Ketika tulisan terakhir saya tentang mengelola utang rumah tangga ditanggapi cukup baik, saya perlu sedikit mengklarifikasi bahwa saya tidak punya kualifikasi sebagai seorang perencana keuangan.Saya juga tidak akan mengklaim keuangan rumah tangga saya mulus-mulus saja saat ini.Tetapi saya berani menyatakan bahwa baik buruk kondisi keuangan kami, kendali adalah berada di tangan kami sendiri.
Sebuah petuah bijak melekat sekali di benak saya : “Rezeki di tangan Allah, tetapi pengeluaran sepenuhnya di tanganmu sendiri."Ibu saya, wanita paling bijak soal pengelolaan keuangan yang pernah saya temui, mendidik kami untuk selalu menginternalkan segala masalah kesejahteraan pada diri sendiri.“Utang itu kamu yang membuat, bukan keadaan,” kata beliau.“Ketidakcukupan itu kamu yang mengukur, bukan orang lain.”
Sejak kecil kami terbiasa melihat ibu rajin membuat pembukuan.Beliau boleh jadi hanya seorang ibu rumah tangga yang sepenuhnya bergantung pada pendapatan suami.Tetapi dirinya sama sekali bukan peserta pasif.Di tangan ibu, nilai pendapatan ayah tidak berhenti menjadi alat pembayar kebutuhan, tetapi meningkat menjadi kekayaan.Hal ini sangat diapresiasi almarhum ayah, dan saya akui memang mencengangkan.Mengapa? Karena beliau ternyata hanya melakukan hal yang sederhana, yaitu membuat pembukuan dan membuat budget.
Ilmu pembukuan dan budgeting model sekarang, mungkin sudah jauh berbeda dengan jaman ibu dulu.Tapi esensinya sama.Oleh sebab itu, saya mencoba mengeluarkan diri dari jebakan utang dengan mengikuti contoh yang diterapkan ibu plus modifikasi. Apa yang saya ilustrasikan di bagian 1 ini adalah membuat buku catatan keuangan.
Buku catatan keuangan saya bukan hanya berfungsi sebagai neraca pendapatan dan pengeluaran saja.Saya membagi halamannya ke dalam 5 bagian besar, yaitu catatan akun tagihan, catatan pendapatan, catatan daftar jatuh tempo, catatan utang piutang, dan catatan budget bulanan yang di dalamnya terbagi lagi sesuai jumlah bulan dalam satu tahun.
Langkah 1 : Catatan Akun Tagihan
Catatan akun tagihan pada dasarnya hanya catatan informasi.Isinya adalah rekaman rincian informasi jenis-jenis belanja dan pengeluaran yang akan ditagihkan kepada kita dalam satu tahun.Rincian informasi yang dimaksud disini misalnya adalah identitas pihak yang harus kita bayarkan, metoda dan loket pembayaran, waktu tenggat akhir, frekuensi bayar, serta jumlah yang harus dibayar (dan saldo tahun terakhir bila proses pembayarannya dalam beberapa tahun).
Setiap akun saya buatkan kategorinya supaya mudah dilihat.Kategori ini harus mencerminkan pos-pos pengeluaran yang penting, seperti kategori pendidikan anak, kategori utilitas, kategori belanja rumah tangga, kategori personal care dan kesehatan, kategori transportasi, kategori entertainment, dan kategori hobi misalnya.Semakin jelas kategori ini mewakili pola belanja rumah tangga yang selama ini dilakukan, semakin baik.
Contoh dari salah satu data yang dimasukkan dalam Catatan Akun Keuangan kurang lebih adalah sebagai berikut:
Kategori : Pendidikan dan Ekstrakurikuler
Akun : Les Matematika Adi Budiardi
Identitas Penagih : KUMON Mangga Dua
Alamat Penagih : ITC Mangga Dua Lantai Dasar
Loket Bayar : Rekening a.n. Kumon Mangga Dua di BCA No. XXX
Waktu Bayar : Tanggal 1 setiap bulan
Besar bayaran : Rp. 400.000
Prinsip pertama dari mengisi Catatan Akun Keuangan adalah memasukkan semua jenis pengeluaran yang kita ingat harus dibayarkan dalam periode tahun tersebut.Diupayakan tidak ada yang terlupa, karena tentunya kita tidak mau ada tagihan mendadak yang tidak tahu datangnya darimana bukan?
Lalu prinsip kedua dari mengisi Catatan Akun Keuangan adalah seakurat mungkin memperkirakan waktu bayar.Sudah seharusnya kita tahu kapan sebuah tagihan harus dibayar dan bagaimana frekuensinya.Apabila tipe pembayaran adalah sekali seminggu (contohnya adalah uang bensin supir antar jemput sekolah) maka tulislah waktu bayarnya adalah setiap hari Senin dengan besaran uang yang harus dibayar pada hari tersebut.Apabila tipe pembayaran adalah sekali dalam setahun (contohnya adalah membayar tunjangan hari raya asisten rumah tangga), maka tulislah waktu bayarnya pada tanggal yang ditetapkan dalam tahun itu (misalnya tanggal 30 Juli 2013).Tidak usah kuatir meleset dalam realisasinya, karena toh tujuan catatan ini hanyalah merekam informasi supaya kita tidak lupa.
Terserah bagaimana anda menerapkan, tetapi saya dan suami sepakat untuk tidak mencampur adukkan Catatan Akun Keuangan rumah tangga dengan Catatan Akun Pribadi yang tidak berkaitan sama sekali dengan rumah tangga.Hal ini disepakati dibuatkan dalam catatan serupa yang terpisah.Namun pada kesempatan ini saya hanya memfokuskan pada keuangan rumah tangga.
Langkah 2 : Catatan Pendapatan
Catatan pendapatan saya buat dalam tabel matriks, dimana judul kolomnya adalah nama bulan, sedangkan judul setiap barisnya adalah tanggal.Jadi tabel Catatan Pendapatan saya terdiri dari 12 kolom bulan dan 31 baris tanggal.
Setiap rupiah pendapatan saya catat sesuai tanggal saya memperoleh.Contohnya saya selalu mencatatkan gaji yang ditransfer ke rekening pada baris tanggal 1 di setiap kolom bulan.Saat saya ditugaskan ke luar kota pada tanggal 3 Januari, maka saya masukkan hasil penjumlahan angka lumpsum plus angka transport dan honorarium saya di kolom bulan Januari baris tanggal 3.
Untuk kepentingan saya sendiri, matriks ini saya buat dua, dimana yang satu digunakan untuk mencatat jumlah rupiahnya, dan yang satu lagi untuk mencatat keterangan sumbernya.Jadi pada matriks keterangan, saya bubuhkan catatan “gaji” setiap tanggal 1, dan saat keluar kota saya bubuhkan catatan “honor+trans+lumpsum” pada kolom Januari baris tanggal 3.
Catatan Pendapatan dapat dibuat terpisah antara suami dan istri apabila keuangan rumah tangga berasal dari dua sumber.Prinsip dasarnya adalah kepraktisan dan konsistensi pengisian.Apabila suami menyerahkan sepenuhnya pencatatan kepada istri, maka Catatan Pendapatan dapat digabung dengan konsekuensi suami tidak boleh lupa menginformasikan penghasilannya kepada istri.Apabila sepakat dipisah, maka secara regular suami dan istri harus melakukan rekonsiliasi penjumlahan dan berkomitmen penuh untuk melakukan pencatatan secara rutin. Apabila salah satu pihak kebetulan tidak begitu dapat diandalkan, maka pihak yang mencatat dapat memutuskan hanya membukukan pendapatannya saja dan mencatatkan kontribusi pasangannya saat secara fisik ada uang yang diserahkan.
Langkah 3 : Catatan Jatuh Tempo
Catatan jatuh tempo juga berfungsi sebagai informasi.Hal yang dicatat adalah uraian yang harus dibayar, kapan jatuh tempo, besarannya, dan keterangan lunas atau belum lunas.
Catatan Jatuh Tempo menggunakan data dari Catatan Akun Keuangan.Saya membagi Catatan Jatuh Tempo ini ke dalam tiga tabel terpisah yang bentuk kolomnya mirip.
Tabel pertama adalah Jatuh Tempo Tahunan.Tabel ini terdiri dari kolom Bulan, Uraian Pengeluaran, Jumlah Rupiah (yang harus dibayar/ditagihkan), dan keterangan Pelunasan.
Contoh pengisian tabel ini adalah sebagai berikut :
Bulan: Juni
Pengeluaran : Servis 100.000 km mobil pribadi
Jumlah : Rp. 6 juta
Pelunasan : Lunas
Bulan : Juni
Pengeluaran : Seragam sekolah baru
Jumlah : Rp. 1,5 juta
Pelunasan : Belum lunas
Maka dalam bulan Juni saya memiliki dua jenis pengeluaran tahunan, yaitu servis kendaraan pribadi dan pembelian seragam sekolah baru dengan perkiraan besaran Rp. 7,5 juta.
Tabel kedua adalah Tabel Jatuh Tempo Bulanan.Bentuk tabel yang disusun sama dengan tabel untuk tahunan, namun kolom Bulan diubah menjadi Tanggal dan kolom Pelunasan tidak perlu dimasukkan.Prinsip penting yang harus diingat dalam mengisi Tabel Jatuh Tempo Bulanan adalah mencatatkan pengeluaran yang rutin bulanan.Bila tidak rutin bulanan, namun tidak signifikan dicatat dalam jatuh tempo tahunan, maka jenis pengeluaran seperti ini harus dipisahkan tersendiri dan akan saya jelaskan kemudian.Kolom Pelunasan tidak dibutuhkan disini, karena Tabel Jatuh Tempo Bulanan ini sebenarnya akan dibuat lagi dengan sedikit modifikasi untuk Tabel Budget Bulanan yang dibuat sejumlah bulan dalam satu tahun.Keterangan pelunasan melekat pada tabel yang disebutkan terakhir.
Contoh pengisian Tabel Jatuh Tempo Bulanan :
Tanggal : 5
Pengeluaran : Tagihan Listrik PLN
Jumlah : Rp. 750 ribu
Tabel terakhir dalam kelompok ini adalah Tabel Jatuh Tempo Variabel.Saya membuat tabel ini sebagai tabel yang memuat informasi “gado-gado” sehingga kolom pertamanya diberi judul generik “Waktu”.Sebenarnya keberadaan tabel yang satu ini tidak diwajibkan, karena hal-hal yang variabel mungkin lebih sulit untuk direncanakan dan lebih mudah untuk dicatat sebagai pengeluaran.
Saya tetap membuat tabel ini karena ternyata bisa berfungsi sebagai pengingat hal-hal trivial tapi penting, seperti hari ulang tahun kerabat (dan kita sebaiknya membelikan hadiah), atau perkiraan peringatan hari kemerdekaan di lingkungan RW (dan kita sebaiknya urun dana) .
Contoh pengisian :
Waktu : 5 Mei 2013
Pengeluaran : Hadiah perkawinan X (staf di kantor)
Jumlah : Rp. 200 ribu
Langkah 4 : Catatan Utang Piutang
Dalam tulisan ini, Catatan Utang Piutang adalah langkah terakhir yang saya sampaikan.Langkah selanjutnya adalah membuat budget, dimana matriks dan tabel yang disusun sudah berupa proses dinamis perencanaan, pencatatan, penghitungan, dan pembandingan. Hal ini akan saya tulis dalam artikel terpisah.
Mari kita kembali kepada Catatan Utang Piutang.Catatan ini juga sifatnya informasi.Namun saya jauh lebih berkepentingan untuk mencatat riwayat pelunasan dalam satu tahun.Oleh sebab itu, tabel matriks yang saya buat cukup sederhana, yaitu pembagian kolom menurut jumlah bulan, dan barisnya merupakan jenis utang atau piutang yang ada. Tabel matriks Utang dan Piutangsebaiknya dibuat terpisah supaya tidak membingungkan.
Pada setiap baris jenis utang, saya selalu mencantumkan akumulasi saldo terakhir hutang saya dari tahun sebelumnya pada bulan Januari.Pada bulan Februari, angka yang saya cantumkan adalah saldo pada bulan Februari, yaitu jumlah saldo Januari dikurangi angka cicilan yang saya bayar.Saya memutuskan untuk tidak mencatat jumlah cicilan yang saya bayar tetapi justru sisa saldonya, supaya saya bisa melihat tren penurunan jumlah utang dari bulan ke bulan.
Hal serupa juga saya terapkan pada piutang, yaitu catatan data uang yang saya pinjamkan kepada pihak lain.Informasi yang direkam adalah informasi sisa piutang, bukan besaran cicilan pembayaran.
Contoh untuk tabel Catatan Utang :
Jenis utang : Kartu Kredit Standard Chartered Visa Nomor XXXXX
Januari : Rp. 5 juta (jumlah total utang yang tertera di invoice)
Februari : Rp. 4 juta (jumlah total dalam invoice krn saya mencicil Rp. 1 juta)
Maret : Rp. 2 juta (jumlah total dalam invoice karena saya mencicil Rp. 2 juta)
April : Rp. 3 juta (jumlah total dalam invoice karena saya mencicil Rp. 500 ribu dan membuat utang baru Rp. 1,5 juta)
Dan begitu seterusnya.
Nah, mari kita coba merekam informasi pendapatan dan pengeluaran kita secara umum terlebih dahulu dengan melaksanakan langkah-langkah diatas.Mudah-mudahan dengan cara ini saja, kita sudah bisa melihat pola keuangan kita dan mulai menemukan titik terang untuk mengatasi permasalahan utang piutang atau kesulitan mengendalikan keuangan rumah tangga.Saya akan lanjutkan artikel bagian 2 mengenai cara sederhana membuat budget keuangan rumah tangga dalam waktu yang tidak terlalu lama lagi.