Rekayasa Perangkat Lunak Sistem Informasi Kehadiran Dosen Berbasis SMS Gateway

Pendahuluan

Artikel ini membahas pengembangan Sistem Informasi Kehadiran Dosen berbasis SMS Gateway yang diterapkan di STMIK Logika Medan. Latar belakang penelitian ini adalah masalah keterlambatan dan ketidakjelasan informasi kehadiran dosen bagi mahasiswa. Selama ini, mahasiswa sering kali tidak mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat terkait apakah dosen hadir atau tidak dalam sesi perkuliahan.

Untuk mengatasi masalah tersebut, penelitian ini mengusulkan sebuah sistem informasi berbasis SMS Gateway yang memungkinkan mahasiswa mendapatkan pemberitahuan secara otomatis melalui pesan singkat (SMS). Sistem ini dirancang untuk mempermudah administrasi kampus dalam menyampaikan informasi kehadiran dosen serta mengurangi ketidakpastian di kalangan mahasiswa.

Tujuan utama dari penelitian ini adalah:

1. Meningkatkan efisiensi sistem pemberitahuan kehadiran dosen dengan memanfaatkan SMS Gateway.
2. Mengembangkan sistem informasi yang lebih responsif dan cepat, dibandingkan dengan sistem manual yang selama ini digunakan.
3. Mengurangi ketergantungan mahasiswa pada sumber informasi yang tidak akurat terkait jadwal dan kehadiran dosen.

Artikel ini menjadi relevan mengingat pentingnya kejelasan informasi akademik bagi mahasiswa, serta semakin berkembangnya teknologi informasi yang memungkinkan otomatisasi berbagai proses dalam institusi pendidikan.

Metodologi

Penelitian ini menggunakan pendekatan rekayasa perangkat lunak yang mencakup beberapa tahapan utama, yaitu:

1. Analisis sistem lama

   • Menganalisis sistem informasi kehadiran dosen yang masih menggunakan metode manual.
   • Mengidentifikasi kekurangan sistem sebelumnya, seperti keterlambatan informasi dan kurangnya transparansi dalam pemberitahuan kehadiran dosen.

2. Pengumpulan data

   • Data dikumpulkan melalui observasi dan wawancara dengan pihak kampus, termasuk mahasiswa dan staf administrasi.
   • Fokus pengumpulan data adalah memahami pola penyampaian informasi kehadiran dosen serta kendala yang dihadapi dalam sistem manual.

3. Perancangan sistem baru

   • Merancang sistem berbasis SMS Gateway yang memungkinkan admin kampus untuk mengirimkan notifikasi kehadiran dosen kepada mahasiswa secara otomatis.
   • Menyusun diagram alir (flowchart) dan diagram konteks untuk menggambarkan mekanisme kerja sistem.
4. Pengujian sistem

   • Setelah sistem selesai dikembangkan, dilakukan pengujian fungsional untuk memastikan bahwa SMS notifikasi dapat dikirim dan diterima oleh mahasiswa dengan tepat waktu.

5. Penyempurnaan sistem

   • Berdasarkan hasil pengujian, dilakukan perbaikan terhadap sistem untuk mengoptimalkan kecepatan pengiriman SMS dan memastikan integrasi data yang lebih baik.

6. Implementasi sistem

   • Sistem akhirnya diterapkan di lingkungan STMIK Logika Medan untuk menguji efektivitasnya dalam kondisi nyata.

Komponen yang digunakan dalam sistem ini terdiri dari hardware dan software, antara lain:

 Hardware

• Laptop dengan spesifikasi minimal RAM 4GB dan Hard Disk 160GB sebagai server utama.
• Perangkat komunikasi untuk menghubungkan sistem dengan layanan SMS Gateway.

 Software

• Windows 10 sebagai sistem operasi utama.
• Google Chrome untuk mengakses antarmuka sistem berbasis web.
• XAMPP untuk manajemen basis data MySQL.
• Gammu sebagai perangkat lunak utama untuk mengelola pengiriman dan penerimaan SMS.

Hasil dan Pembahasan

Setelah sistem dikembangkan dan diuji, diperoleh beberapa hasil utama terkait efektivitas dan keandalan sistem SMS Gateway dalam pemberitahuan kehadiran dosen.

Fitur utama dalam sistem:

1.  Halaman utama

• Digunakan oleh admin untuk mengakses berbagai fitur sistem.

2. Menu pengiriman SMS

• Memungkinkan pengiriman notifikasi ke mahasiswa secara personal, grup, atau massal.

3. Menu daftar kontak (Phone Book)

• Berisi daftar nomor mahasiswa yang terdaftar dalam sistem.
• Dapat dikelompokkan berdasarkan kelas atau program studi untuk memudahkan pengiriman notifikasi secara spesifik.

4.  Sistem auto-reply SMS

• Mahasiswa dapat mengirim SMS balasan untuk mengonfirmasi penerimaan informasi atau mengajukan pertanyaan terkait jadwal perkuliahan.

Uji coba sistem:

• Pengujian dilakukan dengan mengirimkan SMS kepada sejumlah mahasiswa secara random.
• Hasil menunjukkan bahwa SMS berhasil dikirim dalam waktu kurang dari 5 detik dan diterima dengan baik oleh penerima.
• Tidak ditemukan kendala teknis dalam pengiriman SMS, selama jaringan seluler dalam kondisi stabil.

Sistem ini terbukti lebih efektif dan efisien dibandingkan metode manual, yang sebelumnya mengandalkan pengumuman tertulis atau pemberitahuan dari mulut ke mulut yang sering kali kurang akurat.

 Kesimpulan

Dari hasil penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Kehadiran Dosen berbasis SMS Gateway efektif dalam memberikan pemberitahuan kehadiran dosen kepada mahasiswa. Beberapa manfaat utama dari sistem ini meliputi:

- Mahasiswa mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat terkait kehadiran dosen.
-Pihak kampus lebih mudah menyampaikan informasi tanpa metode manual yang kurang efisien.
-Sistem berbasis PHP, MySQL, dan Gammu terbukti dapat diandalkan untuk pengelolaan SMS Gateway.

Namun, ada beberapa tantangan dan potensi pengembangan yang perlu diperhatikan:

- Ketergantungan pada jaringan seluler

• Jika sinyal buruk, SMS bisa tertunda atau gagal terkirim.

- Belum berbasis aplikasi mobile

• Sistem masih sepenuhnya mengandalkan SMS, yang mulai tergantikan oleh aplikasi berbasis internet seperti WhatsApp atau Telegram.

Saran pengembangan ke depan:

• Mengembangkan sistem berbasis aplikasi mobile atau web, agar mahasiswa bisa menerima notifikasi langsung melalui aplikasi tanpa bergantung pada SMS.
• Mengintegrasikan sistem dengan platform lain seperti email atau WhatsApp API untuk memastikan penyampaian informasi lebih luas dan cepat.

Kesimpulan Review

Artikel ini memberikan kontribusi yang baik dalam bidang rekayasa perangkat lunak dan sistem informasi akademik. Dengan mengimplementasikan SMS Gateway, sistem ini berhasil mengatasi masalah komunikasi dalam kehadiran dosen, yang sebelumnya menjadi tantangan besar bagi mahasiswa dan pihak kampus.

- Kelebihan Artikel:

• Solusi inovatif untuk permasalahan kehadiran dosen.
• Menggunakan teknologi sederhana namun efektif (SMS Gateway).
• Proses perancangan sistem dijelaskan dengan jelas dan terstruktur.

- Kekurangan Artikel:

• Sistem masih berbasis SMS, padahal teknologi berbasis aplikasi lebih efisien.
• Tidak ada perbandingan dengan metode lain (misalnya sistem berbasis aplikasi mobile).
• Uji coba sistem kurang mendalam, karena tidak ada analisis efektivitas biaya atau tingkat penerimaan pengguna.