Hal yang tak kalah penting dalam surat menyurat adalah pengaturan margin surat, Penempatan margin ada aturannya yaitu sebagaimana tergambar dalam bentuk format surat dibawah ini.
gb 5 pengaturan margin surat
6. JENIS DAN UKURAN HURUF
Jenis huruf surat yang resmi adalah menggunakan jenis huruf Arial dengan jarak 1 - 1,5 spasi atau dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan, hal ini dibuat tidak mengikat agar pengaturan estetika surat dapat dikondisikan sedemikian rupa sehingga antara muatan surat dapat diatur dengan kolom tandatangan Kepala Instansi, sebab jika antara isi surat dengan tanda tangan pejabat terpisah selain dari aspek estetika tidak elok juga dapat berpeluang terjadinya penyalahgunaan atau perubahan isi surat. Khusus untuk Surat Keputusan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style ukuran 12
7. PENANDATANGAN NASKAH SURAT
a. Penulisan nama jabatan pada kolom tandatangan
Kita akan menjumpai penulisan nama jabatan yang berbeda-beda pada kolom tanda tangan, ada yang menulisnya cukup dengan Kepala, ada juga yang menulis dengan Kepala Dinas, dan ada juga yang menulis dengan lengkap misalnya Kepala Dinas Kehutanan dan Lingkungan Hidup. Lalu manakah yang benar dari ketiganya. Yang benar adalah menuliskan nama jabatan dengan lengkap, misalnya Kepala Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Barat, Kepala Dinas Pariwisata Provinsi Kalimantan Barat dan seterusnya. Yang perlu diperhatikan penulisan tidak ditebalkan dan cukup membuat underline pada nama Pejabat. Selanjutnya jika terdapat tembusan maka cukup menulis, Â Tembusan : Â dan Bukan Tembusan disampaikan kepada Yth :
b. Paraf  dan tanda tangan
Sebelum surat dinaikan ke pimpinan, naskah surat diparaf secara berjenjang oleh pejabat yang ada dibawahnya. Paraf bisa berupa paraf koordinasi dan paraf hirarki. Paraf  dan tanda tangan menggunakan tinta biru tua. Jadi bukan menggunakan tinta yang berwarna hitam.
c. Penulisan Gelar
