Dalam sebuah artikel terkenal, Douglas McGregor (1957) menulis bahwa sistem penilaian kinerja formal dirancang untuk memenuhi tiga kebutuhan, satu untuk organisasi dan dua untuk individu.
* Mereka berhubungan dengan pengembangan karyawan dengan memberikan dasar untuk pembinaan dan konseling staf oleh manajer mereka.
* Mereka adalah cara untuk memberi tahu karyawan bagaimana keadaan mereka, menyarankan perubahan yang diperlukan dalam perilaku, sikap, keterampilan atau pengetahuan pekerjaan, dan memberi tahu mereka di mana posisi mereka dengan atasan.
* Mereka memberikan penilaian sistematis untuk mendukung kenaikan gaji, promosi, transfer dan, terkadang, penurunan pangkat atau pemutusan hubungan kerja.
Memutuskan apa yang Anda ingin sistem Anda lakukan adalah langkah pertama yang penting. Pada dasarnya ada dua kemungkinan.
* Perencanaan dan tinjauan kinerja. Rencana kinerja menetapkan tujuan dan target yang disepakati untuk periode atau proyek tertentu, dan tinjauan kinerja menilai kemajuan untuk mencapainya. Ulasan juga dapat digunakan untuk menilai perilaku individu, terutama sebagai anggota kelompok kerja atau tim.
* Pengembangan pribadi dan kinerja. Ada tiga aspek pembangunan. Salah satunya adalah perencanaan kinerja masa depan, seringkali dengan target kerja yang disepakati antara manajer dan karyawan. Aspek kedua berkaitan dengan pengembangan karyawan itu sendiri: keterampilan, pengetahuan, atau pengalaman tambahan apa yang memungkinkan karyawan memberikan kontribusi yang lebih baik? Aspek ketiga adalah pengembangan hubungan yang lebih kuat dan lebih terbuka antara manajer dan karyawannya.
