Dengan "SUMIF(S)", Penjumlahan dengan Kriteria Tambahan Tidak Lagi Merepotkan!

Pernah nggak sih kamu seperti terjebak dalam sesuatu yang sulit, padahal secara logika sederhana? 

Perasaanmu mengatakan ini mudah, namun entah mengapa otakmu tidak bisa diajak bekerja sama.

Terjebak dan frustasi, konon adalah dua kata dari daftar teratas keluhan para cungpret (re: pekerja kantor-an).

Terlebih ketika harus berurusan dengan aplikasi pengolah data dengan lambang E di tengahnya, ya Excel. 

Sebelum memasuki dunia kerja, saya tidak pernah menyangka bahwa aplikasi ini bisa sebegitu berperannya dalam aktivitas perusahaan.

Bukankah setiap perusahaan memiliki sistem yang sudah cukup mem-back up segala aktivitas yang berhubungan dengan perhitungan dan pendataan?

Namun ternyata, tidak.

Sistem perusahaan sering kali memiliki load yang panjang karena harus mengakomodir semua bagian. Belum lagi ia juga tidak serta merta bisa memenuhi kebutuhan atasan yang kadang di luar dugaan.

Hal inilah yang konon menjadi alasan mengapa Excel lebih fleksibel untuk digunakan. Alhasil, keahlian ber-Excel juga menjadi salah satu life hack yang harus kamu kuasai sebelum masuk ke dunia percungpretan.

Ilustrasi perhitungan di Excel | Sumber: webcourses.us

Penjumlahan adalah sesuatu yang sederhana, sebelum bos meminta kriteria tambahan - keluh cungpret di pagi hari.

Siapa yang tidak mengetahui formula penjumlahan dalam Excel? SUM bisa dikatakan merupakan rumus dasar yang diperkenalkan oleh guru TIK di sekolah menengah dan dasar.

Olahan pribadi

Pengaplikasiannya yang sering dalam kehidupan, serta huruf yang mudah diingat, membuat formula SUM dikenal baik oleh para penggunanya. 

Di setiap laporan yang saya buat, SUM ibarat benang yang tidak pernah terlepas dari lubang jarum, alias nempel terus!

Namun, kelihaian saya memakai SUM tidak serta merta membuat pekerjaan penjumlahan menjadi lebih mudah. 

Pada suatu waktu, bos meminta saya menyajikan data pelunasan piutang bulanan, yang harus dirangkum per hari sebelum dibuat grafik. Belum lagi saya juga harus membedakan jumlah untuk setiap customer utama.

Alhasil otak saya yang sudah kelimpungan merekap data, harus tambah kelimpungan karena memikirkan bagaimana cara memasaknya, eh mengolahnya!

Ilustrasi data mentah | Sumber: olahan dan dokumentasi pribadi

Mengenal SUMIF dan SUMIFS

SUM si formula dasar penjumlahan, tidak saya sangka memiliki saudara sepersepupuan yang tidak kalah berfungsinya.

Berbeda dengan SUM yang hanya bisa menjumlahkan, SUMIF(S) bisa menjumlah dengan kriteria tambahan.

Gambar di atas adalah ilustrasi rekap pelunasan piutang yang pernah saya buat. Dari data tersebut, saya harus menyediakan ikhtisar jumlah harian, jumlah harian per customer, maupun jumlah bulanan, sebelum dibuat grafik.

Formula SUM sebenarnya masih bisa saya gunakan, hanya saja saya perlu menyortirnya secara manual. Aktivitas yang meribetkan ini, sontak membuat jiwa malas saya mengelak.

Alhasil saya memohon kepada mbah gugle untuk diberikan cara cepat menuntaskan pekerjaan ini, dan bertemu lah saya dengan formula SUMIF(S).

Cara Penggunaan SUMIF

Sedikit berbeda dengan SUM, rumus SUMIF memiliki perintah tambahan karena adanya kriteria.

SUMIF (range; criteria; [sum_range])

Range adalah gabungan beberapa cell yang di dalamnya mengandung kriteria. Sedangkan sum range adalah kumpulan cell yang akan dijumlahkan.

Data yang telah diolah dengan sumif | Sumber: olahan dan dokumentasi pribadi

Pada gambar di atas, saya menggunakan rumus SUMIF untuk mengetahui jumlah pelunasan piutang per hari, tanpa perlu menyortir sendiri dengan tanggal.

Kolom "Payment Date" (cell F3 sampai F12) disebut dengan range, karena di dalamnya mengandung kriteria yang saya butuhkan yaitu tanggal.

Sedangkan "Payment Amount" (cell E3 sampai E12) disebut dengan sum range, karena kolom inilah yang nantinya akan dijumlahkan berdasarkan kriteria.

Criteria itu sendiri saya ambil dari "Date" di tabel daily total yang menampilkan tanggal per hari secara urut.

Alhasil, formula SUMIF yang saya dapatkan adalah =SUMIF(F3:F12;B16;E3:E12). 

Sebagai tambahan, saya membubuhkan fungsi F4 dari keyboard untuk mengunci range dan sum range supaya tidak bergerak ketika saya tarik ke bawah untuk menyalin rumus. 

Sehingga seperti yang tertera pada gambar, final SUMIF saya berupa =SUMIF($F$3:$F$12;B16;$E$3:$E$12)

Dan, taraaa...jumlah pelunasan harian pun langsung muncul tanpa abdakadabra!

Cara Penggunaan SUMIFS

Lain SUMIF, lain pula SUMIFS. Sebagai saudara kandung, SUMIFS dengan tambahan S hanya memiliki sedikit perbedaan dengan SUMIF.

Jika SUMIF hanya bisa menjumlahkan dengan satu kriteria, maka SUMIFS bisa melakukannya dengan dua, tiga, hingga berapapun kriteria yang kamu minta.

SUMIFS (sum_range; criteria_range1; criteria1; [criteria_range2]; criteria2; ...)

Sum range dalam formula SUMIFS diletakkan di depan, untuk kemudian diikuti dengan range dari kriteria pertama,kedua, dan seterusnya.

Dokumentasi pribadi

Sebagai contoh, dari data yang sama, saya ingin melihat berapa total pelunasan dari PT ABC per harinya. 

Maka saya gunakan rumus SUMIFS dengan menempatkan kolom "Payment Date" sebagai kriteria pertama, dan "Customer Name" sebagai kriteria kedua. Sedangkan "Payment Amount" masih menjadi sum range yang akan saya jumlahkan.

Alhasil, rumus SUMIFS yang saya dapatkan adalah =SUMIFS(E3:E12;F3:F12;E16;B3:B12:F14)

Dengan tambahan fungsi F4 untuk mengunci tempat, maka hasil akhir SUMIFS saya adalah =SUMIFS($E$3:$E$12;$F$3:$F$12;E16;$B$3:$B$12;$F$14)

Sekilas memang tampak agak rumit. Namun jika diaplikasikan untuk data yang sangat banyak, rumus SUMIFS akan sangat mempercepat perhitungan.

Jadi, jangan menyerah ya...

Salam ex-pret!

--

Tutut Setyorinie, 

8 Juli 2021