Petty Cash (Kas Kecil)

Menurut Kieso, 2012:314 :

Kas diartikan sebagai alat bayar atau alat tukar dalam transaksi keuangan. Agar uang kas perusahaan aman dari segala macam pencurian, penggelapan, dan manipulasi.

Maka setiap penerimaan uang segera disetorkan ke bank, sedangkan setiap pengeluaran kas menggunakan cek atau giro bilyet.

Tentu saja untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, tidaklah efisien menggunakan cek atau giro bilyet. Oleh karena itu, dibentuklah dana kas kecil (petty cash) yang berfungsi untuk membantu bendahara atau kasir khusus untuk pengeluaran-pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil.

Petty Cash (Kas Kecil)

Pengertian Kas Kecil

Kas Kecil (Petty Cash) menurut kamus besar Bahasa Indonesia merupakan sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil.  Menurut kamus Akuntansi, kas kecil merupakan sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Sementara itu, menurut Zaki Baridwan, kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar berbagai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktis bila dibayar denggan menggunakan cek.

Menurut PSAK No. 4 Kas Kecil yang terbaru, yaitu PSAK No. 4 Revisi 2019, kas kecil didefinisikan sebagai dana kas yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran kecil yang sering terjadi dan tidak praktis bila dibayar dengan cek atau giro.

Fungsi Kas Kecil.

Adapun Fungsi Kas Kecil Menurut PSAK No. 4 Kas Kecil yang terbaru, yaitu PSAK No. 4 Revisi 2019, kas kecil memiliki beberapa fungsi utama, yaitu:

1. Meningkatkan efisiensi pembayaran

Kas kecil memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembayaran pengeluaran kecil secara tunai, sehingga lebih efisien dan praktis dibandingkan dengan menggunakan cek atau giro. Hal ini karena pembayaran dengan cek atau giro biasanya memerlukan proses yang lebih panjang dan rumit.

2. Meminimalkan penggunaan cek atau giro

Penggunaan kas kecil dapat meminimalkan penggunaan cek atau giro untuk pembayaran pengeluaran kecil. Hal ini dapat menghemat biaya perusahaan, karena cek dan giro biasanya dikenakan biaya administrasi oleh bank.

3. Meningkatkan pengendalian internal

Kas kecil dapat meningkatkan pengendalian internal atas pengeluaran kecil perusahaan. Hal ini karena sistem kas kecil biasanya memiliki kontrol yang lebih ketat dibandingkan dengan sistem pembayaran lainnya, seperti pembayaran dengan cek atau giro.

4. Mempermudah pencatatan transaksi

Kas kecil dapat mempermudah pencatatan transaksi pengeluaran kecil. Hal ini karena transaksi kas kecil biasanya dilakukan secara tunai dan memiliki dokumentasi yang jelas, seperti bukti kas kecil.

5. Mempermudah pembiayaan kegiatan operasional

Kas kecil dapat mempermudah pembiayaan kegiatan operasional perusahaan, terutama untuk kegiatan yang sering terjadi dan membutuhkan pembayaran tunai.

Dalam pengelolaan petty cash terdapat 2 metode yaitu :

• Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)
• Sistem Fluktuasi (Fluctuation Fund System)

Adapun penjelasan nya sebagai berikut :

1. Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

sistem dana tetap adalah suatu metode pengelolaan kas kecil yang mana sejumlah uang tunai ditetapkan dan dipelihara dalam dana kas kecil. Artinya dana yang tersedia pada pemegang petty cash adalah permanen (tetap) jumlahnya. Jumlah tetap ini biasanya disebut sebagai dana tetap atau dana bergulir .

Cirinya :

• Jumlahnya tertentu secara tetap untuk periode tertentu.
• Tidak perlu mengadakan jurnal pengeluaran kas.

Sistem dana tetap adalah metode yang banyak digunakan dan efektif untuk mengelola kas kecil. Namun, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan kebutuhan dan preferensi spesifik mereka ketika memilih sistem kas kecil. Faktor lain yang perlu dipertimbangkan termasuk volume transaksi kas kecil, jenis biaya yang dibayarkan, dan lingkungan pengendalian internal perusahaan secara keseluruhan.

2. Sistem Fluktuasi (Fluctuation Fund System)

sistem dana fluktuasi merupakan salah satu alternatif metode pengelolaan kas kecil dimana saldo dana kas kecil bervariasi dari waktu ke waktu, mencerminkan jumlah sebenarnya dari kas kecil. pengeluaran kas dilakukan. Berbeda dengan sistem dana tetap yang mempertahankan jumlah dana tetap, sistem dana berfluktuasi memungkinkan saldo kas kecil berfluktuasi berdasarkan kebutuhan bisnis. Artinya dana yang tersedia pada pemegang petty cash adalah tidak tetap jumlahnya.

Cirinya :

• Jumlahnya berubah-ubah.
• Melakukan jurnal untuk pengeluaran kas.

Perbedaan Antara sistem Dana Tetap dan Sistem Fluktuasi 

Fitur 

Sistem Dana tetap 

Sistem Fluktuasi 

Jumlah Impres

Tetap

Variabel

Penambahan

Berkala

Sesuai Kebutuhan

Dokumentasi

Ketat

Kurang Ketat

Akuntabilitas

Kuat

Sedang

Pengendalian Internal

Lebih Kuat

Berpotensi Lebih Lemah

Sistem Pengendalian Internal Kas

 1. Penerimaan kas

• Setiap penerimaan harus dicatat dan disetorkan ke bank (pada hari yang sama)
• Pemisahan fungsi antara pencatat dan pemegang kas
• Pengawasan terhadap pencatatan kas secara periodik (cash count dll)

2. Pengeluaran kas

• Pembayaran menggunakan cek atau kas kecil
• Setiap pembayaran dicatat dan dilengkapi dengan bukti-bukti pendukung (sistem Voucher)
• Pemisahan fungsi antara pengumpul dokumen, pembuat cek dan penandatangan cek
• Otorisasi cek berlapis dan berganda
• Pengecekan mendadak

Contoh Soal :

1. Metode Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Pada tanggal 1 Januari 2024, PT. Maju Jaya mendirikan dana kas kecil dengan imprest fund sebesar Rp 500.000. Berikut adalah transaksi kas kecil selama bulan Januari 2024:

• 5 Januari: Pembayaran alat tulis Rp 100.000
• 10 Januari: Pembayaran ongkos taksi Rp 75.000
• 15 Januari: Pembayaran makan siang Rp 125.000
• 20 Januari: Pembayaran bensin Rp 150.000
• 25 Januari: Pembayaran pulsa Rp 50.000

Pada tanggal 31 Januari 2024, dilakukan penghitungan kembali kas kecil dan ditemukan uang tunai Rp 200.000, bukti-bukti transaksi senilai Rp 400.000, dan nota pembelian alat tulis senilai Rp 25.000.

Pertanyaan:

1. Buatlah jurnal untuk mencatat transaksi-transaksi kas kecil di atas.

Tanggal

Deskripsi

Debet

Kredit

05 januari

Alat Tulis

Rp. 100.000

10-Jan

Ongkos Taksi

Rp. 75.000

15-Jan

Makan Siang

Rp. 125.000

20-Jan

Bensin

Rp. 150.000

25-Jan

Pulsa

Rp. 50.000

31-Jan

Pengisian dana kas kecil

Rp. 400.000

Bank Rp. 400.000

2. Metode Sistem Fluktuasi (Fluctuation Fund System)

Pada tanggal 1 Januari 2024, PT. Maju Jaya mendirikan dana kas kecil dengan sistem dana fluktuasi dengan saldo awal sebesar Rp 200.000. Selama bulan Januari 2024 telah terjadi transaksi kas kecil sebagai berikut:

• 5 Januari : Pembayaran perlengkapan kantor Rp 100.000
• 10 Januari: Pembayaran ongkos taksi Rp 75.000
• 15 Januari: Pembayaran makan siang Rp 125.000
• 20 Januari : Pembayaran bensin Rp 150.000
• 25 Januari: Pembayaran pulsa Rp 50.000

Pada tanggal 31 Januari 2024, dilakukan penghitungan ulang kas kecil dan diperoleh uang tunai sebesar Rp 150.000, kwitansi transaksi senilai Rp 350.000, dan faktur pembelian perlengkapan kantor senilai Rp 25.000.

Pertanyaan:

1. Buatlah ayat jurnal untuk mencatat transaksi kas kecil tersebut di atas.

Tanggal

Deskripsi

Debet

Kredit

05-Jan

Peralatan Kantor

Rp. 100.000

10-Jan

Tarif Taksi

Rp. 75.000

15-Jan

Makan Siang

Rp. 125.000

20-Jan

Bensin

Rp. 150.000

25-Jan

Pulsa Ponsel

Rp. 50.000

31-Jan

Pengisian Kembali Kas Kecil

Kas Kecil Rp. 350.000

Bank Rp. 350.000

Kas kecil (petty cash) adalah sistem keuangan yang penting untuk mengelola pengeluaran kecil dalam bisnis. Dengan menerapkan sistem kas kecil yang efektif dan sesuai dengan PSAK terbaru, perusahaan dapat meningkatkan kontrol internal, efisiensi pengelolaan dana, dan akuntabilitas dalam penggunaan kas kecil.

Memilih sistem kas kecil yang tepat, baik imprest fund system maupun fluctuating fund system, bergantung pada kebutuhan dan karakteristik bisnis masing-masing. Penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti volume dan prediktabilitas transaksi kas kecil, jenis pengeluaran yang dibayarkan, dan struktur kontrol internal perusahaan.

Penerapan sistem kas kecil yang sesuai dengan PSAK terbaru dapat membantu perusahaan mencapai tujuan keuangannya dengan lebih baik dan meningkatkan transparansi dalam pengelolaan dana.