Mengelola Persediaan Supply Chain Pada Waktu Yang Penuh Tidak Kepastian

Pendahuluan:

            Persediaan sepanjang Supply Chain, memiliki implikasi besar terhadap kinerja finansial suatu perusahaan. Jumlah uang tertanam dalam bentuk persediaan biasanya sangat besar, sehingga persediaan adalah salah satu aset terbesar dimiliki supply chain. Hal ini berarti bahwa biaya modal yang tertahan dalam bentuk persediaan di suatu perusahaan/supply chain bisa sangat besar. Manajemen persediaan yang baik bisa berpengaruh besar terhadap kinerja finansial perusahaan.

Mengelola aliran material material/produk dengan tepat adalah salah satu tujuan utama dari supply chain. Aliran yang tepat berarti tidak terlalu terlambat dan tidak terlalu dini, jumlahnya sesuai dengan kebutuhan dan terkirim ke tempat yang memang membutuhkan. Kalau tidak, satu wilayah akan kekurangan produk dan wilayah lain akan kelebihan. Kekurangan atau kelebihan pasokan produk sama-sama berdampak negatif dalam kinerja supply chain.

Mengapa persediaan Muncul ?

•  Persediaan bisa muncul karena memang direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan terhadap suatu informasi. Jadi, ada perusahaan yang memiliki persediaan karena sengaja membuat produk lebih awal atau lebih banyak dari waktu dan jumlah yang akan di kirim atau di jual pada suatu waktu tertentu, ada juga karena merupakan akibat dari permintaan yang terlalu di bandingkan dengan perkiraan awal.

• Ketidakpastian tersebut juga dialami oleh banyak perusahaan yang beroperasi dengan sistem make a stock. Bahkan banyak perusahaan yang akan menghadapi ketidakpastian yang tinggi, sehingga bisa memiliki persediaan berlebih yang cukup banyak di akhir masa jual prdouk tersebut.

Ketidakpastian dalam supply chain tidak hanya muncul dari arah permintaan tetapi juga dari arah pasokan dan operasi internal.

Contoh :

• Ketidakpastian pengiriman dan harga bahan baku menyebabkan pabrik menimbun persediaan bahan baku
• Ketidakpastian pengiriman dari pabrik menyebabkan distributor harus menyimpan persediaan cadangan (saftey stock)
• Ketidakpastian proses internal seperti mesin yang kurang andal dan kecepatan mesin yang bervariasi memaksa pabrik untuk memiliki cadangan barang setengah jadi (WIP)

Alat Ukur Persediaan perusahaan perlu menggunakan ukuran-ukuran untuk melihat kinerja persediaan. Pada prinsipnya kinerja persediaan harus berorientasi pada efisensi operasi di satu pihak dan pelayanan terhadap pelanggan (Service level) di pihak lain. Kedua hal ini sering bertentangan. Kalau tidak dilakukan perubahan mendasar pada sistem peningkatan service level biasanya berimplikasi pada peningkatan persediaan

Beberapa ukuran yang bisa digunakan memonitor kinerja persediaan adalah :

• Tingkat perputaran persediaan (Inventory Turnover Rate):
  • Hal ini melihat seberapa cepat produk atau barang mengalir relatif terhadap jumlah yang rata-rata tersimpan sebagai persediaan. Nilainya bisa diukur untuk tiap individu produk secara agregat mewakili satu kelompok atau keseluruhan produk. Tingkat perputaran biasanya di ukur dalam setahun. Kalau pengukuran di lakukan untuk kelompok atau keseluruhan produk, pembilang maupun penyebut biasanya  diwujudkan dalam bentuk nilai uang.
  • Inventory days of  supply. Didefinisikan  sebagai rata-rata jumlah hari suatu perusahaan bisa beroperasi dengan jumlah persediaan yang di miliki. Ukuran ini sebenarnya bisa dikatakan seirama dengan tingkat perputaran persediaan
  • Fill rate adalah presentase jumlah item yang tersedia ketika di minta oleh pelanggan. Fill rate bisa di ukur untuk tiap produk secara individual atau untuk keseluruhan produk secara agregat.

• Klasifikasi Persediaan

Persediaan bisa diklasifikasikan dengan berbagai cara. Pada bagian ini kita akan melihat persediaan dari 3 kalasifikasi:Berdsarkan bentuknya , persediaan bisa diklasifikasikan menjadi bahan baku (raw materials), barang setengah jadi (WIP), dan produk jadi (Finished Product). Klasifikasi ini biasanya hanya berlaku pada konteks perusahaan manufaktur. Produk jadi yang di hasilkan oleh supplier akan menjadi bahan baku bagi sebuah pabrik perakitan.

• Berdasarkan fungsinya, persediaan bisa di bedakan menjadi:
  • Pipeline/tansit inventory. Persediaan ini muncul karena lead time pengiriman dari satu tempat ke tempat lain. Contoh barang ini akan banyak kalau terlalu lama pada jarak atau waktu pengiriman panjang. Jadi persediaan ini bisa dikurangi dengan mempercepat pengiriman dengan mengubah moda tranportasi atau dengan mencari pasokan lain yang lokasinya lebih dekat, dan pasti mempertimbangkan konsekuensi seperti ongkos kirim, harga dan kualitas.
  • Cycle stock. Hal tersebut merupakan persediaan akibat motif memenuhi skala ekonomi. Jadi, Cycle Stock itu stok dasar yang terus bergerak dalam siklus pemenuhan dan penjualan.
  • Safety Stock (Persediaan Pengaman). Fungsinya sebagai perlindungan terhadap ketidakpastian permintaan maupun pasokan. Jadi fungsi dari Safety Stock adalah pasokan yang disimpan untuk antisipasi lonjakan permintaan atau gangguan pasokan
  • Anticipation Stock adalah persediaan yang di butuhkan untuk mengantisipasi kenaikan permintaan akibat sifat musiman dari permintaan terhadap suatu produk. Persediaan juga bisa dikalsifikasikan berdasarkan sifat ketergantungan kebutuhan antara satu item dengan item lainya. Item-item yang kebutuhannya tergantung pada kebutuhannya tergantung pada kebutuhan item lain dinamakan dependent demand item. Sebaliknya, kebutuhan independent demand item tidak tergantung pada kebutuhan item lainnya. Klasifikasi ini dilakukan karena pengelolaan kedua jenis item ini biasanya berbeda.

Sumber: Supply Chain Management edisi 3

Prof.Ir.I Nyoman Pujawan, M.Eng., Ph.D.,CSCP & Mahendrawati Er, S.T., M.sc. Ph.D.