Mengapa Bisa Ada Perbedaan Output dari Sebuah Sistem Digital?

Kisruh mengenai perbedaan data yang disebutkan Menko PolHukam dan penemuan KeMenkeu cukup menarik untuk disimak. 

Pertama karena ada perbedaan angka yang cukup besar dan kedua menjadi viral karena data tersebut sudah "dilaporkan" ke pihak luar alias sudah sampai kepada rakyat melalui pemberitaan media. Yang disayangkan mengapa tidak dibereskan dulu secara internal para pejabat, sebelum dilaporkan kepada yang punya negara, yaitu rakyat Indonesia?

Di zaman digital ini, kok masih bisa ada perbedaan data tentang suatu masalah yang sama? Katanya digitalisasi itu mengurangi human error, tapi kok bisa ada perbedaan angka yang cukup besar untuk sebuah kasus?

Saya yakin pemerintah Indonesia sudah menggunakan sistem digital dalam menjalankan negara ini. Apalagi secara e-government Indonesia sudah dianggap cukup baik. 

Tidak mungkin kan pelayanan rakyat sudah didigitalisasi, sementara didalam lembaga-lembaga negara masih manual? Jadi saya yakin data yang disampaikan oleh Menko PolHukam dan KeMenkeu itu berasal dari sistem digital. 

sumber: www.goodreturns.in

Ada beberapa kemungkinan, jika data yang "sama" diterima oleh orang yang berbeda, padahal data itu adalah tentang suatu masalah yang sama.

• Cara penyajian dan pengambilan data yang berbeda

Data dapat disajikan secara detail atau total. Data total tentunya memiliki detail uraian yang menjadi bukti mengapa angka total ada di jumlah sekian. Total adalah penjumlahan dari uraian semua data yang membentuk total itu.

Kalau di excel, sama dengan formula "sum". Totalnya ini mungkin terdiri dari sub total dari beberapa data yang dikelompokan kedalam sub kecil-kecil.

Jika data dari sumber yang sama menunjukan dua angka yang berbeda, ada kemungkinan yang satu mengambil total, yang lain mengambil sub total atau data tidak lengkap, atau masalah pengelompokan data lainnya. Cara penyajian data sangat berpengaruh terhadap pembacaan data.

Yang jelas, mestinya masing-masing ada dasarnya, mengapa angkanya sekian-sekian. Jadi kalau ada perbedaan, bisa diperiksa sumber datanya dan dicari kesalahan pengambilan dan penyajian datanya di mana.

• Sumber data berbeda

Perbedaan data bisa terjadi karena sumber data berbeda. Yang satu dari sistem mana yang lain dari mana. Meskipun sumber data awal sama, jika sudah diproses bisa saja berbeda. Tergantung fungsi dari sistemnya. 

Mungkin sistem yang satu hanya memproses data tertentu, sementara sistem yang lain memproses keseluruhan data. Berarti tinggal ditelusuri sumber data masing-masing, baru samakan persepsi dan bahasa. Kata orang bule, "Are we on the same page?"

• Waktu pengambilan data

Data yang satu diambil seminggu lalu, yang lain baru diambil hari ini. Bukan tidak mungkin ada update data selama selang waktu tersebut. Cara menelusurinya adalah melalui log transaksi. Dari situ bisa diketahui perubahan apa saja yang terjadi pada data. 

Perlu ditelusuri juga apakah ada perubahan sistem, misalkan perbaikan yang baru diketahui, yang mengakibatkan informasi yang dikeluarkan menjadi berbeda.

• Ada kesalahan proses

Kesalahan proses dapat mengakibatkan "kerusakan data" entah itu data jadi double, terhapus sebagian atau seluruhnya. Mungkin ada kondisi-kondisi yang menyebabkan kesalahan proses ini baru muncul dan tidak terdeteksi pada saat testing sistem.

• Ada yang "memanipulasi " data. 

Kemungkinan ini kecil jika keamanan sistem cukup bagus. Cukup bagus dalam arti setiap orang memiliki hak akses berbeda. Selain itu bisa dilacak dari log database, siapa yang melakukan update data.

Dari kemungkinan-kemungkinan itu, maka seharusnya laporan-laporan yang dikeluarkan oleh suatu sistem digital harus dalam waktu dan kondisi yang sama, jika ingin menghasilkan informasi yang sama. 

Bicara tentang digitalisasi, memang bukan hanya tentang mengonversi proses manual menjadi digital, demi kemudahan dan kecepatan pemrosesan data. 

Bukan juga sekadar merekam data untuk membuat satu data Indonesia, tetapi juga bicara tentang apakah sistemnya teruji, apakah data dicatat dengan benar, apakah informasi, sebagai output, disajikan dengan baik sehingga tidak menimbulkan salah persepsi, dianalisis dengan baik agar tidak menimbulkan polemik. Semua saling terhubung.

Perbedaan angka yang cukup besar, secara sistem seharusnya lebih mudah dicari di mana sumber perbedaannya, dibandingkan dengan angka kecil. Angka kecil bisa berasal dari pembulatan, atau satu dua transaksi yang mungkin tidak masuk dalam perhitungan karena sesuatu hal.

Dalam menganalisis data dan informasi yang dikeluarkan oleh sistem, ada baiknya sebelum disampaikan kepada publik, yakinkan dulu apakah pihak-pihak terkait sudah dalam persepsi yang sama mengenai data dan informasi tersebut.

Jika ada perbedaan, bukankah bisa didiskusikan dulu, dianalisis dan diperiksa bersama, jangan-jangan ada yang salah dengan datanya. Selain itu, sistem digital juga perlu diaudit secara berkala untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. (VRGultom)