Cara Baru Bekerja - New Way of Working - Transformasi SDM Pekerjaan Berat

Selanjutnya setelah organisasi kita siap untuk bertransformasi, ada komponen utama yang selalu menjadi pekerjaan berat perusahaan dan instansi, ya transformasi sumber daya manusia. 

Dalam pengalaman banyak perusahaan dan instansi, inilah komponen yang paling rumit untuk berubah. Maka harus dipersiapkan tatanan baru untuk sumber daya manusia agar bisa berubah. Apa saja contohnya? 

Mulai dari penyesuaian tugas pokok dan fungsi, atau deskripsi pekerjaan. Ada beberapa bidang pekerjaan tertentu yang akan digantikan oleh sistem secara bertahap. Dalam beberapa bulan ini, kami banyak bicara Robot Process Automation (RPA) yang digunakan untuk menggantikan jenis pekerjaan yang sifatnya rutin dan perlu waktu dibawah 15 menit untuk tiap tugasnya. Mungkin 'manusia' tidak lagi diperlukan untuk jenis pekerjaan ini. 

Maka tugas-tugas seperti membuat rekap, summary, mengambil data, yang dulunya diperlukan manusia sebagai operator komputer, sekarang tidak ada lagi, semua beralih menggunakan sistem komputer. 

Kemudian, setelah mendefiniskan ulang semua deskripsi pekerjaan, maka kita bisa memilah mana yang bisa dikerjakan oleh sistem, terutama sistem komputer, mana yang harus tetap ada orang yang mengerjakan. Mengapa begini? Karena dengan adanya beberapa fungsi yang bisa dikerjakan secara sistem, maka akan mempercepat semua proses. 

Berikutnya, kebijakan baru di masa transformasi. Ada beberapa hal yang harus dirubah, karena secara deskripsi pekerjaan berubah, maka tentu ada beberapa bagian dalam proses bisnis juga akan berubah. Contoh, pencatatan kehadiran. Dulu dilakukan secara manual , misal dengan mesin kehadiran, sekarang diganti dengan aplikasi kehadiran. 

Tentu dengan adanya aplikasi kehadiran, mesin itu tidak digunakan lagi, dan sekarang orang bisa melaporkan kehadirannya dari lokasi kantor dan juga mungkin di luar kantor, karena memang secara deskripsi pekerjaan dan prosedur dimungkinkan hal itu. 

Ada lagi yang lain, misalnya pengajuan klaim ke kantor perusahaan dan instansi. Dulu harus mengisi form, diserahkan bukti fisik. Seiring implementasi sistem kehadiran, di dalamnya juga ada sistem klaim. Jadi semua klaim tidak harus isi form, tapi isi secara online, dan melampirkan bukti digital atau foto saja. 

Maka layanan SDM berbasis digital sudah tidak bisa dihindarkan lagi. Beberapa produk unggulan dalam negeri pun juga telah lama bergelut dalam bidang ini. Ada beberapa perkembangan menarik. Dikenal juga sebagai aplikasi HRIS (HR Information System).

Pertama. Aplikasi SDM berbasis digital untuk pengelolaan karyawan. Ini yang paling umum, isinya lebih kepada master data karyawan, hingga penggajian. 

Kedua, aplikasi Human Capital. Ini tahapan selanjutnya dari aplikasi SDM digital biasa. Didalamnya tidak hanya master daya karyawan, penggajian, tapi juga ada perekrutan serta pengukuran. Ini dikenal juga dengan strategi HR. Mulai dari Key Performance Indikator karyawan, hingga OKR bisa digabungkan dalam satu aplikasi. 

Ketiga, aplikasi Human Capital Integrated. Selain aplikasi HRM (human resource management), sekarang terintegrasi juga dengan lainnya, seperti aplikasi finance akunting, sehingga penggajian dan biaya karyawan semua terintegrasi. Juga bahkan ada integrasi dengan pihak ketiga, misal untuk pembiayaan atau kasbon karyawan. 

Apapun aplikasi yang anda gunakan, pastikan sekarang aplikasi berbasis cloud. Ini adalah sangat penting, meskipun memang aplikasi HR dan HC ini juga adalah aplikasi yang banyak diakses oleh internal perusahaan atau instansi, tapi karena aplikasi ini juga harus bisa diakses dari luar lokasi kantor, maka minimal harus berbasis web. 

Kemudian integrasi menjadi sangat penting. Minimal dengan aplikasi finance akunting yang digunakan di internal. 

Berikutnya, mau buat sendiri atau sewa ? Ini juga tren menarik. Aplikasi HRM dan HC di Indonesia termasuk paling rumit urusan payroll dan kewajiban lain, seperti BPJS dan asuransi. Tapi tetap ada bagian yang menjadi pendekatan umum, dan ini sebabnya aplikasi HR dan HC berbasis cloud berkembang pesat dalam lima tahun terakhir. 

Bila anda fokus di HRM, maka silahkan gunakan cloud. Karena tidak banyak customisasi yang diperlukan. Bisa gunakan semua fitur yang sudah ada. Mungkin ada beberapa bagian yang tidak ada, masih bisa diinput manual saja. 

Bila anda fokus di HC dan sangat kompleks, barulah perlu buat sendiri, tapi jangan lupa, ini akan memakan waktu dan kesiapan yang minimal 2 tahun untuk kestabilan suatu sistem aplikasi. 

Pilihannya ada di anda selaku manager, direksi, dan pemilik. Tapi yang sangat penting, gunakan aplikasi HR dan HC saat ini, jangan tunda lagi. 

Pastikan anda terus mengikuti berbagai kegiatan kami di EVENTCERDAS yang didukung oleh APTIKNAS. Dan jadikan diri anda sebagai Digital Transformation Captain bersama kami.