Ini Trik Sederhana Menyusun Dokumen Penawaran Lelang

Anggapan sementara orang, mengenai proyek konstruksi milik pemerintah --selain pekerjaan fisik-- berarti akan menghadapi serangkaian "pekerjaan" administrasi yang melimpah penyebab dahi berkerut. Bagaimana rumitnya membuat penawaran (baca: "Lakukan ini untuk ikut tender"), berbagai perijinan dan laporan perkembangan dalam pelaksanaannya serta proses penagihan sampai kembali menjadi uang. 

Sebetulnya Peraturan Presiden No. 54 /2010 tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah  jo. Peraturan Presiden No. 4/2015 dan aturan lain yang telah dimuat di dalam dokumen pengadaan pekerjaan bersangkutan telah cukup memberikan panduan.

Sebagai misal, Pembuatan Dokumen Penawaran Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah  merupakan belantara kertas yang rawan perangkap. Dokumen Penawaran akan terdiri dari Data Administasi, Data Harga Penawaran dan Data Teknis. 

Ketiga komponen penawaran tersebut akan menentukan kelayakan suatu perusahaan untuk mendapatkan pekerjaan setelah melalui evaluasi oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa.

Di dalam masing-masing data tersebut dimuat berkas-berkas, diantaranya: bermacam surat, harga, analisa, tabel-tabel, berbagai sertifikat, metode pelaksanaan dan keterangan lain yang disyaratkan. Sekian banyak berkas tersebut disusun sesuai urutan dalam dokumen lelang atau surat penawaran di dalam satu berkas.

Nah, dalam menggabungkan (combine) berkas-berkas menjadi satu file itulah, penawar akan menghadapi persoalan tersendiri. Saat combine, sistem akan membaca secara alfabetis hingga berkas tidak runtut sebagaimana dimaksud, tidak sesuai LDP atau tidak sesuai surat penawaran. 

Berkas acak-acakan akan menyebabkan panitia/kelompok kerja (Pokja) kesulitan menilai kelengkapannya. Ketika melakukan koreksi pun penawar akan kesulitan menelusuri berkas, perlu waktu lebih lama mencari halaman berkas sementara jadwal pemasukan lelang sudah mepet. Agar tidak berkeringat dingin ketika menyusunnya, saya meminjam pembuatan chart of account dalam ilmu akuntansi.

Tiga kelompok penawaran masing-masing saya beri kode: 10000 di depan nama file Data Administrasi; 20000 di depan nama file Data Penawaran; 30000 di depan nama file Data Teknis. Jumlah digit disesuaikan dengan jumlah sub-file. Di sini dicontohkan jika berkas mempunyai turunan sampai tiga jenjang dengan maksimum jumlah sub-file sampai 99 berkas.

Turunan Data Administrasi, seperti Surat Penawaran, Surat Kuasa, Surat Perjanjian KSO masing-masing diberi kode di depan nama file dimaksud 10100, 10200 dan 10300, demikian seterusnya.

Untuk file-file yang memiliki lebih dari satu sub file, misalnya: 30000 Data Teknis, 30900 Dukungan terdapat beberapa sub-file seperti, contoh: Surat Dukungan Distributor Baja Ringan serta Brosur bisa dibubuhi kode di depan nama sub-file dengan 30801; Surat Dukungan Pabrikan Panel Listrik serta Brosur diberi kode 30802; dan seterusnya. Kemudian, berkas-berkas dimaksud akan diberi nomor seperti contoh di bawah:

10000. DATA ADMINISTRASI:

10100.  Surat penawaran yang memuat: tanggal, nama dan alamat tujuan, harga, masa berlaku

10200. Surat Kuasa (bila ada)

10300. Surat Perjanjian kemitraan (apabila ada Kerja Sama Operasi)

20000. DATA HARGA PENAWARAN:

20100. Daftar kuantitas dan harga (DKH0

20200. Analisa Harga Satuan Pekerjaan (AHSP)

20300. Tabel harga Upah dan Bahan,

20400. Tabel Harga Sewa Alat

30000. DATA TEKNIS terdiri dari:

30100. Metode Pelaksanaan, serta ilustrasi

30200. Jadwal Pelaksanaan 

30300. Network Planning (jika disyaratkan)

30400. Jadwal Penggunaan Alat (jika disyaratkan)

30500. Dokumen RK3K

30600. Data Personilia:

30601. Tenaga Ahli (Sertifikat Keahlian Kerja, Ijazah, Biodata, Surat Pernyataan dan lain-lain persyaratan.

30602. Tenaga Terampil (Sertifikat Keterampilan Kerja, Biodata, Surat Pernyataan, Ijazah dan lain-lain).

Dan seterusnya sampai 99 data personalia.

30700 Daftar Peralatan yang Dipersyaratkan:

30701. Tabel Alat Dimiliki Sendiri

30702. Surat Dukungan Sewa Alat

30800. Dukungan Pabrikan:

30801. Surat Dukungan Distributor Baja Ringan serta Brosur.

30802. Surat Dukungan Pabrikan Panel Listrik serta Brosur

31000. Spesifikasi teknis (jika disyaratkan)

31100. Formulir rekapitulasi perhitungan Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)

31200. Dokumen Kualifikasi:

31201. Sertifikat Badan Usaha (SBU) sesuai kualifikasi

31202. Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi ( SIUJK) sesuai kualifikasi

31203-dst. Sertifikat, seperti: ISO, SMK3 dan lainnya sebagaimana dipersyaratkan

31300. Dokumen lain yang dipersyaratkan

31400. Pengalaman Perusahaan (biasanya dipindai pada halaman cover, halaman yang memuat para nama para pihak dan lembar tanda-tangan).

40000. Dan seterusnya

Dengan nama file urut angka seperti di atas, maka sistem penggabungan dapat membaca berkas yang banyak secara runtut sebagainya diharapkan. Koreksi atau peng-edit-an masing-masing akan lebih gampang. Kegiatan evaluasi panitia lelang atau pokja akan lebih mudah. 

File yang sudah runtut itu juga bisa ditransformasi ke Excel agar dapat digunakan sebagai check list untuk memeriksa berulang-ulang kelengkapan berkas  sebelum waktu pemasukan penawaran dan estimasi besaran file. Jika masih terlalu besar, maka beberapa berkas dikecilkan ukurannya. Tidak melebihi batas pengunggahan ke portal dan potensi menang tender lebih besar.

Bagaimana memastikan kemenangan tersebut? Saya akan bahas dilain waktu.

Semoga bermanfaat.