi.17(1).2020.23.

Plaskova, N S, N A Prodanova, and K Y Reshetov. "Dealing Operations as a Means of Improving the Efficiency of the Financial Management of a Production Company." In Studies in Systems, Decision and Control, 282:61--70, 2020. https://doi.org/10.1007/978-3-030-44703-8_8.

Prakash, Ajai, and Ajitesh Kumar Tiwari. "The Pandemic of Corruption." In Organizational Corruption, Crime and Covid-19, 117--34. London: Routledge, 2024. https://doi.org/10.4324/9781003427933-8.

Samborska, O, O Domnich, Y Mazur, T Kyriazova, L Yastrubetska, and A Baranov. "The Importance of Financial Management in Ensuring the Financial Stability and Profitability of Organizations." Review of Economics and Finance 21 (2023): 1489--96. https://doi.org/10.55365/1923.x2023.21.164.