Parameter yang mempengaruhi tingkat kepuasan staf bekerja di kedua environment tersebut dilihat dari antara lain: level kebisingan (noise level), privasi suara (sound privacy), kemudahan dalam berinteraksi (ease of interaction), kenyamanan perabot (comfort of furnishing), kualitas udara (air quality) hingga tingkat paparan cahaya (amount of light).
Hasil penelitian mengungkap tingkat kepuasan karyawan yang tinggi terhadap ruang kerja tertutup dan tingkat kepuasan terendah terhadap ruang kerja terbuka. Hal yang paling membedakan diantara kedua environment tersebut adalah dalam hal privasi visual (visual privacy), privasi suara, jumlah ruang kerja (amount of space) dan tingkat kebisingan. Secara lengkap, Anda dapat membaca laporan penelitian Kim dan de Dear tersebut pada tautan ini.
Nah, penelitian tentang konsep ngantor yang ideal tersebut cukup memberikan gambaran bagi perusahaan yang ingin menerapkan kantor open plan office atau enclosed private offices. Tapi sesungguhnya konsep ruang bekerja open plan office ini menarik. Saya hendak membagikan pengalaman pribadi mengenai salah satu perusahaan tempat saya pernah bekerja yang juga mengadopsi konsep open plan office.
Secara mendasar, alasan utama mungkin dari sisi investasi yang lebih rendah jika dibandingkan dengan membangun kubikal dan ruang-ruang kerja. Sewa ruang kantor di lokasi premium dan strategis menantang kreativitas manajemen perusahaan dalam mengambil langkah efisiensi termasuk dalam urusan ngantor.
Dengan jumlah personil yang cukup banyak hingga ratusan orang, perusahaan menghendaki berada di lokasi strategis (dengan konsekuensi biaya sewa office space yang tinggi), tapi tetap mengakomodasi semua karyawannya agar dapat bekerja dengan baik. Konsep open plan office menjadi opsi terbaik hingga akhirnya diterapkan di perusahaan tersebut.
Dengan sejumlah meja menghampar dalam satu ruangan, semua level karyawan berbaur bekerja bersama-sama. Para manajer nampak biasa saja duduk satu meja dengan para stafnya. Tidak ada rasa canggung atau sungkan karena masing-masing fokus pada pekerjaannya. Untuk menyimpan berkas dokumen atau barang pribadi lainnya, setiap karyawan diberi satu unit locker yang menempel pada dinding kantor.
Oh ya, dalam konsep open plan office sebenarnya setiap karyawan bebas merdeka memilih meja dan kursi kerjanya sesuka hati. Karena masing-masing staf dibekali satu unit laptop, mereka juga bebas bekerja di meja mana saja. Tapi kadang ada staf yang sudah merasa nyaman di salah satu kursi malah enggan pindah ke tempat lain.
Tetapi berkat kemajuan teknologi informasi, bekerja secara mobile pun menjadi mungkin, dan itu juga diterapkan di perusahaan tempat saya pernah bekerja di sana. Jadi, perusahaan tersebut menerapkan dua konsep ngantor yaitu open plan office dan mobile working. Maka, sebagian karyawan selain dapat bekerja di kantor juga dapat bekerja di rumah, di kafe atau dimanapun mereka mau sepanjang tersedia koneksi internet. Alhasil, ruang kantor tidak selalu penuh dengan para staf.
Nah, berangkat pada penelitian dari Kim dan de Dear di atas, serta pengalaman saya yang pernah bekerja di sebuah perusahaan yang menerapkan konsep open plan office, saya hendak membagikan pandangan saya ketika perusahaan Anda atau perusahaan tempat Anda bekerja mempertimbangkan untuk menerapkan konsep open plan office (dan sekaligus mobile working). Â
Pertama, area kerja yang memenuhi standar kenyamanan staf dalam bekerja.Â
Misalnya memperhatikan luas meja dan luas ruangan dengan seksama. Hal ini berkaitan langsung dengan kenyamanan dan mobilitas staf. Untuk itu perlu memperhatikan kapasitas orang per meja demi kenyamanan bekerja staf.
Jika meja kerja terlalu besar dan penataan kursi terlalu berdekatan, bahkan cenderung berhimpitan. Hal itu akan mempersulit mobilitas karyawan. Jangan sampai memilih meja yang terlalu tinggi atau rendah, atau kursi kerja yang dari segi tampilan stylish namun tidak nyaman diduduki. Alih-alih efisiensi malah membuat staf tidak nyaman dalam bekerja.
