Beberapa zoom yang bersponsor, akan membutuhkan tanda bukti acara. Untuk itu perlu sekali adanya dokumentasi acara seperti foto, screenshot, video dan sejenisnya. Ini juga akan menjadi bagian dari sejarah karena terdokumentasi dengan baik. Supaya yang tidak sempat ikut bisa mengikuti jejak.
Jangan lupa mengingatkan moderator untuk foto bersama. Karena di Jerman misalnya, data pribadi dilindungi, kita tidak bisa memaksa jika ada peserta yang menolak untuk menyalakan video sehingga tampak wajahnya. Foto tersebut biasanya akan diunggah di medsos dari penyelenggara. Misalnya insta story/feed.
11. Pengumuman pemenang
Sekecil apapun hadiahnya, orang akan senang mendapatkan hadiah. Untuk itu perlu sekali pemenang segera diumumkan supaya orang tidak penasaran.
Jangan lupa setiap pemenang diminta untuk mengirimkan data lengkap termasuk no HP karena beberapa jasa pengiriman membutuhkannya untuk konfirmasi pengiriman supaya sampai di alamat tujuan dengan selamat.
Pengumuman bisa lewat media sosial atau WhatsApp group Zoom yang telah dibuat. Untuk laporan sponsor, beberapa penyelenggara seperti Koteka, mengunggah gambar pemenang bersama hadiah. Ini untuk menghindari kejadian: "kamu lagi-kamu lagi" yang borong hadiah.
12. E-sertifikat
Hal ini memang sepele tapi bisa jadi gawe kalau tidak diurus sebaik-baiknya dari awal. Apalagi kalau mengadakan zoom tidak hanya satu tapi sepuluh bahkan seratus episode. Bisa pusing kepala Barbie, kan.
Untuk itu, harus dipikirkan bagaimana cara mengorganisirnya, siapa yang bertanggung-jawab, bagaimana desain sertifikatnya, siapa yang tanda tangan, bagaimana cara mengirimnya (manual atau elektronik/otomatis). Beberapa narasumber juga mengumpulkan e-sertifikat, lho, jadi tidak hanya peserta. Ini perlu dipikirkan juga, tidak boleh dilupakan.
