Pengawasan fisik, seperti pengamanan kas dan pembatasan akses, sangat penting untuk mencegah manipulasi data keuangan. Di sebuah lembaga pengendali minuman keras milik negara, lemahnya pengawasan memungkinkan terjadinya skema penagihan palsu, menegaskan pentingnya kontrol internal yang ketat.
4. Verifikasi Internal yang Minim
Proses verifikasi internal yang baik membantu memastikan bahwa semua transaksi dilakukan secara benar dan sah. Ketika kontrol ini tidak dijalankan, kesalahan atau penyimpangan bisa luput dari pengawasan. Selama pandemi Covid-19, lemahnya verifikasi internal di berbagai institusi di India memicu terjadinya korupsi dalam pengadaan barang dan jasa, diperparah oleh lemahnya regulasi darurat.
 5. Rekonsiliasi Tidak Dilakukan
Rekonsiliasi adalah proses penting untuk membandingkan catatan akuntansi dengan saldo kas aktual guna mendeteksi ketidaksesuaian. Di sektor perbankan, kegagalan dalam melakukan rekonsiliasi rutin menyebabkan ketidaksesuaian dalam laporan keuangan, yang turut berkontribusi pada runtuhnya sejumlah bank.
Selain itu, ketidakjelasan kebijakan dan kurangnya pelatihan pegawai juga dapat memperburuk situasi. Sistem yang tidak transparan membuka peluang terjadinya korupsi dan penyalahgunaan wewenang.
Strategi Pencegahan Fraud dalam Pengelolaan Kas
Agar kas tetap aman dan tidak disalahgunakan, perlu adanya penerapan strategi pengendalian yang menyeluruh dan berkelanjutan. Beberapa strategi penting yang dapat diterapkan antara lain:
- Pemisahan Tugas (Segregation of Duties). Memastikan tidak ada individu yang mengendalikan seluruh aspek dari satu transaksi. Misalnya, penerimaan kas dilakukan oleh kasir, pencatatan oleh bagian akuntansi, dan verifikasi oleh auditor internal.
- Dokumentasi dan Bukti Transaksi yang Lengkap. Setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus disertai bukti fisik yang sah seperti kuitansi, nota, atau slip setoran bank. Seluruh dokumen harus bernomor urut dan dicatat dalam sistem.
- Pengendalian Fisik yang Ketat. Kas dan cek disimpan dalam brankas yang hanya bisa diakses oleh orang yang berwenang. Area penyimpanan kas harus dibatasi dan diawasi dengan CCTV atau alat keamanan lainnya.
- Audit dan Verifikasi Berkala. Pemeriksaan secara acak dan terjadwal harus dilakukan untuk memverifikasi kesesuaian antara saldo kas aktual dengan catatan pembukuan. Audit internal sangat penting untuk mengungkap penyimpangan sedini mungkin.
- Rekonsiliasi Rutin. Laporan kas harian harus direkonsiliasi dengan rekening koran dari bank untuk mengidentifikasi perbedaan dan mengklarifikasi transaksi yang mencurigakan.
- Sistem Cuti Wajib bagi Pegawai yang Mengelola Kas. Pegawai yang menangani kas harus diwajibkan cuti secara berkala untuk memberikan kesempatan kepada auditor atau staf lain memverifikasi catatan dan sistem.
- Pemanfaatan Teknologi Informasi. Penggunaan software akuntansi yang terintegrasi, sistem approval digital, dan pelacakan otomatis dapat memperkuat sistem pengendalian kas dan meminimalkan human error maupun manipulasi.
Studi Kasus Penyalahgunaan Wewenang oleh Staf Administrasi dalam Pengelolaan Kas Perusahaan
Perusahaan manufaktur XYZ menunjuk seorang staf administrasi keuangan untuk menerima pembayaran pelanggan, mencatat transaksi, dan menyetorkan dana ke bank. Karena telah bekerja lebih dari lima tahun dan dianggap terpercaya, staf ini tidak mendapat pengawasan rutin. Selama beberapa bulan, ia menyetorkan sebagian uang tunai ke bank dan menyimpan sisanya untuk kepentingan pribadi, namun tetap mencatat seluruh transaksi seolah-olah dana disetorkan penuh. Laporan kas harian dan bulanan disusun secara rapi sehingga tampak normal. Penipuan ini tidak terdeteksi akibat lemahnya pengendalian internal, seperti tidak adanya pemisahan tugas, rekonsiliasi bank yang tidak dilakukan secara rutin, serta ketiadaan audit internal. Kecurangan baru terungkap saat staf tersebut cuti dan penggantinya menemukan selisih antara saldo kas internal dan rekening koran bank. Investigasi selanjutnya mengungkap bahwa sejumlah setoran pelanggan tidak pernah masuk ke rekening perusahaan, dengan kerugian awal mencapai puluhan juta rupiah.
Kasus kecurangan dalam pengelolaan kas pada perusahaan manufaktur XYZ menunjukkan adanya penyalahgunaan wewenang oleh staf administrasi yang secara sistematis menyalahgunakan dana perusahaan. Jenis kecurangan yang terjadi termasuk dalam kategori asset misappropriation, khususnya cash larceny, yaitu pencurian uang tunai setelah dicatat dalam pembukuan. Bila ditinjau dari aspek teori pengendalian internal kasus ini secara nyata melanggar prinsip dasar pemisahan tugas (segregation of duties). Pemusatan wewenang pada satu individu tanpa verifikasi silang meningkatkan risiko penyalahgunaan. Selain itu, perusahaan tidak melakukan rekonsiliasi kas dan rekening koran secara rutin. Padahal, rekonsiliasi merupakan mekanisme penting untuk mendeteksi selisih antara catatan internal dan realisasi di bank. Lebih jauh lagi, ketiadaan audit internal menjadikan proses pelaporan keuangan tidak memperoleh validasi independen. Kasus XYZ membuktikan bahwa fraud baru terungkap saat staf yang bersangkutan cuti, yang menunjukkan efektivitas strategi ini. Selain itu, perusahaan juga disarankan untuk memanfaatkan teknologi informasi, seperti penggunaan perangkat lunak akuntansi terintegrasi dengan sistem persetujuan digital dan pelacakan otomatis. Teknologi ini dapat memperkuat sistem pengendalian, mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual, serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas transaksi. Dengan demikian, kasus perusahaan XYZ menjadi bukti nyata bahwa lemahnya sistem pengendalian kas dapat membuka peluang besar terjadinya fraud. Oleh karena itu, implementasi strategi pengendalian internal yang ketat dan berlapis merupakan keharusan untuk menjaga integritas sistem keuangan, melindungi aset perusahaan, serta membangun kepercayaan dari para pemangku kepentingan.
