Perbedaan Administrasi Bisnis Desainer Freelancer vs Studio

Dalam sebuah proyek desain, terkadang klien dapat menyewa jasa seorang desainer atau bahkan satu studio bergantung kompleksitas pengerjaan proyek. Sebagai entitas yang terbiasa pada dunia artistik dan juga komunikasi visual, terkadang ketika dihadapkan pada manajemen atau administrasi, para desainer maupun studio yang disewa akan memiliki kecondongan untuk memberikan sistem administrasi yang lebih fleksibel bahkan seadanya dengan harapan bahwa klien akan lebih terasa nyaman. 

Terkadang kesepahaman bisnis maupun administrasinya menjadi sebuah hal yang dapat menjadi masalah yang dapat berdampak kepada komunikasi proyek, berubahnya tatanan timeline hingga sistem hingga overheat biaya yang sangat tinggi. Hal-hal negatif tersebut tentunya tidak diinginkan oleh baik klien maupun desainer.

Bagaimana menyikapi kondisi semacam ini? 

Pada dasarnya pengelolaan administrasi bisnis memerlukan pengkondisian dan pemahaman khusus dari setiap entitas desainer. Mengelola bisnis desain baik interior, produk, maupun grafis secara personel sangat bervariasi antara freelancer dan studio desain, masing-masing menghadirkan tantangan dan peluang administratif bisnis yang unik.

Ilustrasi dunia industri kreatif. Sumber: monitor-industrial-ecosystems.ec.europa.eu

Kondisi Entitas Bisnis

Secara entitas, seorang freelancer atau pekerja lepas umumnya bekerja secara mandiri, menangani semua aspek bisnis mereka sendiri, termasuk bagaimana akuisisi klien, manajemen proyek, dan tugas penataan keuangan. 

Adanya otonomi ini menawarkan fleksibilitas yang unik tetapi juga membutuhkan kemahiran dalam berbagai peran di luar desain, seperti kebutuhan akan ilmu pemasaran dan akuntansi. 

Freelancer sering kali mengkhususkan diri dalam bidang desain tertentu (spesialis), yang memungkinkan mereka untuk melayani pasar khusus secara efektif. Meskipun begitu, mereka mungkin dapat menghadapi keterbatasan saat mengelola proyek yang lebih besar yang menuntut keahlian yang lebih luas (general) atau waktu penyelesaian yang lebih cepat.

Sementara itu, sebuah studio desain umunya terdiri dari tim dengan keahlian yang beragam, yang memungkinkan untuk lebih dapat menangani proyek-proyek rumit yang membutuhkan berbagai keahlian. 

Struktur administratif di studio seringkali melibatkan pendelegasian tugas, dengan peran khusus untuk manajemen proyek, hubungan klien, dan fungsi desain yang khusus. Pembagian kerja ini apabila dikelola dengan baik dapat menghasilkan peningkatan efisiensi dan kapasitas untuk menangani volume pekerjaan yang lebih tinggi. Meskipun begitu, studio juga mengeluarkan biaya operasional yang lebih tinggi, termasuk gaji, ruang kantor, dan peralatan, yang konsekuensinya akan memerlukan aliran klien yang stabil dan manajemen keuangan yang kuat.

Lanskap Operasional Kegiatan Usaha

Apabila ditarik dalam aspek-aspek administrasi bisnis, terdapat 6 aspek yang dapat menjadi kategorisasi dari sebuah entitas desainer. 6 aspek tersebut adalah: Skala kegiatan operasional, model bisnis, manajemen keuangan, pendekatan manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan (CRM), legal & insurance, dan infrastruktur teknologi. Masing-masing aspek ini merupakan komponen pembentuk kegiatan usaha pada umumnya namun memiliki keunikan tersendiri dalam industri bisnis desain.

Salah satu perbedaan paling mendasar dari administrasi bisnis kedua entitas tersebut terletak pada skala dan kompleksitas operasional. Seorang desainer lepas (freelancer) biasanya mengelola operasi yang efisien, di mana ia berperan sebagai tenaga kreatif sekaligus manajer administratif. 

Misalnya, freelancer mungkin menggunakan sistem manajemen proyek sederhana seperti Trello untuk melacak proyek mereka, sambil tetap menjaga komunikasi klien melalui email dan CRM dasar. 

Sebaliknya, studio desain dengan sepuluh anggota tim mungkin memerlukan perangkat lunak manajemen proyek tingkat perusahaan seperti Asana, yang dikombinasikan dengan alat alokasi sumber daya yang canggih untuk mengoordinasikan beban kerja beberapa desainer secara efektif.

Aspek manajemen keuangan menghadirkan bentuk kontras mencolok lainnya antara dua model bisnis ini. Freelancer sering kali beroperasi dengan struktur keuangan yang lebih lugas (straight-to-the point), mengelola pendapatan berbasis proyek melalui perangkat lunak akuntansi dasar. 

Pertimbangkan freelancer dalam harga dapat menggunakan biaya per jam dan menangani 3-4 klien per bulan –di mana mereka mungkin mengelola keuangan mereka secara efektif menggunakan media seperti QuickBooks, FreshBooks, atau platform lainnya untuk melacak pengeluaran, dan membuat faktur dengan lancar. Namun sebaliknya, studio desain yang mengelola banyak anggota tim, klien tetap yang akan terus berulang, dan berbagai biaya overhead memerlukan sistem keuangan yang lebih kuat. 

Studio berukuran sedang mungkin mempekerjakan pembukuan paruh waktu dan menggunakan perangkat lunak akuntansi canggih untuk mengelola penggajian, melacak profitabilitas proyek, dan menangani kewajiban pajak yang rumit.

Pendekatan terhadap manajemen proyek juga sangat bervariasi antara pekerja lepas dan studio. Pekerja lepas biasanya menjaga hubungan langsung dengan klien dan alur kerja yang lebih fleksibel, yang memungkinkan mereka beradaptasi dengan cepat terhadap kebutuhan klien. 

Misalnya, pekerja lepas yang mengerjakan proyek brand identity dapat dengan mudah menyesuaikan jadwal mereka untuk mengakomodasi umpan balik klien yang mendesak atau revisi menit terakhir. Namun, studio harus menerapkan sistem manajemen proyek yang lebih terstruktur.

Ambil contoh studio yang mengerjakan desain ulang atau revamp situs web yang kompleks – mereka mungkin perlu berkoordinasi antara desainer UI, desainer grafis, dan manajer proyek, yang memerlukan jadwal proyek yang terperinci, rapat tim rutin, dan proses persetujuan formal.

Ilustrasi pekerja kreatif. Sumber: makeitinthenorth.nl

Manajemen hubungan klien (Customer Relationship Management) merupakan pembeda utama lainnya. Pekerja lepas sering kali membangun hubungan pribadi dan langsung dengan klien mereka, yang mengarah pada interaksi yang lebih fleksibel dan informal. Mereka dapat menangani semuanya mulai dari konsultasi awal hingga pengiriman akhir melalui saluran komunikasi langsung. 

Sementara itu, studio biasanya menerapkan sistem manajemen klien formal dengan manajer akun kunci (key account) khusus. Misalnya, studio yang bekerja dengan klien ritel besar dapat menugaskan akun manajer untuk menangani komunikasi sehari-hari, sementara tim desainer menangani berbagai aspek identitas visual merek.

Aspek pertimbangan hukum dan asuransi juga sangat berbeda antara kedua model bisnis ini. Seorang pekerja lepas mungkin bekerja dengan template kontrak standar dan mempertahankan asuransi tanggung jawab profesional dasar. 

Namun, studio desain memerlukan perlindungan hukum yang lebih kompleks, termasuk perjanjian layanan terperinci, pengelolaan hak kekayaan intelektual, dan cakupan asuransi bisnis yang luas. 

Misalnya, studio yang mengerjakan kampanye iklan nasional akan memerlukan kontrak yang kuat yang mencakup hak penggunaan, perlindungan tanggung jawab, dan perjanjian kerahasiaan di antara beberapa anggota tim dan subkontraktor.

Aspek persyaratan infrastruktur teknologi menghadirkan perbedaan signifikan lainnya. Sementara pekerja lepas dapat beroperasi secara efektif dengan laptop kelas profesional, perangkat lunak desain penting, dan penyimpanan awan, studio perlu berinvestasi dalam sistem TI yang komprehensif. Ini termasuk stasiun kerja (work station) berjaringan, infrastruktur server, alat kolaborasi tim, dan lisensi perangkat lunak tingkat perusahaan. 

Sebuah studio mungkin menghabiskan jutaan hingga milyaran setiap tahunnya hanya untuk lisensi teknologi dan perangkat lunak, sementara pengeluaran teknologi pekerja lepas mungkin hanya sebagian kecil dari jumlah tersebut.

Ilustrasi Pekerja Kreatif. Sumber: patch.com

Kesimpulan

Terdapat perbedaan yang mendasar antara sistem administrasi bisnis freelancer dan studio. Perbedaan mendasar dalam administrasi bisnis ini akan memberi gambaran mengapa klien mungkin memilih satu model daripada yang lain untuk kebutuhan desain mereka. 

Freelancer sering kali unggul dalam menyediakan layanan yang dipersonalisasi dan fleksibilitas untuk proyek yang lebih kecil, sementara studio menawarkan infrastruktur dan kapasitas untuk menangani inisiatif desain yang lebih besar dan lebih kompleks. Memahami perbedaan ini tentunya akan membantu penyedia layanan dan klien membuat keputusan yang tepat tentang kemitraan desain grafis dan struktur bisnis mereka.