Bingung Memilih Hotel untuk Event Kantor? Simak 4 Tips Berikut

Selama masa pembatasan sosial paska pandemi Covid-19, mobilitas masyarakat antar kota baik untuk urusan pekerjaan maupun urusan pribadi praktis berkurang intensitasnya. Pun banyak perusahaan yang mengurangi kegiatan operasional yang bersifat kolektif dan tatap muka seperti rapat, seminar dan training. Padahal tingkat okupansi hotel sebagian besar berasal dari kegiatan-kegiatan seperti ini.

Akibatnya, bisnis perhotelan menjadi salah satu sektor usaha yang benar-benar terpukul karena pandemi Covid-19.

Namun beberapa waktu terakhir ini seiring pelonggaran PSBB di sejumlah kota, geliat bisnis perhotelan pun mulai terlihat kembali.

Kebetulan, di tempat kerja saya bertugas pada divisi diklat sehingga sering berurusan dengan para sales hotel untuk kepentingan pengorganisasian event kantor.

Setelah berbulan-bulan tidak menerima pesan whatsapp dari sales hotel yang sebelum masa pandemi cukup rutin mampir ke gawai, selama sebulan terakhir ini pesan-pesan tersebut mulai hadir kembali. 

Sebagai basa-basi mereka menanyakan kabar, lalu mencari info apa ada lagi event-event kantor sembari menyodorkan promo atau penawaran terbaru hotel mereka. Sebagian masih bekerja di hotel yang sama, sebagian lagi sudah pindah ke hotel yang lain.

Memang keadaan belum kembali 100% seperti sebelum pandemi melanda, tapi beberapa waktu terakhir ini sejumlah perusahaan atau organisasi sudah mulai menggunakan kembali fasilitas hotel untuk melangsungkan event seperti seminar, rapat, pelatihan dan kegiatan lainnya.

Bagaimana dengan anda, khususnya yang selama ini juga cukup sering menggunakan ruangan hotel sebagai lokasi kegiatan?

Bagi yang baru akan berkegiatan tatap muka secara kolektif lagi, waktu-waktu sekarang ini adalah momentum yang baik karena hotel-hotel sedang gencar mencari pengguna jasa dan mengajukan penawaran terbaiknya. 

Tapi jangan sampai tergiur dengan penawaran yang diberikan sales hotel begitu saja sehingga melewatkan beberapa hal penting yang bisa mengganggu kelancaran dan kenyamanan event anda.

Izinkan saya berbagi pengalaman mengenai kiat-kiat memilih hotel yang terbaik untuk memastikan event kantor berjalan lancar jaya bahkan jika anggaran dari kantor terbatas.

Ruang Pertemuan yang Memadai

Untuk memastikan kegiatan berjalan dengan lancar, tentu saja peserta maupun narasumber atau fasilitator harus merasa nyaman melakoni seluruh proses kegiatan. Oleh karena itu sebelum proses deal dilakukan, cek terlebih dahulu situasi ruang pertemuan. 

Dimulai dengan memastikan kapasitas ruangan sesuai dengan jumlah peserta event. Apalagi saat ini hotel-hotel sedang menjalankan protokol kesehatan (menjaga jarak) sehingga praktis kapasitas ruangan hanya terisi 50%-nya saja atau kurang dari itu.

Cek juga kondisi ruang pertemuan, bentuknya persegi, persegi panjang, atau malah kombinasi persegi dan persegi panjang. Mana yang paling sesuai dengan tujuan event diadakan. 

Sedapat mungkin hindari ruangan pertemuan yang memiliki pilar di tengah, kecuali tidak mengakibatkan gangguan yang berarti pada kenyamanan peserta kegiatan. 

Periksa bagaimana pendingin udaranya, bagaimana keadaan sound system, microphone yang tersedia berapa banyak, bagaimana kebersihan toiletnya dan lain-lain?

Kemudian saat ini masih ada pertemuan yang dilakukan semi tatap muka. Jadi ada yang tatap muka, tapi ada juga yang secara virtual? Kalau keadaan meeting seperti ini apakah bandwith internet di hotel memadai atau tidak?

Jangan sampai ada hal-hal kecil yang terlewatkan tapi belakangan bisa mengganggu kelancaran kegiatan. 

Kondisi Kamar 

Jika event mengambil paket fullboard karena harus menghadirkan peserta dari luar kota atau mewajibkan peserta menginap, jangan lupa mengecek kondisi kamar yang disediakan. Semakin luas ukuran kamar, semakin nyaman untuk peserta tapi pada umumnya semakin tinggi pula biaya yang dikenakan.

Kamar dengan ukuran kecil pun bisa tetap nyaman untuk peserta selagi kondisi kamar memadai. Pendingin udara tidak bermasalah, kamar terawat, kamar mandinya tidak bau dan sebagainya.

Selain kondisi kamar, cek juga fasilitas yang disiapkan oleh pihak hotel. Sejauh pengalaman saya selama ini, pihak hotel pada umumnya menyiapkan welcome drink, TV kabel, perlengkapan mandi: handuk, sabun, shampoo, sikat dan pasta gigi. 

Sejumlah hotel malah melengkapi fasilitas kamar dengan kulkas mini dan brankas mini di kamar. Tapi fasilitas ini biasa disesuaikan dengan rating hotelnya.

Penting juga untuk mengecek ketersediaan kamar smoking room untuk peserta yang merokok (jika dibutuhkan) dan informasi tambahan mengenai charge yang dikenakan jika terjadi early check in, atau late check out untuk jaga-jaga. 

Kalau hotel bisa memberi kebijakan free untuk ketidaktepatan waktu check in atau check out selama satu atau dua jam, ini bisa jadi kredit yang baik untuk hotel tersebut.

Menu yang Ditawarkan

Salah satu kiat menekan biaya event di hotel adalah pada pengaturan menu konsumsi. Jika budget kegiatan cukup longgar biasa pihak hotel memberi kesempatan kepada tamu untuk melakukan request menu. 

Tapi jika ingin menekan biaya, pengaturan menu biasa menggunakan sistem asper chef atau pilihan menu diatur oleh oleh pihak hotel cq chef yang bertugas. 

Sekalipun asper chef, pihak hotel tetap berusaha memberi pelayanan makan dan minum yang tidak mengecewakan. Yang penting dikomunikasikan dengan baik sehingga walau menunya tidak mewah, tetap standar dan memuaskan.

Hal lain yang harus diperhatikan adalah jarak kitchen atau dapur dengan resto. Kalau berada pada satu lantai berarti waktu untuk mengambil makanan dan minuman dari dapur dan penyajiannya tidak panjang.

Saya memiliki pengalaman menggunakan hotel yang meeting room dan restonya berada di lantai 9 tapi, kitchen-nya di ground floor. Sayangnya, hal ini agak luput dari perhitungan.

Akibatnya saat ada dish yang habis duluan, peserta yang sudah terlanjur antri di buffet mesti menunggu beberapa saat lagi, sebelum makanan diantar petugas F&B hotel ke meja buffet. 

Belajar dari pengalaman tersebut, saya lebih sigap pada sesi makan berikutnya. Jika dish yang ada di panci saji sudah berkurang lebih dari setengah dan antrian masih panjang, saya langsung meminta petugas untuk segera menambah makanan.

ilustrasi gambar dari freepik.com

Lokasi Hotel 

Lokasi hotel ini relatif, apakah menjadi pertimbangan utama memilih hotel atau tidak. Tapi jika kita menemukan dua atau lebih hotel yang kurang lebih serupa kondisi dan penawarannya, lokasi bisa menjadi faktor penentu.

Misalnya jika hotel yang satu berada di lokasi rawan macet dan yang satu berada di lokasi yang tidak rawan macet, maka pilihan kedua menjadi pilihan utama. 

Begitu pula jika banyak peserta yang berasal dari luar kota, lokasi hotel yang lebih dekat dengan tempat wisata atau malah lebih dekat ke bandara bisa jadi pilihan utama.

Selain 4 kiat di atas ada beberapa hal lainnya yang bisa jadi ikut bahan pertimbangan untuk menentukan mana hotel yang menjadi pilihan. Misalnya apa hotel memiliki benefit lebih seperti menyediakan live music atau bersedia meminjamkan peralatan musiknya untuk entertainment peserta? Ada juga fasilitas lain yang biasa disesuaikan dengan rating hotelnya seperti fasilitas gym, atau kolam renang dan lain-lain.

Saya juga biasa menanyakan komplimen apa saja yang dapat diberikan oleh pihak hotel. Misalnya: cetak spanduk latar event, free kamar panitia (yang ini pada umumnya diberikan oleh pihak hotel), voucher menginap dan lain-lain.

Jadi semakin panjang waktu mempersiapkan event, lebih baik bagi panita karena anda jadi punya waktu yang lebih longgar untuk membandingkan hotel yang satu dengan yang lain sampai menemukan yang paling pas untuk event anda.

Semoga sharing lewat artikel ini bermanfaat. Salam hangat (PG) 

---