Corona memang membuat semua orang dan negara kalang kabut. Walaupun demikian, rupanya ada hikmah yang bisa kita ambil. Salah satunya adalah dengan menikmati sosialisasi dengan orang lain atau bangsa lain melalui Zoom.
Menurut saya, cara ini sangat bagus untuk meredam penyebaran virus Covid19. Kata Kompasiana, Zoom adalah salah satu pengejawantahan motto, "Lawan corona pakai content." Eaaaaa....
Teman-teman, saking banyaknya Zoom, sebaiknya kita memasukkan dalam kalender Zoom yang akan kita adakan dan atau ikuti supaya tidak lupa dan tidak bertabrakan antara satu Zoom dengan Zoom lainnya. Ada kesempatan untuk mengatur waktu, bukan waktu yang mengatur hari kita.
Baiklah, sekarang setelah ikut Zoom sana-sini, asyik juga, lho, mengadakan Zoom sendiri sesuai dengan bakat dan minat kita. Tertarik? Buruan, apalagi jika masih WFH.
Yup, hikmah setelah mengadakan 14 Zooms bersama Koteka dan beberapa Zooms dengan universitas, berikut adalah hal-hal yang saya pelajari dan harus perhatikan jika ingin mengadakan Zoom:
1. Teknis yang bagus
Untuk mengadakan acara Zoom dibutuhkan perangkat yang mendukung. Aplikasi Zoom gratisan hanya bisa dipakai selama 40 menitan. Memang pada tanggal 9 Mei yang lalu manajemen Zoom memberikan pelayanan gratis tanpa batas pada 9-11 Mei 2020, demi memperingati hari Ibu, di mana banyak keluarga yang akan bisa menghubungi ibu lewat video conference tanpa batas waktu. Alias, Zoom nggak mati-mati meski nggak bayar.
Tahu sendirilah, rasanya nggak nyaman jika memakai Zoom gratis dan harus putus sambung-putus sambung. Biasanya, peserta yang kurang sungguh-sungguh untuk cari ilmu dan sumbunya pendek, tidak akan kembali menyambungkan diri dengan Zoom walaupun informasinya ciamik. Sayang, bukan? Pesertanya lari.
Artinya, selain pakai zoom pada tanggal gratis tersebut di atas, tentu harus berbayar demi acara Zoom yang cetar. Harganya kalau tidak salah 14,99 USD atau Rp 225.000. Nah, ini bagaimana? Ada dana, tidak? Beberapa orang atau organisasi kemudian memakai Google Hangout.
Saya kurang tahu pengalaman dengan itu. Pernah, sih, beberapa kali ikut Google Hangout Kompasiana tahun kapan itu. Bagus juga hasilnya. Koneksi bagus. Tapi entahlah belum pernah menyelenggarakan talkshow dengan aplikasi itu.
2. Tim yang solid
Karena mengadakan talkshow lewat Zoom ini butuh persiapan yang sangat banyak, harus ada sebuah tim dengan anggota yang solid untuk bekerjasama.
Misalnya ditentukan siapa yang mengurusi narsum, siapa yang cari sponsor, siapa yang mengurusi surat-menyurat (email/WhatsApp group dan lainnya), siapa yang posting di sosmed, siapa yang mengurusi hadiah, siapa yang mengurusi dokumentasi data dan gambar/video, siapa yang mengurusi e-sertifikat jika ada.
Pekerjaan segudang itu kalau dibagi pasti ringan dan tidak memberatkan salah satu anggota tim. Bersatu kita teguh, bercerai jangan sampai, kata orang Indonesia.
Kalau diborong satu orang sebenarnya bisa, tapi tidak semaksimal atau tidak seharmonis kalau dikerjakan sama-sama. Istilahnya, kata orang "Mau cepat kerjakanlah sendiri, mau kuat kerjakanlah sama-sama."
Hayo, pilih mana? Terakhir, jika keadaan genting harus ada yang bertanggung-jawab dan sigap mengeksekusi keputusan yang diambil untuk yang terbaik.
3. Cari narasumber
Mencari narasumber memang gampang-gampang susah. Kita harus punya networking yang bagus untuk mendapatkan narasumber terpercaya, dengan tema-tema aktual yang sesuai dengan visi-misi sebuah tim. Selain itu, sebagai penyelenggara harus punya alamat yang dihubungi jika ada sesuatu.
Mulai dari email hingga nomor telepon yang bisa dihubungi. Sebab, jika ada kesalahan teknis supaya bisa diatasi. Jangan lupa menjelaskan dari awal kepada narsum bahwa kegiatan Zoom bersifat kerelawanan alias tidak ada dana, atau jika ada dana, jelaskan dengan gamblang berapa yang akan diterima atau dipotong pajak dan seterusnya.
Salah satu upaya untuk menghindari kacaunya Zoom karena narasumber tidak hadir adalah dengan menghadirkan lebih dari satu speaker. Jika satunya tidak hadir, masih selamat dari speaker yang lain. Gawat kan kalau sudah waktunya, narsum belum nongol juga dan akhirnya batal karena gangguan teknis seperti sambungan internet yang byar-pet.
Jika ada narasumber yang tiba-tiba tidak bisa hadir, usahakan ada rekaman dari si narsum untuk mengobati kekecewaan peserta yang sudah merindu dari melihat poster yang disebar.
Tanyakan juga pada narsum apakah ada presentasi melalui Powerpoint atau sekedar ngomong ngobrol talkshow. Ingat, ada narsum yang pintar ngomong, ada yang tidak begitu suka berbicara dan butuh dukungan bahan-bahan presentasi (tulisan/gambar).
Untuk Zoom yang berbahasa asing, misalnya bahasa Inggris ini bagus karena para peserta yang kurang menangkap kalimat dari narsum tetap bisa mengikuti isi obrolan melalui bahan presentasi karena membacanya di layar.
4. Cari sponsor
Karena Zoom itu makan kuota (bagi yang tidak menggunakan wireless yang cepat dan murah di rumah), sebuah penghargaan tim pada peserta berupa hadiah itu adalah ide yang bagus.
Untuk mendapatkannya, butuh sponsor yang mau berbagi merchandise. Mencari sponsor bisa ditempuh dari mulut ke mulut jika sudah kenal dengan sponsor.
Selain itu, pengiriman project proposal dengan menjelaskan kegiatan dan kompensasi untuk keuntungan kedua belah pihak juga perlu. Karena tidak ada orang yang mau rugi, tapi maunya untung. Win-win solution.
Sponsor ini bisa dikaitkan dengan tema atau narasumber yang dipilih. Misalnya kalau tokohnya mami Kartika Affandi, sponsor yang dihubungi adalah Faber Castel Indonesia di Jakarta.
Perusahaan yang memproduksi alat menulis apalagi melukis itu, rupanya sangat mendukung program mengingat tokoh yang ditampilkan adalah legendaris dan mereka memiliki visi-misi yang sama, yakni menggugah minat masyarakat berusia senja untuk mengisi hari dengan melukis. Dengan begitu, demand akan kebutuhan alat melukis semakin tinggi dan mendongkrak daya suply perusahaan.
Oh, iya, hadiah tidak hanya berwujud barang, jasa seperti jasa konsultasi (psikologi, kesehatan, sekolah/kuliah), jasa belajar online (bahasa, menulis buku, komputer) dan sejenisnya juga bagus untuk diberikan pada peserta yang terpilih.
5. Flyer
Flyer acara bisa dibuat dengan Power Point di mana ada gambar dan teks yang bisa dipadu lalu dicrop atau unggah canva.com, bahkan kombinasi dari keduanya juga asoy. Hanya saja, ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain: formatnya sebaiknya bujur sangkar supaya bisa pas di instagram, selain di medsos lain.
Untuk yang bentuk poster bisa dilebarkan bagian kanan dan kiri terlebih dulu, jika tidak, nanti akan terpotong beberapa informasinya. Informasi harus jelas (what, when, where, how, why, who, whose).
Gambar dan tulisan harus jelas. Jika tidak terlihat atau tidak terbaca akan percuma. Perhatikan pula logo yang akan dipasang. Ada beberapa organisasi, komunitas atau perusahaan yang suka mengganti logo secara reguler.
Pastikan hal ini sebelum tayang. Dan periksakan rancangan flyer acara kepada narasumber, toh mereka adalah bagian penting dari acara.
6. Penyebaran poster di media sosial
Memanfaatkan media sosial gratisan, disinyalir akan mampu meningkatkan daya tarik calon peserta untuk menjadi peserta. Penyebarannya jangan mepet-mepet sebelum hari H. Tiap orang pasti punya rencana yang tidak bisa diubah. Sehingga jika sudah jauh hari disebarkan, akan semakin banyak orang yang memasukkan dalam kalender atau sudah mengaturnya terlebih dahulu.
Orang yang disiplin biasanya akan tertib jika sudah memasukkan ke dalam kalender alias tidak lupa. Namanya manusia, tempatnya lupa. Makanya kita harus mengantisipasi hal ini. Selian itu, penyebaran poster atau flyer acara bisa melalui WA group yang kita perkirakan memiliki minat dengan tema Zoom kita.
7. Pendaftaran
Pendaftaran bisa dilakukan dengan narahubung di WA tapi tentu akan membuat kerjaan bagi yang punya HP. Pemakaian bit.ly (yang sudah di-rename supaya mudah diingat) saya rekomendasikan untuk pendaftaran Zoom. Di sana, kita bisa mengoleksi alamat email, yang nanti akan bisa digunakan untuk mengirim link.
Artinya bisa copy paste data email dari Google drive dari Google form tadi. Template dari G-form di Google juga warna-warni alias tidak monoton. Jadi, lumayan lah untuk membantu pekerjaan kita.
Dalam G-form, pastikan data-data penting tercakup di sana untuk diisi peserta. Data tidak penting seperti; apa warna kesukaan peserta atau status single atau menikah, sepertinya tidak pas di dalam pendaftaran. Akhir-akhir ini, saya lihat ada pendaftaran Zoom dengan barcode, di mana peserta tinggal scan pakai HP. Canggih, kan.
8. Pengiriman link
Pengiriman link melalui email sangat banyak dilakukan para organizer. Kalau boleh usul, saya lebih memilih bahwa setiap orang yang mendaftar dipersilakan bergabung di WhatsApp group Zoom yang bersangkutan.
Untuk menghindari terlalu banyak pesan seperti es campur, admin bisa menutup chat alias hanya admin yang bisa memberikan informasi tanpa komentar dari puluhan bahkan ratusan peserta/anggota group.
Tentu saja ini menghindari promo yang tidak ada hubungannya dengan acara atau program zoom dan rasanya tidak nyaman harus scroll up-down untuk mengetahui info yang dibutuhkan banyak orang karena tertimbun haha-hihi.
Untuk menambah kenyamanan, setelah mendapatkan link, mengikuti acara dan acara berakhir, tiap member WhatsApp group Zoom dipersilakan untuk meninggalkan WA group.
Jika ingin ikut lagi, daftar lagi dan gabung WA group lagi. WhatsApp group ini akan membantu admin atau tim acara Zoom karena sekali kirim, semua bisa melihat. Dan lagi, ada lho, orang yang jarang cek e-mail hari gini.
Untuk cek WhatsApp, banyak yang langsung/rajin dilakukan. Jika link dikirim secara manual, sebaiknya dikirim satu hari lebih awal dari hari H. Khusus untuk narsum tidak boleh lupa pengiriman link karena mereka ini kan kunci dari Zoom. Kalau semua peserta sudah masuk tapi narsum ketinggalan karena belum ada link, berabe nanti.
9. Host/co-host
Jika moderator adalah juga hostnya, untuk memperlancar acara memang butuh co-host. Di saat moderator berbicara, pikirannya akan terpecah jika harus melakukan teknis seperti mengubah gambar siapa yang berbicara pada detik itu, mematikan speaker (unmute) peserta, membaca chat yang berisi pertanyaan atau kritik dan masih banyak lagi.
Co-host adalah sayap kedua bagi host atau moderator yang sedang mengatur acara. Kasihan kalau moderator harus mengatasi semuanya. Bisa-bisa matanya juling.
Nah, pada beberapa penyelenggara seperti kampus universitas contohnya, biasanya panitianya banyak (MC, pembaca doa, moderator, seksi dokumentasi, seksi teknis sampai seksi konsumsi).
Jadi banyak orang yang ada di latar belakang dan siap membantu jika ada masalah. Viele kleine Haende, schnelles Ende (semakin banyak tangan-tangan kecil yang membantu, pekerjaan akan cepat selesai), kata orang Jerman.
10. Dokumentasi acara
Beberapa zoom yang bersponsor, akan membutuhkan tanda bukti acara. Untuk itu perlu sekali adanya dokumentasi acara seperti foto, screenshot, video dan sejenisnya. Ini juga akan menjadi bagian dari sejarah karena terdokumentasi dengan baik. Supaya yang tidak sempat ikut bisa mengikuti jejak.
Jangan lupa mengingatkan moderator untuk foto bersama. Karena di Jerman misalnya, data pribadi dilindungi, kita tidak bisa memaksa jika ada peserta yang menolak untuk menyalakan video sehingga tampak wajahnya. Foto tersebut biasanya akan diunggah di medsos dari penyelenggara. Misalnya insta story/feed.
11. Pengumuman pemenang
Sekecil apapun hadiahnya, orang akan senang mendapatkan hadiah. Untuk itu perlu sekali pemenang segera diumumkan supaya orang tidak penasaran.
Jangan lupa setiap pemenang diminta untuk mengirimkan data lengkap termasuk no HP karena beberapa jasa pengiriman membutuhkannya untuk konfirmasi pengiriman supaya sampai di alamat tujuan dengan selamat.
Pengumuman bisa lewat media sosial atau WhatsApp group Zoom yang telah dibuat. Untuk laporan sponsor, beberapa penyelenggara seperti Koteka, mengunggah gambar pemenang bersama hadiah. Ini untuk menghindari kejadian: "kamu lagi-kamu lagi" yang borong hadiah.
12. E-sertifikat
Hal ini memang sepele tapi bisa jadi gawe kalau tidak diurus sebaik-baiknya dari awal. Apalagi kalau mengadakan zoom tidak hanya satu tapi sepuluh bahkan seratus episode. Bisa pusing kepala Barbie, kan.
Untuk itu, harus dipikirkan bagaimana cara mengorganisirnya, siapa yang bertanggung-jawab, bagaimana desain sertifikatnya, siapa yang tanda tangan, bagaimana cara mengirimnya (manual atau elektronik/otomatis). Beberapa narasumber juga mengumpulkan e-sertifikat, lho, jadi tidak hanya peserta. Ini perlu dipikirkan juga, tidak boleh dilupakan.
