Sebagai pekerja kantoran, bisa jadi meja kerja adalah satu-satunya ruang privat kita di kantor. Meja kerja jadi ibarat rumah di mana kita menghabiskan waktu, menyelesaikan pekerjaan, bahkan sesekali menghadiahi diri untuk mengkonsumsi hiburan ringan.
Namun tak sedikit para pekerja mengalami problem susah membereskan meja kerja. Selalu saja tampak berantakan bahkan berserak dokumen ini-itu di atas meja. Tentu ini dapat mengurangi kenyamanan kita atau dapat menggangu fokus kita bekerja.
Akhirnya kita harus menyediakan waktu khusus untuk membereskan meja kerja agar tampak bersih dan rapi. Anehnya, besok-besok meja kerja kita kembali berantakan dan kita pun dibuat stres karena harus terus menerus membereskan. Lagi dan lagi.
Dalam bukunya The Power of Less - The fine art of limiting yourself to the essensial.. in business and life karya Leo Babauta, saya mendapati sistem kerja alur dokumen (atau barang apapun). Sistem kerja ini membantu kita agar terhindar dari berumpuk dan menggunungnya dokumen di atas meja yang kemudian berantakan dan membuat stres.
Cara ini simpel belaka namun cukup efektif untuk diikuti. Berikut saya ulas kembali dengan beberapa penyesuaian sesuai dengan pengalaman yang saya jalankan:
1. Sediakan satu boks transit untuk menerima/menempatkan dokumen (atau benda apapun) yang datang ke meja kita
Biasakan diri untuk selalu menaruh apapun yang datang ke meja kita ke boks tersebut. Kita dapat menggunakan boks bekas kemasan kertas HVS yang pernah kita beli, atau kotak apapun yang kira-kira dapat memuat tumpukan dokumen di dalamnya.
Tumpuk saja semua dokumen (atau benda) yang perlu kita tindak lanjuti di boks tersebut. Dengan menyediakan kotak khusus, kita akan terhindar dari ceceran kertas/dokumen/benda di atas meja kerja secara langsung.
Tidak hanya untuk dokumen, kotak ini ibarat tempat transit sementara terkait apapun yang perlu kita selesaikan di atas meja. Bisa berupa catatan panggilan telepon, benda titipan sementara, atau barang yang perlu kita 'selesaikan'.
2. Sediakan tempat untuk 'menyimpan' masing-masing jenis dokumen
Setidaknya, kita perlu menyediakan/menentukan tempat untuk menyimpan, membuang, dan 'akan dikerjakan nanti'. Tempat-tempat ini akan membantu kita mensortir dokumen yang sudah transit di kotak poin 1 di atas.
3. 'Bereskan' semua sebelum pulang kerja
Setiap hari, pastikan semua dokumen/benda di boks poin 1 beres tersortir sesuai dengan kategorisasi sebagaimana poin 2. Atau Anda bisa menambahkan kategorisasi sesuai dengan kebutuhan. 'Selesaikan' semua tumpukan dokumen di box tempat transit pertama tadi!
Berikut ini beberapa pertimbangan kategorisasi merapikan tumpukan dokumen:
Selesaikan: selesaikan segera dokumen yang harus dikerjakan agar tidak menumpuk di atas meja Anda
Dikerjakan nanti: masukkan dokumen ke tempat yang mengharuskan kita melanjutkan/mengerjakan nanti
Delegasikan: delegasikan dokumen/benda dengan segera jika memang itu diperlukan. Ini menghindari dokumen menumpuk dan mengganggu fokus kita.
Simpan: Simpan dokumen di tempat/kotak yang sudah kita tentukan jika memang kita harus perlu menyimpan saja karena akan dibutuhkan suatu saat nanti.
Buang: setelah selesai berurusan dengan dokumen/benda tersebut dan sudah selesai manfaatnya, segera buang ke tempat yang sudah kita tentukan. Kita perlu menentukan tempat sampah khusus terkait hal ini.
Penting! Setiap hari pastikan mengosongkan tumpukan dokumen di boks transit sebelum Anda pulang dan menutup jam kerja hari itu. Pilih dan pilah dengan cepat semua tumpukan dokumen apakah harus diselesaikan, dikerjakan nanti, didelegasikan ke orang lain, disimpan, atau dibuang. Harus segera Anda putuskan!
***
Semua kebiasaan baru memang memerlukan upaya berat di awalnya. Termasuk pembiasaan sistem alur dokumen seperti di atas. Awalnya kita masih perlu berpikir dan menyesuaikan dengan kebiasaan baru.
Namun pembiasaan ini akan membuahkan hasil menjadi otomatis dan terinternalisasi pada diri kita. Setiap menerima dokumen baru, kita sudah tahu harus memperlakukan seperti apa dan hadiahnya adalah meja kerja yang selalu rapi dan bersih.
Meja kerja yang rapi tentu akan meningkatkan fokus, mood, dan produktivitas kita dalam berkeja sehari-hari.
Selamat mencoba.
