Perbedaan Administrasi Bisnis Desainer Freelancer vs Studio

Struktur administratif di studio seringkali melibatkan pendelegasian tugas, dengan peran khusus untuk manajemen proyek, hubungan klien, dan fungsi desain yang khusus. Pembagian kerja ini apabila dikelola dengan baik dapat menghasilkan peningkatan efisiensi dan kapasitas untuk menangani volume pekerjaan yang lebih tinggi. Meskipun begitu, studio juga mengeluarkan biaya operasional yang lebih tinggi, termasuk gaji, ruang kantor, dan peralatan, yang konsekuensinya akan memerlukan aliran klien yang stabil dan manajemen keuangan yang kuat.

Lanskap Operasional Kegiatan Usaha

Apabila ditarik dalam aspek-aspek administrasi bisnis, terdapat 6 aspek yang dapat menjadi kategorisasi dari sebuah entitas desainer. 6 aspek tersebut adalah: Skala kegiatan operasional, model bisnis, manajemen keuangan, pendekatan manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan (CRM), legal & insurance, dan infrastruktur teknologi. Masing-masing aspek ini merupakan komponen pembentuk kegiatan usaha pada umumnya namun memiliki keunikan tersendiri dalam industri bisnis desain.

Salah satu perbedaan paling mendasar dari administrasi bisnis kedua entitas tersebut terletak pada skala dan kompleksitas operasional. Seorang desainer lepas (freelancer) biasanya mengelola operasi yang efisien, di mana ia berperan sebagai tenaga kreatif sekaligus manajer administratif. 

Misalnya, freelancer mungkin menggunakan sistem manajemen proyek sederhana seperti Trello untuk melacak proyek mereka, sambil tetap menjaga komunikasi klien melalui email dan CRM dasar. 

Sebaliknya, studio desain dengan sepuluh anggota tim mungkin memerlukan perangkat lunak manajemen proyek tingkat perusahaan seperti Asana, yang dikombinasikan dengan alat alokasi sumber daya yang canggih untuk mengoordinasikan beban kerja beberapa desainer secara efektif.

Aspek manajemen keuangan menghadirkan bentuk kontras mencolok lainnya antara dua model bisnis ini. Freelancer sering kali beroperasi dengan struktur keuangan yang lebih lugas (straight-to-the point), mengelola pendapatan berbasis proyek melalui perangkat lunak akuntansi dasar. 

Pertimbangkan freelancer dalam harga dapat menggunakan biaya per jam dan menangani 3-4 klien per bulan –di mana mereka mungkin mengelola keuangan mereka secara efektif menggunakan media seperti QuickBooks, FreshBooks, atau platform lainnya untuk melacak pengeluaran, dan membuat faktur dengan lancar. Namun sebaliknya, studio desain yang mengelola banyak anggota tim, klien tetap yang akan terus berulang, dan berbagai biaya overhead memerlukan sistem keuangan yang lebih kuat. 

Studio berukuran sedang mungkin mempekerjakan pembukuan paruh waktu dan menggunakan perangkat lunak akuntansi canggih untuk mengelola penggajian, melacak profitabilitas proyek, dan menangani kewajiban pajak yang rumit.

Pendekatan terhadap manajemen proyek juga sangat bervariasi antara pekerja lepas dan studio. Pekerja lepas biasanya menjaga hubungan langsung dengan klien dan alur kerja yang lebih fleksibel, yang memungkinkan mereka beradaptasi dengan cepat terhadap kebutuhan klien. 

Misalnya, pekerja lepas yang mengerjakan proyek brand identity dapat dengan mudah menyesuaikan jadwal mereka untuk mengakomodasi umpan balik klien yang mendesak atau revisi menit terakhir. Namun, studio harus menerapkan sistem manajemen proyek yang lebih terstruktur.