Mbiz Keren Abis! Solusi Tuntas Produktivitas dan Efisiensi

Persaingan didunia industri terus meningkat setiap tahunnya dan berlangsung semakin ketat dari waktu ke waktu. Perusahaan-perusahaan lama semakin mendapatkan tantangan berat dari perusahaan-perusahaan baru yang terus mengupayakan eksistensinya. Data survei ekonomi Badan Pusat Statistik (BPS) tahun 2016 mencatat bahwa dari rentang tahun 2006 sampai dengan tahun 2016 terdapat sekitar 3,98 juta perusahaan baru yang lahir di Indonesia [1]. BPS juga melansir sampai dengan tahun 2016 tersebut ada sebanyak 26,71 juta unit bisnis dengan 26,26 juta diantaranya  merupakan sektor UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) dan 0,45 juta sisanya adalah Usaha Menengah Besar (UMB) [2]. Hal ini pada satu sisi merupakan kabar baik karena perekonomian kita terus bertumbuh seiring dengan bertambahnya unit usaha baru tersebut. 

Namun disisi lain, kemunculan perusahaan baru juga berarti kehadiran kompetitor baru bagi perusahaan-perusahaan dengan segmentasi bisnis serupa. Terlebih melihat tren pertumbuhan perusahaan start up teknologi yang terus bermunculan. Hal ini akan membuat persaingan bisnis berlangsung semakin ketat. Sehingga mau tidak mau setiap perusahaan harus berlomba-lomba untuk memperbaiki segala aspek yang ada, terutama terkait dengan produktivitas dan efisiensi perusahaan. Semakin produktif dan efisien sebuah perusahaan maka kesempatan untuk menjaga eksistensi menjadi lebih besar. Mereka yang mampu bersaing dalam persaingan bisnis ini akan terus bertahan, sedangkan bagi mereka yang tidak mampu bersaing akan gulung tikar dan punah.

Setiap jenis perusahaan atau unit bisnis pada prinsipnya selalu berpegang terhadap tiga faktor utama, yaitu quality, cost, dan delivery. Ketiga hal ini memiliki konsekuensi langsung terhadap aspek produktivitas dan  efisiensi perusahaan. Quality adalah sebuah keharusan bagi segala jenis perusahaan. Dengan produk-produk berkualitas maka tujuan melayani pelanggan atau customer akan terwujud. Apabila kepercayaan pelanggan sudah diperoleh maka keberlangsungan bisnis adalah keniscayaan. Sebaliknya, hilangnya kepercayaan pelanggan adalah pertanda tamatnya sebuah usaha.

Cost adalah tentang bagaimana sebuah unit bisnis beroperasi secara efektif dan efisien. Hal ini berperan penting terhadap besaran nilai keuntungan sebuah perusahaan, karena cara untuk menggaet keuntungan hanyalah melalui dua cara. Pertama, meningkatkan harga jual produk. Kedua, menurunkan biaya produksi. Cara pertama berisiko membuat customer beralih ke kompetitor yang bersedia menawarkan harga lebih murah, dan itu artinya adalah kabar buruk. Hanya cara kedualah yang paling feasible untuk dipergunakan. Harga jual barang masih tetap bersaing dengan kondisi pasar, namun dengan ongkos produksi yang lebih murah tentunya angka keuntungan akan melejit. Semakin murah ongkos produksi maka semakin baik bagi perusahaan.

Delivery adalah satu faktor terakhir yang menjadikan sebuah perusahaan atau unit bisnis mampu bersaing. Seperti istilah "Siapa cepat dia dapat", maka siapapun yang mampu memberikan supply tepat waktu atau ontime delivery maka dialah yang akan mendapatkan keuntungan lebih. Bisnis adalah tentang bagaimana mendapatkan keuntungan, dan keuntungan adalah harga untuk membayar sebuah eksistensi bisnis.

Alat untuk Menjadi Produktif dan Efisien

Dalam rangka menggapai produktivitas serta efisiensi dari pengoperasian sebuah perusahaan tentunya semua lini kerja perlu diperhatikan. Proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan mulai dari tahap awal hingga akhir harus dikaji secara jeli agar ditemukan titik-titik masalah yang bisa menyebabkan penurunan kinerja perusahaan. Segala jenis pemborosan (waste) yang berpotensi terjadi mulai dari tahap pra-produksi, tahap produksi, hingga pasca-produksi mesti diperhatikan dengan seksama sehingga kerugian di masa yang akan datang dapat dihindari. 

Satu hal yang sedari awal perlu diberikan perhatian lebih oleh pelaku bisnis adalah terkait dengan proses pengadaan. Karena melalui proses inilah operasional sebuah bisnis dimulai. Pengadaan bahan baku, pengadaan sarana dan prasarana produksi, atau pengadaan jasa pendukung produksi. Permasalahan pada bagian ini dapat berbuntut panjang terhadap jalannya produksi mulai dari keterlambatan produksi hingga kegagalan produksi.

Memilih supplier yang tepat bagi perusahaan adalah suatu keharusan. Sehingga akan cukup banyak kriteria yang perlu diajukan untuk memastikan hal ini. Mutu barang atau jasa yang disediakan supplier mesti sesuai dengan standar yang dimiliki perusahaan. Ketepatan waktu supply adalah syarat lain yang tidak bisa ditawar mengingat kaitannya terhadap schedule produksi perusahaan. 

Sedangkan satu syarat yang melengkapi semuanya adalah terkait dengan kesesuaian harga. Pada intinya, setiap perusahaan akan selalu mencari titik optimal antara kualitas, ketepatan waktu pengiriman, serta harga yang terjangkau. Hanya  yang patut diingat bahwa pengadaan (procurement) ini sering dilabeli sebagai "lahan basah" atau lebih tepatnya rawan terjadi kecurangan. Dengan kata lain potensi terjadinya korupsi cukup besar disini. Bahkan apabila mengacu pada pernyataan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), bahwa 80% dari kasus korupsi yang terjadi berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa [3]. Artinya, perlu adanya transparansi serta pengawasan yang ketat terhadap proses ini sehingga risiko kerugian korporasi bisa dicegah.

Segala jenis persoalan didalam proses procurement ini memang harus segera diantisipasi. Kompleksitas yang ada didalam proses barangkali menjadi tantangan lain yang tidak bisa diabaikan begitu saja dalam rangka mendesain sistem pengadaan yang efektif dan efisien. Patut untuk disyukuri bahwa kita sekarang hidup di era teknologi informasi yang tumbuh begitu pesat. 

Era digital yang sangat memungkinkan dilakukannya simplifikasi dari hal-hal yang sebelumnya terlihat rumit. E-Procurement adalah cara yang populer dikemukakan dalam rangka menjawab problematika sistem pengadaan manual yang sudah lama dijalankan. Dengan e-procurement proses pengadaan bisa dilakukan dengan lebih mudah dan lebih cepat.

Pengadaan atau procurement adalah bagian penting dalam mencapai produktivitas dan efisiensi perusahaan (Ilustrasi gambar: shutterstock.com)

Adapun beberapa keuntungan dari penerapan sistem e-procurement ini sebagaimana dikutip dari laman insight.mbiz.co.id diantaranya adalah [4]:

• Pencarian barang atau jasa dapat dilakukan secara online di website atau aplikasi e-procurement
• Perbandingan harga serta deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan lebih mudah dilihat
• Meningkatkan efisiensi dan transparansi proses pengadaan
• Approval dapat dilakukan secara online
• Proses pengiriman barang dapat dipantau
• Mereduksi potensi kesalahan proses pengadaan

Beberapa keuntungan ini merupakan nilai tambah tersendiri bagi e-procurement terkait kontribusinya dalam menggenjot produktivitas serta efisiensi perusahaan. Hanya saja hal itu tidak akan dengan mudah dilakukan.

Tantangan E-Procurement dan Solusi Mbiz

E-procurement memang menawarkan banyak keuntungan kepada setiap perusahaan yang hendak mengimplementasikannya. Akan tetapi menerapkan sistem ini juga memberikan tantangan tersendiri. Bagaimanapun juga ada hal-hal yang mesti dipersiapkan terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk mengadopsi e-procurement disuatu perusahaan. Aspek-aspek seperti kesiapan Sumber Daya Manusia (SDM) pendukung sistem e-procurement seperti tenaga ahli Information Technology (IT) sangatlah diperlukan, mengingat sistem ini tentu memerlukan keterlibatan internet atau jaringan informasi dengan segala kerumitannya. 

Selain itu, pemahaman SDM yang mengetahui seluk beluk proses e-procurement juga mesti diperhatikan mengingat membangun sistem e-procurement ini tidak serta merta dilakukan dengan metode copy paste. Setiap perusahaan memiliki karakteristiknya masing-masing, dan sistem e-procurement setiap perusahaan harus dibangun berdasarkan karakteristiknya itu.

Mbizmarket memberikan solusi tuntas untuk setiap masalah pengadaan perusahaan (Sumber gambar: kabarbisnis.com)

Menerapkan sistem e-procurement tidaklah gratis. Ada sarana pendukung yang harus disiapkan. Peralatan teknologi informasi seperti perangkat komputer, jaringan internet, data server, sistem pertahanan digital untuk mengantisipasi serangan cyber (virus atau hacker), dan sejenisnya. Tentunya untuk mempersiapkan semua hal itu dibutuhkan biaya yang tidak sedikit. Semakin besar perusahaannya atau semakin kompleks transaksinya maka sistem yang dibangun biasanya semakin rumit dan menelan biaya besar. 

Bagi perusahaan-perusahaan berskala besar dengan jumlah modal mumpuni barangkali hal ini tidak terlalu menjadi soal. Akan tetapi bagaimana dengan perusahaan-perusahaan dengan modal terbatas dan jangkauan belum terlalu luas seperti UMKM? Ketika mereka hendak menerapkan e-procurement namun sudah dihadapkan pada begitu banyak kendala maka bisa jadi upaya ini akan menemui kegagalan. Sehingga harus ada solusi pemecahan masalah terkait kondisi ini.

Mengatasi segala jenis permasalahan yang timbul dalam ranah procurement, Mbizmarket hadir dengan menawarkan solusi total untuk semua masalah ini. Belanja pengadaan barang atau jasa secara online menjadi lebih mudah dan murah karena perusahaan tidak perlu membangun sistem e-procurement-nya sendiri. Investasi biaya untuk membangun sistem e-procurement ini sudah "diambil alih" oleh Mbizmarket sebagai penyedia layanan b2b marketplace untuk belanja perusahaan. Sehingga setiap perusahaan yang ingin menerapkan sistem e-procurement dalam hal pengadaan barang atau jasa guna mendukung kebutuhan produksinya cukup langsung memanfaatkan sarana dan prasarana yang tersedia di Mbizmarket.

Ada banyak sekali keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan apabila menjadikan Mbizmarket sebagai solusi atas segala permasalahan procurement. Berikut diantaranya :

1. Mbizmarket merupakan e-commerce multi vendor berbasis web yang memungkinkan proses e-procurement bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja. Sehingga proses pengadaan bisa dilakukan dengan lebih fleksibel dan bisa disesuaikan dengan SOP (Standard Operational Procedure) masing-masing perusahaan.
2. Mbizmarket memberikan solusi terhadap ancaman masalah working capital yang berpotensi muncul sebagai akibat TOP (Term of Payment) yang panjang. Hal ini biasanya menghantui vendor lokal yang melayani proyek dari perusahan-perusahaan besar. Namun hal ini sudah diberikan solusinya oleh Mbiz seiring kerjasama dengan NOBU Bank yang bersedia mengambil alih pembiayaan terlebih dahulu. Bahkan Mbiz sendiri juga menjadi bagian dari pihak yang "menalangi" ini.
3. Perusahaan yang terhubung dengan vendor rekanan Mbiz tidak perlu was-was atau khawatir perihal kemampuan supply barang atau jasa yang dibutuhkan. Karena mereka sudah "diseleksi" oleh pihak Mbiz agar memenuhi kriteria seperti menjaga ontime delivery dan mematuhi standar kualitas ataupun kuantitas yang disyaratkan klien.
4. Segala macam jenis kebutuhan perusahaan dapat dipenuhi melalui satu tempat yang sama tanpa harus "berkeliling" mencari vendor-vendor yang menyediakan barang atau jasa sesuai kebutuhan. Hal ini tentunya akan sangat menghemat waktu serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan. Terlebih ketika barang atau jasa tersebut dibutuhkan pemenuhannya segera. Maka kehadiran Mbizmarket benar-benar menjadi solusi yang jitu sebagaimana diharapkan.
5. Kasus-kasus penyimpangan anggaran atau pembiayaan terkait dengan proses pengadaan barang dan jasa bisa dihindari karena Mbizmarket memberikan fitur-fitur e-procurement seperti budget control, spending report, dan analytic. Beberapa hal yang bisa membantu proses audit dan pengawasan proses pengadaan.     

Mbizmarket memberikan tawaran yang luar biasa dalam rangka mendukung upaya korporasi untuk meningkatkan produkvitasnya. Sebuah solusi untuk semuanya.  Sebuah solusi yang membuat Mbiz layak disebut keren abis!

Salam hangat,

Agil S Habib

Refferensi :

[1]; [2]; [3]; [4]