"Saat saya mempersiapkan masa jabatan kedua saya sebagai Sekretaris Jenderal, saya berpikir keras tentang bagaimana kita dapat memenuhi harapan jutaan orang yang melihat bendera biru PBB sebagai panji harapan. Kita harus melanjutkan pekerjaan penyelamatan hidup kita dalam pemeliharaan perdamaian, hak azasi manusia, pembangunan dan bantuan kemanusiaan" (Ban Ki-moon, Sekretaris Jenderal PBB, 2007-2016).
Kata-kata bernas seorang Ban Ki-moon di atas, seakan-akan memberikan energi positif kepada setiap orang yang pada saat ini sedang menjalankan tugas mulia sebagai Sekretaris biar pun itu di tingkat yang paling bawah sekalipun.
Bahwasannya dengan menjalankan tugas sebagai Sekretaris Jenderal Perserikatan Bangsa-Bangsa, ia meyakini ikut berperan melakukan pekerjaan penyelamatan hidup manusia, karena ikut memelihara perdamaian, hak asasi mansuia, pembangunan dan bantuan kemanusiaan.
Dari pengalaman dan pengabdian seorang Ban Ki-moon, kita dapat memetik hikmahnya untuk karya dan pelayanan seorang sekretaris. Nah, dalam tulisan kali ini penulis hendak mengangkat sebuah isu ringan mengenai tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris dalam pelayanan terhadap kepentingan umum.
Adapun latar belakang isu ringan ini diangkat itu berangkat dari pertemuan para sekretaris komisi-komisi pastoral tingkat keuskupan Atambua yang berlangsung pada Senin, 05 Februari 2024.
Pertemuan ini diadakan untuk memberikan pembekalan kepada para sekretaris komisi yang baru diangkat berdasarkan Surat Keputusan Uskup Atambua nomor 279/2023.
Dalam surat keputusan tersebut, Uskup Atambua, Mgr. Dr. Dominikus Saku mengangkat 12 orang sekretaris untuk 15 komisi pastoral. Itu berarti ada tiga orang yang masing-masing merangkap menjadi sekretaris untuk dua komisi. Namun itu tidak terlalu dipersoalkan.
Tetapi dalam pertemuan pembekalan ini yang menjadi pokok pembahasan adalah tugas pokok dan fungsi dari masing-masing komisi dan peran seorang sekretaris dalam menjalankan tugas pelayanan demi kepentingan umum.
Menarik bahwa dalam kegiatan pembekalan hari Senin itu, Kepala Kantor Pusat Pastoral Keuskupan Atambua, Pastor Vincentius Wun SVD mengangkat dan mendefinisikan kembali apakah sekretaris itu.
Beliau mengatakan bahwa sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung (Wikipedia).
Dengan mengutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Pastor Vincent mengemukakan definisi sekretaris sebagai orang yang diserahi pekerjaan tulis menulis atau surat menyurat. Karena itu sekretaris, biasa disebut juga penulis atau panitera.
Dengan lain perkataan, tugas seorang sekretaris berhubungan dengan sekretariat yaitu bagian organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan yang menjadi tugas sekretaris atau kepaniteraan. Maka tempat sekretaris adalah sekretariat.
Selain itu, tugas seorang sekretaris juga berhubungan dengan rahasia jabatan. Maka diharapkan seorang sekretaris adalah seseorang yang sekaligus bertanggung jawab untuk menjaga rahasia perusahaan.
Lokerpintar.id mengemukakan syarat-syarat umum yang harus dipenuhi untuk menjadi sekretaris yang baik dan bertanggung jawab, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya dalam pelayanan, yaitu:
1) Cerdas dan berpengetahuan yang luas
Karena seorang sekretaris adalah bertugas memberi asistensi dan dukungan terhadap pimpinan langsung, maka dibutuhkan seseorang yang cerdas dan berpengetahuan luas. Sebab seorang sekretaris yang baik tentu harus mengetahui banyak hal yang berhubungan dengan tugasnya. Kalau ia seorang sekretaris di bidang pastoral, maka darinya dituntut memiliki kecerdasan dalam hal-hal : Teologi, Kitab Suci dan kerohanian.
2) Menguasai bahasa dengan baik.
Tugas yang melekat dengannya sebagai sekretaris adalah kemampuan berbahasa yang baik entah bahasa Indonesia, Inggris atau pun bahasa lainnya. Mengapa, karena seorang sekretaris akan selalu bertemu dengan banyak orang sehingga dibutuhkan kemampuan bahasanya yang baik yang berbeda dari lainnya.
3) Seseorang yang disiplin
Seorang sekretaris mesti memiliki jiwa kedisiplinan yang kuat. Ada banyak hal yang berhubungan dengan kedisiplinan, yakni disiplin dalam menjalankan tugas, disiplin waktu, juga kedisiplinan lain yang masih berkaitan dengan tugas di lembaga, atau termasuk dengan atasannya.
4) Memiliki kepribadian yang baik
Hanya orang dengan kepribadian yang baik yang akan ditugaskan menjadi sekretaris. Banyak orang memiliki kecerdasan untuk melaksanakan tugas sebagai sekretaris, tapi hanya orang dengan kepribadian yang baik yang akan lolos dan diterima. Maka Anda mesti memiliki kepribadian yang baik.
5) Memiliki ketrampilan dan kemampuan khusus
Pada prinsipnya seorang sekretaris mesti memiliki ketrampilan khusus misalnya dapat menulis cepat, rapih dan mempunyai kemampuan yang khas yang berbeda dengan orang lain.
6) Memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan bidang tugasnya
Untuk menjadi sekretaris dibutuhkan ketrampilan yang khusus dalam hal tulis menulis yang cepat dan tetap rapih. Banyak orang bisa menulis tetapi dari segi kerapian kurang. Karena seorang sekretaris dia bukan hanya bisa menulis tetapi mempunyai estetika.
7) Memiliki keahlian dasar di bidang administrasi
Seorang sekretaris mesti memiliki keahlian dasar misalnya dapat menjalankan komputer, menguasai word, exell dan lain-lain.
8) Dapat berkomunikasi dengan baik
Seorang sekretaris harus bisa berbicara dengan baik dan benar di depan umum. Maka ia harus mampu membangun komunikasi yang baik dan sehat dengan orang lain, termasuk dengan atasannya.
9) Teliti pada saat bekerja.
Termasuk di dalamnya ketepatan waktu untuk memulai dan mengakhiri. Setiap orang adalah unik. Maka pada saat telah menyelesaikan tugas, ia harus mampu meneliti kembali jejak-jejak digital dan teliti pada saat menjalankan tugas. Ketelitian itu faktor yang sangat penting.
10) Mampu beradaptasi dan belajar dengan cepat.
Syarat untuk menjadi sekretaris yang baik adalah bisa beradaptasi dan belajar dengan cepat. Pada saat mana ia harus belajar, dan pada saat-saat tertentu, ia tidak bisa didekati. Kalau ia seorang suami atau bapak keluarga, maka harus bisa didekati oleh istrinya dan sebaliknya.
Nah, bila syarat-syarat umum ini sudah dipenuhi dan diinternalisaasikan dengan baik, maka itulah yang diharapkan dari seorang sekretaris.
Maka tidak cukup seorang memiliki fisik yang sempurna, tetapi tidak memiliki ke-10 syarat ini, tidak mungkin akan terpilih untuk mejalankan tugas pokok dan fungsinya dengan baik.
Semoga ke-10 syarat yang dikemukakan ini semuanya telah dipenuhi oleh ke-12 sekretaris komisi yang telah diangkat melalui surat keputusan Uskup Atambua untuk menjalankan visi dan misi yang telah dirumuskan bersama.Â
Pada akhirnya pengalaman Ban Ki-moon sebagai Sekretaris Jenderal PBB dan pengabdiannya yang tulus demi penyelamatan hidup dan perdamaian dunia, kiranya menjadi pemicu serta energi positif untuk suatu pengabdian tanpa pamrih bagi kita sebagai sekretaris komisi pastoral.
Semoga tulisan nan sederhana ini dapat membantu pembaca dan Kompasianer untuk menentukan seseorang baik untuk menjadi sekretaris di perusahaan atau pun sebagai sekretaris pribadi. Salam sehat selalu.
Atambua: 05.02.2024
Referensi:
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Edisi kelima tahun 2018.
Bahan Arahan  Pertemuan Pastor Vincentius Wun SVD
Wikipedia.com
https://lokerpintar.id/2022/09/06/10-syarat-menjadi-sekretaris-perusahaan/
