Bagi yang memiliki sebuah perusahaan atau sebuah lembaga yayasan, pasti sangat akrab dengan istilah dalam ilmu administrasi.
Administrasi tentunya sangatlah penting bagi perkembangan sebuah perusahaan atau organisasi. Pengertian administrasi adalah segala bentuk usaha serta aktivitas yang erat kaitannya dengan pengelolaan kebijaksanaan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dari perusahaan atau organisasi.
Jika diartikan dalam arti sempit, pengertian administrasi adalah kegiatan yang mencakup surat menyurat, catat mencatat, pembukuan, agenda, dan lain sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Di mana semua aktivitas tersebut dilaksanakan oleh ahlinya, yang disebut dengan administrator atau staf administrasi.
Administrasi pada pola kerja perusahaan, bisa membantu dalam memudahkan pekerjaan, baik yang bersifat formal maupun yang non formal. Terutama dalam pengelolaan data, adanya administrasi ini mampu menjadikan pengelolaan tersebut jauh lebih mudah dan tepat.
Mungkin kamu selama ini secara tidak langsung atau secara tidak sadar sering melakukan pekerjaan administrasi, tetapi belum mengetahui bahwa pekerjaan tersebut adalah bagian dari administrasi.
Maka, artikel ini akan menjelaskan mengenai ciri-ciri administrasi serta cara kerja administrasi, agar kamu bisa memahaminya lebih lanjut. Simak penjelasannya berikut ini.
Ciri-ciri Administrasi
Berdasarkan Dasar-dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk. Berikut ini adalah ciri-ciri administrasi, yakni:
1. Terdiri dari sekelompok orang
Pertama, administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja. Administrasi memerlukan sekelompok orang untuk bisa saling bekerja sama. Makanya, ciri-ciri dari administrasi yang paling utama adalah terdiri dari sekelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama.
2. Menjalin kerja sama
Administrasi perlu untuk dilaksanakan dengan bekerja sama dalam mewujudkan sebuah tujuan bersama. Maka, kerja sama menjadi ciri yang wajib ada, supaya sistem administrasi bisa berjalan secara optimal.
3. Mempunyai tujuan yang harus dicapai
Yang menjadi alasan adanya administrasi adalah usaha dalam mencapai sebuah tujuan tertentu. Maka dari itu, administrasi diperlukan untuk bisa membuat sekelompok orang bekerja sama dan selalu berusaha untuk menuju ke arah yang sama, yaitu sebuah tujuan bersama.
4. Adanya proses kegiatan usaha
Sistem administrasi perlu mempunyai proses kegiatan usaha tertentu. Ini menjadi ciri terpenting dalam sebuah administrasi. Ciri ini bertujuan untuk menciptakan kerja sama dalam mencapai tujuan.
5. Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan
Bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan adalah hal yang perlu dilaksanakan untuk membuat suatu perusahaan bisa berhasil dalam mencapai tujuannya.
Cara Kerja Administrasi
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa pengertian administrasi serta fungsinya di dalam perusahaan dikerjakan oleh seseorang yang disebut dengan administrator atau staf administrasi.
Staff administrasi merupakan salah satu unit yang memberikan dukungan pada berbagai kegiatan operasional dari sebuah perusahaan atau organisasi.
Staf administrasi sendiri mempunyai tugas utama yaitu kegiatan yang berkaitan erat dengan korespondensi, penataan serta penyimpanan dokumen, data entry dan juga membantu para unit yang membutuhkan sebuah data.
Staff administrasi inilah yang nantinya akan menjadikan tugasnya itu menjadi sebuah laporan yang akan diserahkan langsung kepada pihak manajemen sebuah perusahaan.
Cara kerja administrasi sangat berkaitan dengan tugas dari staff administrasi pada sebuah perusahaan atau organisasi. Secara umum, cara kerja administrasi, yaitu:
Melakukan koordinasi terhadap sekretaris maupun staff administrasi dari divisi lain saat ada rapat gabungan maupun kegiatan yang lainnya.
Mengumpulkan dan menyusun dokumen.
Mempersiapkan akomodasi serta tiket untuk kegiatan yang berkaitan dengan kunjungan kerja luar kantor.
Memastikan adanya persediaan alat-alat tulis kantor.
Membuat serta menyiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor.
Mengatur, membuka, dan mendistribusikan korespondensi yang masuk ke dalam perusahaan baik dalam bentuk surat maupun e-mail.
Mempersiapkan catatan, tagihan, laporan, surat, dan juga dokumen lainnya menggunakan aplikasi pengolahan data, database, lembar kerja, maupun presentasi.
Dari penjelasan di atas, kamu bisa memahami bahwa dengan adanya administrasi pada sebuah perusahaan atau organisasi merupakan kegiatan yang sangatlah penting. Jika tidak ada kegiatan administrasi, maka perusahaan atau organisasi berpotensi tidak memiliki pengelolaan atau pengaturan tentang kegiatan yang baik, hal tersebut yang bisa menghambat perkembangan.
Maka dari itu, adanya administrasi yang baik mampu menghantarkan sebuah perusahaan atau organisasi berkembang untuk mencapai tujuan.
Penulis: Nurul Ismi Humairoh
