Begini Rahasia Tersembunyi Top Leader Memaksimalkan Waktu

Satu pekerjaan sampingan di waktu luang yang paling mengasyikkan di lapangan, bagi saya, adalah mengintip bagaimana rahasia tersembunyi manajemen waktu orang-orang top bekerja. Saat diluar dan saat menemui mereka, nampak nyata mereka itu cool, calm and convident. Tak ada grasa-grusu, terburu-buru, atau stress dikejar waktu. Namun setelah pertemuan itu, mereka kembali terjun bergulat dengan waktu, kesibukan, dan kehidupan pribadinya.

Kita tahu dan sangat menyadari, waktu adalah sumber daya yang paling mahal, langka dan tak tergantikan. Karenanya, mari kita berfokus diri dan menata kembali di tahun baru ini untuk satu pertanyaan penting sepanjang jaman. Yaitu, bagaimana memaksimalkan waktu lebih baik di tahun ini untuk kehidupan pribadi, keluarga, karir, dan kelangsungan bisnis.

Baca juga: Orang Bijak, Diplomat, Leader Hebat, Gunakan Cara Ini!

Beragam riset di dunia sejauh penelusuran saya, ternyata berfokus pada prinsip. Bukan semata berfokus pada alokasi durasi waktu dan prioritas. Hasil studi atau riset itu, memang punya rentang waktu dan durasi yang sedikit berbeda-beda dalam mengalokasikan waktu pada beragam kegiatan, profesi, dan level jabatan. Juga ada sedikit perbedaan rentang waktunya pada kegiatan pribadi, keluarga dan pekerjaan. Namun, bila disarikan dan dilihat polanya, terlihat ada benang merah yang sama. Mereka bekerja berdasarkan nilai-nilai dan prinsip.

Karena itu, mari kita memaksimalkan dan mengelola waktu berdasarkan prinsip dan nilai-nilai itu. Berikut saya coba sarikan dari pengamatan sepanjang pengalaman saya di lapangan bersama orang-orang sukses, produktif dan pengubah keadaan. 

1. Tempatkan waktu sebagai sumber daya yang paling mahal, amat langka dan tak tergantikan. Waktu dan kecepatan, adalah prioritas.

2. Mendahulukan dan bekerja lebih banyak pada hal-hal yang penting, bukan pada hal yang mendesak. Mindset yang tepat, cara kerja dan sikap terhadap pekerjaan, akan banyak memberikan nilai waktu kita jauh lebih tinggi. Doing less allow to do more. Untuk mendapatkan semua itu, makai a harus senantiasa "mengasah gergaji" dari waktu ke waktu.

Baca juga: Jangan Buat Resolusi, Kalau Tak Dimulai Dari Ini

3. Berpikir untuk memulai dari akhir, dan melakukan pekerjaan secara nyata. Dengan mengetahui hasil akhir harus bagaimana dan seperti apa, kita bisa mengisi pekerjaan sedini mungkin dengan hal-hal yang produktif dan berdampak nyata.

4. Merencanakan kegiatan di akhir waktu. Sebelum pulang kerja, ia akan menuliskan 5 hal penting apa yang akan dikerjakan esok hari yang bernilai, berbobot stratejik dan mengubah keadaan. Hal yang sama, ia pun melakukan perencanaan di akhir tahun untuk tahun depan. Merencanakan pekerjaan di akhir bulan untuk menyesuaikan capaian bulanan dengan progress pencapaian target tahunan. Juga menrencanakan pekerjaan minggu depan di akhir pekan untuk pekerjaan seminggu kedepan.

Baca juga: Di Era Multi Disruptif, Karyawan Tak Lagi Jadi Aset Perusahaan?

5. Time boxing dijalani dengan ketat, disiplin dan konsisten. Yaitu mengalokasi waktu terlebih dahulu sebelum melakukan pekerjaan atau kegiatan tertentu dengan membuat deadline pada list yang kita buat..

6. Memberi jeda pada diri sendiri untuk beristirahat dan merestart pikiran agar tetap segar, kuat dan produktif. Bekerja itu memang penting, namun waktu jeda, istirahat dan tidur yang cukup, itu penting dan tak boleh disepelekan. Selain itu waktu untuk pribadi yaitu meluangkan waktu sejenak untuk diri sendiri juga tetap harus ada, selain juga liburan bersama keluarga. Work-life balance itu harus nyata dan ada.

7. Siap bekerja lebih lama daripada staf biasa, dan mengalokasikan waktu untuk hal-hal tek terduga dan luput dari perencanaan. Top leader bukanlah robocop. Ia memang seorang pekerja keras dan persisten, namun ia pun cukup fleksibel untuk menghadapi pekerjaan yang luput tak terjadwalkan.

8. Selalu membawa notebook untuk mencatat segera setiap ide-ide baru yang muncul, dan dikumpulkan sebagai bank gagasan. Ide atau gagasan baru ini mahal, dan seringkali banyak menghemat waktu.

9. Disiplin waktu itu harga mati. Dalam banyak kesempatan, seringkali saya menyampaikan guyonan tentang ketepatan waktu. Saya katakana, "Ketepatan waktu itu kebiasaan raja-raja. Orang yang tepat waktu, itu termasuk darah biru. Orang yang tidak tepat waktu, bukanlah kaum bangsawan. Tapi orang pinggiran".

10. Tak suka kejutan. Jadwal pekerjaan yang telah direncanakan sebelumnya, jauh lebih dipentingkan dan mendapat concern utama daripada pekerjaan dadakan, dan tak terjadwal. Karena itu, keberadaan asisten atau sekretaris untuk menyaring telepon yang masuk dan memeriksa email-email, ia serahkan semuanya.

11. Alokasi waktu kerja untuk diri sendiri untuk hal-hal penting dan stratejik, perlu mendapat alokasi khusus. Biasanya, hampir 30% dari waktu kerja yang dialokasikan.

12. Padatkan dan pendekkan waktu rapat. Rapat bukanlah kerja. Kerja itu bukan di rapat. Bila bisa dengan online, kenapa harus ada rapat offline ? Yang penting, kerja itu harus bisa diterjemahkan dengan tindak lanjut action di lapangan. Rapat adalah soal pengambilan keputusan dan mengunci kesepakatan. Karenanya, daftar tindakan di setiap item yang disepakati dalam rapat kerja sudah dipastikan siapa penanggungjawabnya dan memastikan tugas dapat tercapai.

13. Perbanyak delegasi, dan sebisa mungkin banyak-banyaklah mendelegasikan. Terlalu terlibat urusan operasional, tak akan mampu memberdayakan potensi terbaik dari staf atau anggota team yang kita pimpin.

14. Tetaplah terhubung dengan semua lapisan dan jabatan karyawan. Baik jabatan tingkat manajer muda hingga staf karyawan biasa. Alokasi waktu dengan mereka sebaiknya tak lebih dari 20%. Di dua level menengah dan bawah ini, kita jadi tahu apa saja kesulitan, kendala dan masalah di lapangan. Tentu saja sambil selalu mengkomunikasikan core values, dan membangun legitimasi peran dan tanggungjawab kita, serta kepercayaan dan soliditas team.

15. Tetap luangkan waktu untuk kualitas hidup dan kehidupan. Cukup tidur, rutin berolahraga, ada waktu berkualitas untuk keluarga, dan me time.

16. Tetap menjadi orang yang efektif dan realistis. Caranya antara lain dengan menyeimbangkan proporsi waktu di kantor dan di lapangan.

Orang kantor pusat biasanya adalah orang-orang efektif, karena mereka punya gambaran global dan punta data yang beragam dari berbagai orang-orang di lapangan. Bahkan mereka bisa membandingkan hasil kinerja orang lapangan dengan competitor. Juga membandingkan kinerja sebuah cabang dengan cabang lain. Namun, pada kenyataanya setiap cabang selalu saja ada karakteristik yang berbeda, khususnya mengenai pasar, serta nilai-nilai dan kearifan lokalnya. Mereka orang-orang lapangan itu, adalah orang-orang yang realistis.

Karena alasan itu, efektivitas top leader itu berada saat mereka mampu "mengakulturasikan" efektifvitas orang kantor pusat dengan realitas "nyata" orang-orang lapangan.

17. Pentingkan komunikasi humanis. Model komunikasi para top leader juga nampak khas. Mereka lebih banyak merasa yakin dan mantap saat mampu berkomunikasi bertatap muka dibandingkan dengan komunikasi elektronik. Adapun, komunikasi melalui telepon dan surat adalah pelengkap tersier saja.

18. Top leader selalu mengamankan agenda kerja utama. Ia harus fokus, menyelesaikan pekerjaannya, dan pantang tugas tak tuntas. Baru kemudian setelah itu, alokasi waktunya untuk pengembangan dan kepentingan yang menunjang, selain juga pada hal-hal yang harus dilakukan.

19. Orang, relasional dan soliditas team itu jauh lebih penting dan harus dipentingkan. Persis sejajar dengan fungsi dan review dari seluruh unit bisnis. Bukan pada hal-hal tanpa hati dan jiwa seperti halnya pekerjaan-pekerjaan stratejik. Pekerjaan stratejik adalah pekerjaan yang hanya bisa dilakukan dan melalui orang-orang, memastikan fungsinya berjalan dan mereka all out bekerja, baru kemudian mengalokasikan pada pekerjaan dan perencanaan strajik.

Hal yang berkait rencana operasi dan konsolidasi perusahaan atau asset, dialokasikan pada alokasi waktu tersier. Seperti beragam transaksi keuangan, akuisisi, konsolidasi, merger, akuisisi, pembelian aset, penawaran tender, hingga akuisisi manajemen berada pada alokasi waktu tersier. Setelah itu, baru berfokus pada pengembangan para professional dan manajemen krisis.

20. Mementingkan pekerjaan dengan tim internal. Bekerja dengan tim internal jauh lebih penting dibandingkan bekerja partner bisnis, kelompok kepentingan (relasional industrial, acara kedemawanan, media dan pemerintah), serta jajaran para direksi dan komite.

21. Me-review ulang di akhir program. Hasil review itu jadi catatan dan pertimbangan untuk kegiatan sejenis di masa yang akan datang.

Itulah 21 catatan penting bagaimana rahasia orang-orang penting, ruar biasa, dan berkontribusi tinggi pada pekerjaan dan profesinya. Semoga di tahun baru ini kita punya kebiasaan baru yang lebih baik dan lebih efektif dalam mengelola waktu.