Teori Informasi Organisasi

Oleh: Rakhmi Rusdiani

Organisasi merupakan tempat atau wadah bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang,material,mesin,metode,lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Dalam menjalankan suatu organisasi tentu saja dibutuhkan komunikasi yang baik guna mentransferkan informasi secara tepat tujuan. Namun dalam pelaksanaanya tentu saja terdapat banyak sekali kendala. Untuk meminimalisir kendala tersebut dibutuhkan pengetahuan mengenai teori-teori mengenai informasi organisasi.

Teori informasi organisasi memiliki kedudukan penting dalam ilmu komunikasi karena menggunakan komunikasi sebagai dasar atau basis bagaimana mengatur atau mengorganisasikan manusia dan memberikan pemikiran rasional dalam memahami bagaimana manusia berorganisasi. Seorang expert dibidangnya, Karl Weick mengembangkan suatu pendekatan untuk menjelaskan proses organisasi dalam mengumpulkan, mengelola dan menggunakan informasi yang diterimanya. Weick melihat organisasi sebagai suatu sistem yang menerima berbagai informasi yang membingungkan dan multitafsir dari lingkungannya dan berusaha untuk memahaminya. Dengan demikian, menurut teori ini organisasi dalam perkembangannya akan mengalami evolusi seiring dengan upaya organisasi untuk memahami diri sendiri dan lingkungannya.

Fokus dari teori informasi organisasi adalah komunikasi informasi, hal yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu organisasi. Sangatlah jarang satu orang atau satu bagian pada perusahaan memiliki seluruh informasi yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugasnya. Informasi yang dibutuhkan berasal dari berbagai sumber. Namun demikian,tugas mengelola atau memproses informasi tidaklah sekedar bagaimana memperoleh informasi, bagian tersulit adalah bagaiman memahami informasi dan mendistribusikan informasi yang diterima itu didalam organisasi.

Teori ini memfokuskan perhatiannya pada proses mengorganisasian anggota suatu organisasi untuk mengelola informasi daripada struktur organisasi. Terdapat beberapa asumsi yang mendasari teori ini, yaitu bahwa suatu organisasi berada dalam suatu lingkungan informasi, informasi yang diterima suatu organisasi berbeda dalam hal tingkat kepastiannya dan organisasi berusaha untuk mengurangi ketidakpastian informasi.

1.Organisasi berada dalam suatu lingkungan informasi

Suatu organisasi berada dalam suatu lingkungan informasi berarti bahwa organisasi bergantung pada informasi untuk dapat berfungsi secara efektif dan untuk dapat mencapai tujuan. Pada dasarnya informasi memiliki dua tugas utama untuk dilakukan agar dapat mengelola berbagai sumber informasi dengan berhasil:

a.Organisasi harus menafsirkan informasi eksternal yang ada dalam lingkungan informasi mereka, dan

b.Organisasi harus mengkoordinasikan informasi untuk membuatnya menjadi bermakna bagi anggota organisasi dan tujuan organisasi

Proses interprestasi ini menurut organisasi untuk mengurangi ketidakpastian atau multitafsir informasi agar dapat membuat informasi menjadi bermakna.

2.Informasi yang diterima suatu organisasi berbeda dalam hal tingkat kepastiannya

dalam hal ini organisasi perlu memutuskan siapa anggota yang paling mengetahui atau yang paling berpengalaman dalam menangani inormasi tertentu yang diterima organisasi. Siapa atau departemen apa yang paling mampu untuk menangani informasi.

3.Organisasi berusaha untuk mengurangi ketidakpastian informasi

Menurut Weick kegiatan organisasi berfungsi mengurangi ketidakpastian informasi dan proses untuk mengurangi ketidakpastian merupakan kegiatan bersama di antara para anggota organisasi. Weick mengajukan dua strategi komunikasi dalam upaya organisasi untuk mengurangi ketidakpastian, yaitu:

a.Siklus prilaku

b.Aturan bersama