Dengan mengutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Pastor Vincent mengemukakan definisi sekretaris sebagai orang yang diserahi pekerjaan tulis menulis atau surat menyurat. Karena itu sekretaris, biasa disebut juga penulis atau panitera.
Dengan lain perkataan, tugas seorang sekretaris berhubungan dengan sekretariat yaitu bagian organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan yang menjadi tugas sekretaris atau kepaniteraan. Maka tempat sekretaris adalah sekretariat.
Selain itu, tugas seorang sekretaris juga berhubungan dengan rahasia jabatan. Maka diharapkan seorang sekretaris adalah seseorang yang sekaligus bertanggung jawab untuk menjaga rahasia perusahaan.
Lokerpintar.id mengemukakan syarat-syarat umum yang harus dipenuhi untuk menjadi sekretaris yang baik dan bertanggung jawab, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya dalam pelayanan, yaitu:
1) Cerdas dan berpengetahuan yang luas
Karena seorang sekretaris adalah bertugas memberi asistensi dan dukungan terhadap pimpinan langsung, maka dibutuhkan seseorang yang cerdas dan berpengetahuan luas. Sebab seorang sekretaris yang baik tentu harus mengetahui banyak hal yang berhubungan dengan tugasnya. Kalau ia seorang sekretaris di bidang pastoral, maka darinya dituntut memiliki kecerdasan dalam hal-hal : Teologi, Kitab Suci dan kerohanian.
2) Menguasai bahasa dengan baik.
Tugas yang melekat dengannya sebagai sekretaris adalah kemampuan berbahasa yang baik entah bahasa Indonesia, Inggris atau pun bahasa lainnya. Mengapa, karena seorang sekretaris akan selalu bertemu dengan banyak orang sehingga dibutuhkan kemampuan bahasanya yang baik yang berbeda dari lainnya.
3) Seseorang yang disiplin
Seorang sekretaris mesti memiliki jiwa kedisiplinan yang kuat. Ada banyak hal yang berhubungan dengan kedisiplinan, yakni disiplin dalam menjalankan tugas, disiplin waktu, juga kedisiplinan lain yang masih berkaitan dengan tugas di lembaga, atau termasuk dengan atasannya.
